Характеристика базы данных
Объекты бд, их хранение
СУБД Access ориентирована на работу с объектами БД, к которым относятся таблицы, запросы, формы, страницы, макросы и модули.
Таблица – это основная структура, предназначенная для хранения информации в БД. По терминологии СУБД ее строки – это записи, а столбцы – поля БД. Записи идентифицируются по некоторой уникальной характеристике, включающей одно или несколько полей и называемой ключом.
Запрос – это требование на: отбор данных, хранящихся в таблицах; выполнение вычислений над данными; изменение в БД.
Форма – созданный на экране шаблон, используемый, главным образом, для ввода, просмотра и редактирования записей в БД.
Отчет – отображение на принтере или на экране информации из БД в виде, удобном для ее восприятия и анализа пользователем.
Макрос - есть последовательность макрокоманд для автоматизации выполнения операций в среде Access без программирования.
Все объекты можно хранить в одном файле – файле БД с расширением .ACCDB. Это упрощает их перенос с компьютера на компьютер, облегчает создание связанных объектов, проверку целостности данных.
С целью защиты форм, отчетов и модулей VBA БД может быть сохранена в файле приложении с расширением. При этом БД сжимается, оптимизируется использование памяти и повышает быстродействие БД. Проект размещается в файле с расширением на компьютере пользователя.
Инструментальные средства для создания бд
СУБД Access имеет разнообразные инструментальные средства, дающие возможность непрофессиональным пользователям решать задачи без использования языка запросов или языка программирования VBA.
Для автоматизации создания объектов БД (за исключением модулей) в Access используются специализированные средства, называемые конструкторами. Конструктор представляет пользователю ряд инструментальных средств, с помощью которых можно быстро и просто создавать и модифицировать объекты БД. Для конструирования макета формы, отчета используется панель элементов, появляющаяся при вызове конструктора. В Access имеется также множество мастеров, используемых для создания объектов БД и выполнения специальных операций. Мастер задает пользователю ряд вопросов и на основе его ответов строит законченный объект БД или осуществляет определенную операцию.
Пользовательский интерфейс Access
После первого запуска программы MS Access 2007, входящей в состав MS Office 2007, загружается окно с приглашением сделать первый шаг в работе с MS Access. Предлагается на выбор создать новую базу данных MS Access с помощью готового шаблона (список шаблонов предлагается), либо задав все поля и другую информацию вручную. Можно также ознакомиться с новыми возможностями MS Access из справочной системы, при желании подключившись к серверу Microsoft. Имеется также возможность открыть существующую базу данных MS Access, ранее сохраненную в файле. После выбора нужной базы данных она загружается в окно MS Access.
В состав MS Access 2007 входит множество шаблонов, как локально установленных в комплекте с MS Access, так и загружаемых из Интернет.
Общий вид пользовательского интерфейса представлен на рисунке 3.
Рисунок 3 Главное окно Microsoft Access 2007
К основным элементам интерфейса пользователя в Office Access 2007 относятся:
Приступая к работе с Microsoft Office Access - область, отображаемая при запуске приложения Access из меню Пуск в Windows или с помощью ярлыка на рабочем столе.
Лента Office Fluent - область в верхней части окна программы, в которой можно выбирать команды.
Вкладка команд - команды, собранные по определенным логическим связям.
Контекстная вкладка команд - вкладка с командами, зависящими от контекста — объекта, с которым работает пользователь, или выполняемой задачи.
Коллекция - элемент управления с отображением внешнего вида вариантов выбора, позволяющий заранее представить ожидаемые результаты.
Панель быстрого доступа - единственная стандартная панель инструментов, предусмотренная в интерфейсе ленты. Она обеспечивает доступ одним нажатием кнопки к наиболее часто используемым командам, например Сохранить и Отменить.
Область переходов - область в левой части окна, в которой отображаются объекты базы данных. Область переходов заменяет окно базы данных, использовавшееся в более ранних версиях Access.
Вкладки документов - таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы и макросы отображаются в виде документов на вкладках.
Строка состояния - полоса в нижней части окна программы, в которой отображаются сведения о состоянии и располагаются кнопки, позволяющие изменить представление.
Мини-панель инструментов - прозрачный элемент, подключенный к объекту, который появляется над выбранным текстом и позволяет легко отформатировать его.