31. Cтворення баз даних документів в середовищі мs ассеss

– Використання MS Access –

VI. ВИКОРИСТАННЯ MS ACCESS

Процесор обробки баз даних MS Access – програма для створення і

підтримки баз даних довільного рівня складності. Вона реалізована зі

стандартним інтерфейсом та підтримує інтеграцію з іншими програмами MS

Office.

Більшість процедур в Access здійснюється за допомогою меню, яке

складається з наступних пунктів:

- Файл (дозволяє відкривати, зберігати існуючі бази даних, імпортувати

дані, документи);

- Правка (здійснює стандартні операції з редагування даних, пошуку,

заміни, видалення даних);

- Вид (дозволяє змінювати подання бази даних, налаштовувати панелі

інструментів для роботи з базою даних);

- Вставка (дозволяє вставляти нові об’єкти бази даних такі як: таблиці,

запити, форми, звіти, макроси, модулі);

- Сервіс (дозволяє запускати службові підпрограми для обробки бази даних:

перевірка орфографії, зміна опцій системи, перетворення бази даних до

іншого формату, створення схеми даних, проведення аналізу бази даних,

створення можливості багатоканального доступу до бази даних тощо);

- Вікно (встановлює порядок відображення вікон поточної бази даних);

- Довідка (видає допомогу по роботі з програмою).

Для відкриття меню необхідно клацнути мишею на назві відповідного

пункту або натиснути комбінацію клавіш ALT+Клавіша, підкреслена в назві

пункту меню.

32. Створення простого звіту

За допомогою Microsoft Office Access 2007 - Українська версія можна створювати різноманітні звіти, від простих до складних. Перш за все слід визначити джерело записів, на якому базуватиметься звіт. Незалежно від того, чи є звіт простим списком записів, чи згрупованим зведенням щодо продажу за регіонами, спочатку необхідно визначити, в яких полях містяться потрібні для звіту дані та в яких таблицях або запитах розташовані ці поля.

Після того визначення джерела записів зазвичай простіше за все створити звіт за допомогою майстра звітів. Майстер звітів — це засіб Access, який допомагає сформувати звіт на основі відповідей, отриманих на поставлені запитання.

33. Засоби тиражування документів

Електрографічне копіювання. Електрографічне (електрофотографічних, ксерографічні) копіювання є в даний час найбільш поширеним способом копіювання. Більше 70% світового парку копіювального обладнання складають електрографічні копіювальні апарати (ЕГКА), за допомогою яких виготовляється понад 50% всіх копій, одержуваних у світі. 

Термографічне копіювання. Це найбільш оперативний спосіб копіювання (десятки метрів на хвилину), що дозволяє отримувати копію спеціальної достатньо дорогий термореактивною папері або на звичайному папері, але через термокопіровальную папір. Недоліки термокопирования: невисока якість, невеличкий термін зберігання копій (темніють), дорогий папір. Використовуються апарати: Блискавка, ПЕК-1, ПЕК-2, ТР-4, ПЕК-13 та ін  Фотографічне копіювання. Цей спосіб копіювання - найдавніший. Він забезпечує найвищу якість, але вимагає дорогих витратних матеріалів і тривалого процесу (експозиція, прояв, промивання, сушіння) отримання копії. Важлива, дуже поширена різновид фотографічного копіювання - мікрофотокопіювання, заснований на мікрофільмування документів. Використовуються особливо контрастні фотопапір і плівки, звичайні фотографічні апарати, апарати для контактного (рефлексного) фотографування і друку. Моделі: комплект ОРК, апарати КП-10, КРН, ДокуфоБФ-101 та ін  Електронно-графічне копіювання. Воно засноване на оптичному зчитуванні документів (фотодіоди перетворять проектоване на них зображення документа в електричні сигнали) і електроіскровий реєстрації інформації на спеціальний носій копії. Копії найчастіше отримують на електрофотопленке і термореактивной папері, Копії на електрофотопленке служать основою для подальшого тиражування документів засобами трафаретного друку, і в аспекті підготовки високоякісних трафаретних друкарських форм електронно-графічне копіювання вельми ефективно і широко використовується. Поширені апарати: Іскра, Еліка С-11, Rex-Rotary, BE-I02, Electrocop-18, Gestetner.  Діазографнческое копіювання. Діазографіческое світлокопіювання - діазографія, сінькографія. Застосовується переважно для копіювання большеформатной креслярсько-технічної документації. Оригінал повинен бути виконаний на светопроницаемой папері, кальці. Процес полягає в експонуванні оригіналу контактним способом на світлочутливу Діазобумага і відбілюванні папери яскравим світлом у місцях, де немає зображення. Зображення проявляється у парах розчинника (аміаку) в витяжних шафах, Якість диазотипного светокопирования середнє. Використовуються апарати: СКА-1. СКА-2, СКН-2, ВА-140, ВА-102, КВС-100 та ін.

