3.2.5. Вказівка

Вказівка — правовий акт керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного ха­рактеру, пов'язаний із виконанням наказів, інструкцій та інших ак­тів вищих органів управління.

Ці розпорядчі документи можуть підписувати міністри, ке­рівники об'єднань, організацій, установ.

Вказівки видають при оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нор­мативних матеріалів.

Реквізити: назва відомства, закладу та структурного підрозділу; назва виду документа (вказівки); дата і місце видання; індекс; заголовок, підпис; відмітка про узгодження; текст.

Формуляр вказівки наведено в Додатку 4 (зразок 15).

3.3. Довідково-інформаційні документи

Переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Вони міс­тять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є під­ставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допо­міжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої докумен­тації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

3.3.1. АКТ

Акт — документ правової чинності, складений однією або кіль­кома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти складають після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених бу­дівельних об'єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.

За необхідності акт затверджується вищою організацією або ке­рівником підприємства.

Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприєм­ства та затверджує відповідним наказом.

Групи:

♦ Законодавчі (рішення щодо законів, указів, постанов);

♦ Адміністративні (підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).

Реквізити:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Дата, номер, місце складання.

3. Гриф затвердження.

4. Заголовок.

5. Підстава (наказ керівника організації).

6. Склад комісії.

7. Присутні.

7. Текст.

1. Відомості про кількість примірників акту, їх місцезнаходжен­ня.

10. Перелік додатків до акту.

10. Підписи членів комісії та присутніх (у разі необхідності).

Структура тексту:

• Вступ (підстави для складання акту, перераховані члени ко­місії, їх завдання).

• Констатаційна частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Акт складають у трьох примірниках: 1-й направляють до вищої організації; 2-й — керівникові організації; 3-й — до справи.

Формуляр акту наведено в Додатку 4 (зразок 16).

3.3.2. Відгук

Відгук — документ, у якому висловлюються думки спеціаліста (колективу) з приводу якої-небудь роботи (наукової праці, що по­винна бути надрукована в журналах, наукових збірниках тощо), а також висновки про різні наукові, навчальні роботи, звіти тощо.

Реквізити: назва виду документа (відгук); заголовок; текст; підпис; дата; пе­чатка, штамп, що засвідчують підпис рецензента.

Формуляр відгуку наведено в Додатку 4 (зразок 17).

3.3.3. ДОВІДКА

Довідка — документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Групи:

♦ Службова довідка;

♦ Довідка особистого характеру.

Реквізити: назва відомства, установи (адресат); назва виду документа (довідка); дата; місце укладання; заголовок до тексту; текст; підпис; печатка.

Службова довідка з інформацією про факти та події службового характеру оформлюється на загальному бланку установи повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відо­мостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Формуляр довідки цього типу наведено в Додатку 1 (зразок 18).

Текст довідки особистого характеру доцільно починати з подан­ня у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу «дійсно вчиться», «дійсно проживає», «цим повідомляємо» і т. ін.

Формуляри довідок цього типу наведено в Додатку 4 (зразки 19-20).