МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Одеський національний морський університет

Кафедра « Теорія і історія держави та права »

В. Г. С Т О В П Е Ц Ь

ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

ДОКУМЕНТУВАННЯ

УПРАВЛІНСЬКОЇ ІНФОРМАЦІЇ

НАВЧАЛЬНО-Методичний

посібник

О д е с а – 2012

ББК 81. 2 УКР – 4

У 59

Навчально-методичний посібник розробив кандидат філологічних наук Стовпець Василь Григорович — доцент кафедри “ Теорія і історія держави та права” ОНМУ Одеського національного морського університету відповідно до програми з дисципліни “Документаційне забезпечення управління” для спеціальності 8.18010013 «Управління проектами»

Схвалено на засіданні кафедри ТІДП ________ (протокол _____).

Рецензент:

Калаянов Д.П. –- доктор юридичних наук, завідувач кафедри

«Кримінальне і адміністративне право» ОНМУ

У навчально-методичному посібнику висвітлюються основні поняття документаційного забезпечення управління, викладаються загальні вимоги до оформлення документів, розглядаються обов’язкові реквізити, структура, етикет та правила офіційно-ділового листування, наводяться формуляри-зразки українською мовою найбільш поширених документів.

Книга містить також додатки: схеми розташування реквізитів документів, приклади оформлювання ділової кореспонденції, зразки бланків документів, зразки міжнародних листів, і формуляри-зразки службових документів.

Для студентів спеціальності «Управління проектами», що вивчають дисципліни «Документаційне забезпечення управління» та слухачів Центру післядипломної освіти та підвищення кваліфікації ОНМУ, що вивчають дисципліни «Ділова українська мова” або «Українська мова за професійним спрямуванням».

Стовпець В.Г. Документаційне забезпечення управління

(Документування управлінської документації):

навчально-методичний посібник . – Одеса: ОНМУ, 2012. – 136 с.

З М І С Т

Передмова 5

1. Загальні поняття документування 6

1.1. Визначення термінів та класифікація документів 6

1.2. Формуляр-зразок документа 9

2. Вимоги до оформлення документів 11

2.1. Вимоги до розташування реквізитів та змісту документів 11

2.2. Вимоги до бланків документів 19

2.3. Оформлення документів за допомогою технічних засобів 20

2.4. Вимоги до мови та тексту документів 22

2.4.1. Рубрикація та логічна послідовність 24

2.4.2. Правила скорочення 26

2.4.3. Написання чисел і оформлення таблиць 27

2.4.4. Назви установ, організацій і підприємств 29

2.4.5. Написання посад. звань, прізвищ і імен по батькові 30

3. Система управлінської документації 32

3.1. Організаційні документи 32

3.1.1. Положення 32

3.1.2. Статут 32

3.1.3. Інструкція 33

3.1.4. Правила 33

3.2. Розпорядчі документи 34

3.2.1. Постанова 34

3.2.2. Ухвала 34

3.2.3. Розпорядження 35

3.2.4. Наказ 36

3.2.5. Вказівка 38

3.3. Довідково-інформаційні документи 38

3.3.1. Акт 38

3.3.2. Відгук 39

3.3.3. Довідка 39

3.3.4. Доповідь 40

3.3.5. Доповідна та пояснювальна записки 40

3.3.6. Звіт 41

3.3.7. Огляд 41

3.3.8. Оголошення 42

3.3.9. План робіт 42

3.3.10. Подання (Клопотання) 43

3.3.11. Протокол 43

3.3.12. Витяг з протоколу 44

3.3.13. Службові листи 45

3.3.14. Службова телеграма 47

3.3.15. Службовий факс 47

3.3.16. Телефонограма 48

3.4. Документи з кадрових питань 48

3.4.1. Автобіографія 48

3.4.2. Заява 48

3.4.3. Контракти 49

3.4.4. Особовий листок(анкета) з обліку кадрів 50

3.4.5. Трудові угоди 50

3.5. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності 50

3.5.1. Контракти 51

3.5.2. Документи зі створення підприємств з іноземними партнерами 52

3.5. Документи з виконання науково-дослідних робіт 54

4. Міжнародна практика ділового листування 55

4.1. Етикет ділового листування 55

4.2. Візитна картка як форма ділового спілкування 60

Література 64

Додатки 66

Додаток 1. Схеми розташованості реквізитів документів 66

Додаток 2. Приклади оформлення документів 68

Додаток 3. Зразки бланків документів 71

Додаток 4. . Формуляри-зразки документів 74

Додаток 5. Зразки міжнародних листів. 133