2.2. Организация управления рекламным агентством

Рекламное агентство «Новый стиль. Реклама» имеет централизованную форму управления. Высшим органом, принимающим важные производственные решения, а также устанавливающим стратегию развития агентства, является - управление организации в лице генерального директора, исполнительного директора и главного бухгалтера. Управление организации осуществляет рассмотрение финансовых, материальных и людских ресурсов, организационных систем, технологических возможностей. Главной задачей управления является финансовое обеспечение реализации корпоративной стратегии, т.е. в процессе финансового анализа отделом осуществляется изучение структуры и динамики активов и пассивов предприятия (ведется подсчет прибыли и осуществляется планирование ее распределения в будущем).

В структуру организации входят следующие подразделения: управление организации, отдел по работе с клиентами, отдел размещения рекламы, творческий отдел, финансовый отдел, курьерская служба и водители. Общая численность работающих - 55 человек.

1. Управление организации осуществляет рассмотрение финансовых, материальных и людских ресурсов, организационных систем, технологических возможностей.

2. Отдел по работе с клиентами – поиск потенциальных клиентов, обзор рынка, организация сотрудничества с рекламодателями. В дальнейшем они представляют интересы заказчиков в своем агентстве, отслеживают выполнение заказа от начала создания до его реализации.

3. Отдел размещения рекламы – связи со средствами распространения рекламы и размещение заказов.

4. Творческий отдел агентства состоит из художников, дизайнеров, авторов. Основная работа состоит в формировании идеи обращения.

5. Финансовый отдел – ведение финансового учета и составление достоверной финансовой отчетности.

Организационная схема управления рекламным агентством представлена на рис. 5:

Рис. 5. Организационная схема управления рекламным агентством

1. Генеральный директор занимается кадрами, заключает договоры с рекламодателями и производственными рекламными агентствами, которые поставляют нам сувенирную, печатную и другую рекламную продукцию, посещает выставки и конференции по обмену опытом.

2. Главный бухгалтер во главе финансового отдела ведет всю финансовую деятельность фирмы: начисление и уплата налогов, распределение прибыли, расчет и выдача заработной платы, выписка основных документов. Внедрение методов собственного учета, осуществление контроля за сохранностью, рациональным и экономным использованием денежных средств.

3.Исполнительный директор – координирует, направляет и контролирует деятельность менеджеров. Проводит ежедневную ревизию проделанной работы каждым менеджером (количество новых заказов, клиентов и т. д.). Утверждает все внутренние документы, а также сметы расходов, которые менеджер выставляет заказчику. Параллельно исполнительный директор ведет своих клиентов как и обычный менеджер.

4.Отдел по работе с клиентами состоит из 4 менеджеров, которые является движущей силой работы всего агентства в целом. В обязанности каждого менеджера входят: поиск потенциальных клиентов, обзор рынка, организация сотрудничества с рекламодателями. Менеджер ведет клиентскую базу в электронном виде, принимает заказы, разрабатывает рекламные предложения и рекламные кампании, заключает договор с клиентом на рекламное обслуживание, выписывает внутренние технические задания за подписью исполнительного директора и выставляет смету расходов за подписью последнего. Совместно с дизайнером разрабатывает оригинал – макеты, утверждает их у заказчика. Подготавливает пакет необходимых бухгалтерских документов. Ведет заказ от его принятия до сдачи готовой продукции и перевода денег в кассу (на расчетный счет). В дальнейшем они представляют интересы заказчиков в своем агентстве, отслеживают выполнение заказа от начала создания до его реализации. От выполнения заказа или невыполнения зависит схема начисления заработной платы и процентов со сделок

5.Отдел размещения рекламы – связи со средствами распространения рекламы и размещение заказов. Менеджеры отдела связываются с издательствами и с производственными рекламными агентствами, промоутерами, администрацией заведения, где проводятся презентации.

6. Творческий отдел агентства состоит из художников, дизайнеров, авторов. Основная работа состоит в формировании идеи обращения. Они выполняют работу в нескольких вариантах в четко установленные сроки и предоставляет ее заказчику через менеджера. Клиент выбирает наиболее понравившийся вариант, производит корректировку, после чего окончательный вариант дизайна выводится на печать в 2х экземплярах, на которых ставятся 2 подписи: ответственного в лице заказчика и менеджера рекламного агентства.

7. Курьерская служба и водители – подчиняются в основном руководителю отдела размещения рекламы. В их обязанности входит отвозить заявки на рекламу в издательства или в агентства – производителей полиграфии, сувенирной и другой рекламной продукции. Также они возят к заказчику необходимые документы. Помимо этого, в их обязанности входит закупка и доставка оргтехники, в случае необходимости – поиски каналов для ее ремонта, закупка расходным материалов – писчей бумаги, канцелярских принадлежностей, смена картриджей принтера. Водители также ответственны за транспортное обеспечение проекта.

Методы управления, применяемые в организации:

• приказы, инструкции,

• финансовый контроль,

• краткосрочное планирование,

• составление бюджетов текущих расходов и капитальных вложений,

• выбор стратегических позиций.

Функции управления:

• Координация деятельности сотрудников,

• Организация работы,

• Учет и систематизация получаемых и выполняемых заказов,

• Расчет финансовых показателей фирмы,

• Контроль за формированием рабочего графика,

• Контроль за выполненем работ.

• Обеспечение сотрудников необходимыми материальными ресурсами.

Целью информационного обеспечения фирмы является своевременное предоставление достаточной информации для работников, эффективного выполнения работы, и передача информации о нуждах сотрудников и возникших у них производственных проблем для принятия управленческих решений.

• телефонная связь,

• Интернет,

• работа с клиентами,

• информационное обеспечение Московской Ассоциацией рекламистов.

Законодательное обеспечение включает в себя:

а) соблюдение, исполнение и применение мер действующего законодательства,

б) разработку и внедрение локальных нормативных актов,

в) подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов,

г) применение к исполнителям и контрагентам действующих норм по привлечению их к служебной, административной или иной ответственности;

Обеспечивается:

• Закон о предпринимательской деятельности ГК РФ

• Закон о рекламе ГК РФ

• Закон о защите прав потребителей ГК РФ.