1. Распорядительные документы, их состав, назначение

1. Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

2. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три группы:

3. - распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

4. - информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);

5. - организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

6. Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

7. Назначением распорядительной системы управления является регулирование деятельности, позволяющей обеспечить реализацию поставленных задачи получить от этого максимальный эффект.

8. С точки зрения принятия решений документы, относящиеся к распорядительной документации делятся на 2 группы:

9. · документы, издаваемы в условиях коллегиальности

10. · документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

11. По уровню управления: РФ, субъекты Федерации, муниципальные органы власти, органы местного самоуправления, отраслевые объединения, органы первичного звена управления предприятием.

12. К наиболее распространённым видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

13. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

14. Процедура подготовки распорядительных документов.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений – приказов, распоряжений, указаний – включает несколько этапов:

инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

сбор и анализ информации по вопросу;

подготовка проекта распорядительного документа;

согласование проекта документа;

доработка проекта распорядительного документа с учетом замечаний;

принятие решения (подписание документа);

регистрация распорядительного документа;

доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа, хотя, безусловно, первичной в данном случае является процедура принятия решения, на которую и накладывается процесс документирования.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

1.Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, а также ранее изданных распорядительных или иных документов организации.

2.Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

В первом случае в качестве документов, инициирующих решение, выступают документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Во втором случае информацию о необходимости принятия решений орган управления получает из таких документов, как переписка, докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа.

Приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Например, в акционерном обществе это генеральный директор, на предприятии — директор, в медицинском учреждении главный врач, в высшем учебном заведении — ректор.

Каждый руководитель издает два вида приказов:

• по основной деятельности;

• по личному составу.