2.4 Информационные технологии, применяемые для управления логистической деятельностью

В статье о контроле запасов на складе [11] подчеркивается, что использование компьютерной техники и современного программного обеспечения позволяет значительно улучшить скорость и качество управленческих решений. Современное состояние логистики и её развитие во многом сформировалось благодаря бурному развитию и внедрению во все сферы бизнеса информационно-компьютерных технологий. Логическая система на производстве эффективна только тогда, когда создаются условия для ее интеграции в текущие производственные и коммерческие процессы. Эта проблема решается путем создания информационного базиса соответствующего данному виду производства и его объему и прочим характеристикам производственной структуры предприятий.

В компании распространен электронный обмен данными, который осуществляется посредством программы «Амбар».

На электронную почту ежедневно приходят заявки от клиента, которые обрабатываются в системе «Амбар» и поступают на склад терминала. В свою очередь на складе выделяются три типа адресации мест: адресация палетных ячеек, полок и штабельного пространства. Каждая ячейка при этом получает свой код, идентификация которого (сканирование, произнесение контрольных цифр и т. п.) дает системе управления понять, что контакт исполнителя с конкретным местом состоялся. Использование радиотерминалов позволяет осуществлять управление ресурсами и фиксировать все действия в привязке к шкале времени. Таким образом, оператор склада может собрать заказ для клиента.

Как видно из инструкции по пользованию «Амбар»[12], программа «Амбар» позволяет составить отчеты по остаткам хранящейся продукции клиента и вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату. В базе программы храниться информация по всей обслуживаемой продукции. Существует возможность просмотра статуса заказа (движение товара на отгрузку/погрузку).

Отдел логистики всегда взаимодействует с юридическим отделом при заключении договоров, решении о том, как правильно действовать в спорных ситуациях с юридической точки. В связи с этим компания использует программу «Мотив», которая позволяет связаться с юридическим отделом. Сотрудники отдела оставляю свои задачи на рассмотрение, а юрист, ознакомившись с ними и условиями договора конкретного случая, предлагает свои рекомендации с правовой точки зрения.

В прошлом году компания «Систем Лоджистикс» стала использовать программу 1С Бухгалтерия, которая предназначена для ведения бухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговых показателей, формирования отчетов для налоговых органов.

2.5 Профессионально-квалификационная структура персонала службы логистики и форм оплаты труда

Работники каждой профессии и специальности различаются уровнем квалификации, т.е. степенью овладения работниками той или иной профессией или специальностью, которая отражается в квалификационных (тарифных) разрядах и категориях. Тарифные разряды и категории - это одновременно и показатели, характеризующие степень сложности работ.

Политика в области оплаты труда является составной частью управления предприятием, и от нее в значительной мере зависит эффективность его работы, так как заработная плата является одним из важнейших стимулов в рациональном использовании труда. И об этом необходимо помнить всегда.

На предприятии ООО «Систем Лоджистикс» форма оплаты труда различается для административного персонала и линейного персонала отдела логистики.

К линейному персоналу применяется тарифная система оплаты труда плюс сдельная оплата труда, за выполняемый труд. Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов (разрядов оплаты) работникам производится на основе тарифно-квалификационных справочников. Так же для этой категории работников применимы премии, которые рассчитываются каждый месяц и отражены в приложении А. Расчет премий помогает не только мотивировать сотрудников, но и позволяет отображать производительность труда работников. Бригадир в соответствии со шкалой оценок, выставляет свою оценку работнику, зависящую от ряда факторов, таких как качество выполненных работ и абсентеизма.

К административному персоналу применима окладная система оплаты труда. А так же имеются надбавки в виде премий за квартал, которые рассчитываются исходя из индекса KPI. Если обращаться к сути понятия, то KPI — это показатели, которые отображают, насколько эффективно предприятие движется к выполнению своих целей и задач. Особенность этой системы заключается в том, что индивидуальный показатель эффективности каждого сотрудника измеряется и рассматривается в совокупности с KPI всей компании. Основной функцией KPI является оценка результативности работы. Однако данную систему удобно использовать не только для оценки эффективности работы организации, но и при построении систем мотивации персонала.

