Итоговый запрос

B данном запросе выполняются математические итоговые вычисления или статистические расчеты. При выполнении итогового запроса записи следует сгруппировать по какому-либо признаку. Для каждой из групп можно провести итоговое вычисление.

Запрос начинается c составления простого запроса, т.е. отбираются необходимые поля для проведения итоговой операции.

Группировка данных происходит в режиме Конструктор нажатием на кнопку Итоги на ленте в режиме конструктора.

B нижней части окна построения запроса появится область, где в зоне каждого поля автоматически будет установлено значение Групповые операции. B тех полях, где нужно сгруппировать данные, необходимо оставить запись Групповые операции. В этом случае одинаковые данные будут выведены на экран единой записью без повторения. B остальных полях, по которым следует провести итоговые вычисления, в строке Группировка надо раскрыть список и выбрать одну из нужных итоговых функций, например, произведение или сумма. (рис. 9).

Рис. 9. Создание итогового запроса

Формы

Форма - это объект Access, который удобен для обработки информации. Через формы можно загружать данные в таблицы, просматривать и корректировать их.

Источником данных для создания форм являются таблицы или запросы. Форму можно создать c помощью мастера или конструктора. C помощью мастера можно создать ленточную форму, форму в один столбец, табличную и форму выравнивания. В режиме Конструктор можно создать свой дизайн формы, не используя шаблоны мастера.

Создание формы c помощью мастера

На ленте во вкладке создание выберем кнопку Мастер форм. Появится окно Новая форма. B качестве источника данных в окне надо выбрать таблицу или запрос и выделить фразу Мастер форм или требуемую автоформу, после чего нажать ОК.

Мастер создает форму за четыре шага. В первом окне будут представлены доступные поля выбранной таблицы или запроса. Надо перенести те из них, которые требуются для формы, в область Выбранные поля и нажать кнопку Далее.

Во втором окне необходимо выбрать внешний вид формы. В третьем окне надо выбрать стиль оформления формы. В четвертом окне задается имя формы, после чего необходимо нажать кнопку Готово. На экране должна появиться созданная форма. При желании ее можно доработать в режиме Конструктор.

При создании формы для добавления записи необходимо в уже созданной форме с помощью мастера в режиме формы воспользоваться стрелками на панели инструментов в нижней части области формы.

При переходе к следующей записи после последней появляется пустая запись, которую можно заполнить самостоятельно. Также в форму можно добавить рисунок. Сделать это можно с помощью режима конструктора, где на панели инструментов в области Элементы управления выбрать команду Рисунок (рис. 10).

Рис. 10. Форма с добавлением рисунка.

Создание отчета

Отчет - это результирующий документ. К ним относят приказы, справки, счета, накладные, ордера, сводки и т.д.

Общий принцип создания отчетов во многом схож c методом создания форм. В Access первоначально создается макет отчета, по которому осуществляется вывод данных в виде печатного документа.

Организация макета позволяет создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку и вычисление итоговых данных.

Печать отчета выполняется с помощью команды меню Файл/Печать или нажатием на кнопку (Печать).

Отчет может создаваться c помощью Мастера или в режиме Конструктор. Созданный мастером отчет можно доработать в конструкторе. B качестве основы для отчета может быть использован запрос или таблица.