3.3.4. Доповідь

Доповідь — документ, у якому викладаються певні питання, да­ються висновки, пропозиції.

Призначена для усного (публічного) прочитання та обговорення.

Групи:

♦ Звітні (узагальнення стану справ, ходу роботи за певний час).

♦ Поточні (інформація про хід роботи).

♦ На політичні, наукові теми тощо.

Структура тексту:

• Вступ, де зазначаються підстави, причини, що зумовили появу документа.

• Описова частина, де аналізується справжній стан справ, наво­дяться аргументи, даються посилання тощо.

• Підсумкова частина, що містить висновки, пропозиції.

3.3.5. Доповідна та пояснювальна записки

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропо­зиціями автора.

Групи:

♦ Звітні;

♦ Інформаційні;

♦ Ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на комп'ютері.

Реквізити: адресат, прізвище, ініціали посадової особи та назва посади, наз­ва виду документа (доповідна записка); заголовок (стислий зміст тексту); текст; додаток (якщо є); підпис; дата.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зов­нішню оформляють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Формуляр доповідної записки наведено в Додатку 4 (зразок 21).

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основ­ного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Групи:

♦ Службові;

♦ Особисті.

Пояснювальні записки, крім тексту, можуть містити також статистично-цифрові матеріали.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Формуляр пояснювальної записки наведено в Додатку 4 (зразок 22).

3.3.6. ЗВІТ

Звіт — це документ, у якому в письмовій формі подається пові­домлення про виконання якоїсь роботи.

Групи:

♦ Статистично-цифрові (оформлюються на бланках);

♦ Текстові.

Реквізити: назва документа (звіт); період, за який складається звіт, назва уста­нови, організації, підприємства; текст; підпис; дата складання звіту, індекс документа; гриф затвердження; підпис; дата.

Текст звіту викладається послідовно за пунктами виконання пла­нових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин повного чи часткового невиконання плану, викладаються перспективи його ви­конання.

Звіти про результати виконання одноразових завдань не затверджуються, а адресуються керівникам: зазначається назва посади і прізвище керівника (праворуч угорі на першій сторінці звіту).

Текст такого звіту розпочинається посиланням типу «Відповідно до Вашого доручення від...», «3а Вашим завданням...»

Формуляр звіту наведено в Додатку 4 (зразок 23).

3.3.7. Огляд

Огляд складається для інформування підвідомчих та інших ор­ганів про хід робіт чи висновки про них і є різновидом довідки.

В огляді інформують про стан справ на ряді підприємств тощо.

Реквізити: назва виду документа (огляд); заголовок: текст; дата; місце ви­дання, підпис посадової особи.

Друкується на комп'ютері, підписується посадовою особою та направляється до вищої установи.

Формуляр звіту наведено в Додатку 4 (зразок 24).