Установлению правильных соотношений между мерой труда и мерой его оплаты способствует нормирование труда. С помощью нормирования труда определяется мера затрат труда на выполнение определенного объема работы в заданных условиях.

В «Систем Лоджистикс» система формирования норм труда происходит следующим образом. При заключении договора с клиентом запрашивается опросный лист, где заказчик отмечает удобный график работы, требованию к хранению товара, время проведение операций и т.п. Опросный лист отправляется в коммерческий отдел и на основании этого определяются трудозатраты применимые для клиента. Данные заносятся, и происходит расчет тарифов и количества техники и персонала при работе с данным заказчиком. При расчетах применяются следующие условия:

• производительность сотрудника равна 80%;

• учитывается абсентеизм (прогулы, больничные);

• продолжительность смены и количество смен в неделю и в месяц;

• средняя норма часов в месяц 168 часов, при этом ночные смены рассчитываются по повышенной ставке;

• начальнику склада для нормальной работы должны подчиняться меньше 5 человек;

• отдел учета не более 20 человек.

В зависимости от операций необходимых заказчику применяется определенная техника, которая определяет время операций. Далее определяются объем работы при входе товара, хранении и выходе товара. Рассчитывается время операций по формуле 1:

(1)

где Т- время на операцию, часы;

V1, V2, V3 – объем работ при входе товара, хранении и выходе товара, часы;

Тно- время, выражающее норму операцию, часы.

Учитываем тот факт, что средняя норма сотрудника в месяц 168 часов и рассчитываем количество необходимых сотрудников по формуле 2:

; (2)

где N – количество задействованных сотрудников, чел.

Однако происходит учет абсентеизма, производительности и смежность работ. В итоге результат уменьшается на 25% и мы получаем новое количество линейного персонала. Исходя из выше написанных норм, происходит наложение административного персонала на линейный персонал.

Таким образом, формирую нормы труда в компании Систем Лоджисткс, учитываются следующие критерии:

• время на операцию;

• количество задействованного персонала;

• мотивационная система;

• простота применения;

• соответствие законодательной системе РФ.

Эффективность общих операций достигается посредством:

• планирования персонала под ежемесячно согласованные объемы;

• учета производимых работ;

• установленных нормативов на каждую операцию;

• учета количества выполненных работ и качества по KPI;

• отработанной технология найма и обучения;

• периодической аттестация сотрудников, присвоение категорий;

• анализа и внедрения предложений сотрудников по повышению эффективности.

Однако при таких точных расчетах имеет место быть нерациональное использование рабочего времени. Во-первых главная причина, присущая административному персоналу, это нарушение технологической дисциплины, отвлечение работников на выполнение непредусмотренной работы, что приводит к непроизводительным затратам рабочего времени. Но и имеет место быть неритмичная работа производства, в результате отсутствия действенного календарно-оперативного планирования и учета производства, приводящего к недостаткам в управлении производством и непринятия своевременных мер к сглаживанию сезонных колебаний, что приводит к неравномерной загрузке рабочих и к потерям в производительности их труда.

При искоренении главной проблемы неэффективного использования рабочего времени вырастут резервы производительности труда. Резервы роста производительности труда за счет лучшего использования рабочего времени кроются, прежде всего, в ликвидации его потерь, они имеют место только при плохой организации труда и производства, слабой дисциплине труда, недостаточной его охране и т.п. Эти резервы иссякнут с ликвидацией указанных недостатков. Для выявления резервов роста производительности труда за счет ликвидации потерь рабочего времени нужно тщательно анализировать фактический баланс рабочего времени, сравнивать его с плановым, устанавливать их причины и разрабатывать мероприятия по уменьшению или полной их ликвидации.