11. Імпорт та експорт ел.док-тів Аби виконати імпорт таблиць з файлу XML, виконаєте наступні дії:

•  Відкрийте базу даних, в яку імпортуватимуться дані.

•  Виберіть в меню Файл (File) команди Зовнішні дані (Get External Data) Імпорт (Import).

•  У діалоговому вікні Імпорт (Import) у списку, що розкривається Тип файлів (Files of Турі) виберіть елемент XML.

 У полі Тека (Look in) виберіть теку що містить необхідний документ, виділите його і натискуйте кнопку Імпорт (Import). 12.Операція злиття в MS Office У меню Сервіс - Листи й розсилки, - Злиття. 13.Перевірка правопису в ел.док-тах На вкладці Рецензування у групі Мовні знаряддя - Орфографія та граматика У розділі -Параметри, - Правопис … 14. Автоматизація створення і формат. Ел.док-тів за допомогою стилів Главная – стили – открытие окна стилів – создать стиль. 15.Використання гіперпосилань Вставлення у групі Посилання - Гіперпосилання. 16.Засоби автоматизації створенняі форматування док-тів Можна вводити дані в декілька таблиць одночасно, вводячи їх в одну таблицю. Для вибору групи суміжних робочих таблиць клац. на 1й табл. Інатиснувши Shift – на останню. Для створення зведеної таблиці - Данные - Мастер сводных таблиц. Для створ.макросу: Сервис- Макрос - Начать запись, вкажіть ім’я макросу та його описання, а також призначіть клавішу для швидкого запуску макроса. Сортування : Данные / Сортировка. Фільтр: Данные / Фильтр / Автофильтр (праворуч від назви кожного стовпця з’явиться кнопка зі списком). 17.Сортування, фільтрування, групування даних Сортування : Основне - Сортування й фільтр -За зростанням (За спаданням). Фільтрування: Основне - Сортування й фільтр. Основне- Сортування й фільтр -Відмінити (застосувати)фільтр. Групування: виділити об’єкти (Ctrt)- конт меню – группировка- группировать. 18.Особливості використання ел.цифрового підпису Електронний підпис - дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних Установа застосовує електронний цифровий підпис для вчинення правочинів за участю інших юридичних та фізичних осіб лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів. Використовуючи ЕЦП, Ви отримуєте додаткові можливості шифрування документів. Завдяки надійним криптографічним алгоритмам забезпечується конфіденційність інформації, яка передбачає неможливість доступу до неї будь-якої особи, що не володіє секретним ключем. 19.Основні функціональні можливості автоматихованих сист.ел.документообігу Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства». ФУНКЦІЇ : Реєстрація док-тів ( реєстрація і облік док-тів; ведення журналів реєстрації та обліку, ведення номенклатури справ).Контроль виконання(визначення результату виконання завдань;підтримка завдань централізованого і децентралі­зованого рівня).Маршрутизація об'єктів документообігу.Колективна робота( ведення електронних версій док-тів). Нормативно- довідкова інф-я. Пошук. Звітність. Адміністрування(розмежування повноважень, управління технологічними процесами). забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання у справу і передачу в архів;забезпечення інформаційної безпеки. Проблеми впровадження автоматизованих сист. ел. документообігу. 20. Проблеми: потенційна необхідність адаптації або заміни на інше програмне забезпечення; неузгодженість між спеціалістами ІТ та службами діловодства; небажання модифікувати процеси діловодства з метою переходу до автоматизованих систем документообігу; Найбільш істотна проблема введення повноцінного електронного документообігу є відсутність практичного механізму застосування електронного підпису.