3.3.11. Протокол

Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт.

Групи:

♦ Стислі, де фіксуються лише ухвали.

♦ Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників

зборів, нарад, засідань.

♦ Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа (протокол).

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва" зборів, конференції, засідання, наради і зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена на­рада тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата, місце проведення зібрання.

6. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то до­сить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєст­раційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у на­зивному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто­рінок.

11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зіб­рань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він скла­дається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: «СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ».

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що по­значає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст допо­віді, необхідно зробити посилання «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВА­ЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати» великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку

Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту вели­кими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Формуляр протоколу наведено в Додатку 4 (зразок 30).

3.3.12. Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — частина протоколу, в якій фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст окремого питання чи питань та ухвала з цього приводу.

Витяг з протоколу є одним з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Реквізити: номер відповідного документа; назва органу, засідання, наради; дата; порядок денний; текст з цього питання; назва виду доку­мента (витяг з протоколу).

Формуляр витягу з протоколу наведено в Додатку 4 (зразок 31).