8.5. Официально-деловой стиль и культура письменной деловой речи

Русская официально-деловая письменная речь имеет много­вековую историю. Исторические корни делового языка уходят в глубокую древность: уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. Хотя со­временный деловой язык не восходит непосредственно к выра­жениям старомосковских приказов, но он, без сомнения, связан с деловой речью Петровского времени. Примерно к середине XIX века в деловой речи сложился во многом напоминающий совре­менный порядок изложения дела в форме краткой записи, изло­жение существа вопроса.

В советский период российской истории замена существо­вавшего государственного аппарата вызвала необходимость при­ведения делопроизводства в соответствие с новыми госструкту­рами и выработки новых требований к официально-деловому письму. Начиная с 60-х годов проводилась огромная работа по унификации и стандартизации документов, была создана Единая государственная система документации, ГОСТы на управленче­ские документы и т.д. В новую редакцию Государственной сис­темы документального обеспечения управления (ДОУ), принятой в 1988 году, введены элементы информационных технологий.

Развитие бизнеса и коммерции в последние десятилетия XX века в значительной мере изменило как форму, так и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало созда­ния новых типов деловой корреспонденции: появилось реклам­ное деловое письмо, резюме, письмо-представление и др.; воз­никли речевые модели, уместные в новых ситуациях общения.

Официально-деловой стиль существует преимущественно в письменной форме, и центром деловой речи, без сомнения, явля­ется деловая документация. Документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Формирование официально-деловой письменной речи в любой языковой культуре обусловлено развитием государственного ап­парата управления и связано с необходимостью документального закрепления отношений юридических и частных лиц. Человек, вращающийся в деловом мире, имеет дело, прежде всего, с инфор­мацией, содержащейся в деловых документах, необходимых для стабильной деятельности организации. Не случайно одна из со­временных рекомендаций российскому предпринимателю гласит:

"Только грамотно составленный документ является гарантом ус­пешной сделки".

Составление документов предусматривает умение транс­формировать информацию в соответствующий текст. К документной информации предъявляется 3 основные требования:

достоверность; достаточность для принятия оптимального решения; отсутствие избыточности (избыточная информация так же вредна для восприятия текста, как и ее недостаток).

Все типы деловых бумаг характеризуют стандартизация и унификация, поэтому среди наиболее важных свойств официаль­но-деловой письменной речи отмечаются следующие:

- лаконичность и достаточность информативного содержа­ния;

- логичность и структурированность изложения;

- строгая функциональность и рациональность стиля дело­вого письма;

- стандартизация и унификация языковых средств.

В связи с этим официально-деловому стилю присущ ряд лексико-фразеологических и морфолого-синтаксических особен­ностей:

1. употребление слов в прямом значении;

2. точность словоупотребления, не допускающая инотолкований;

3. использование речевых стандартов, номенклатурных на­именований, устойчивых формул и закрепившихся речевых обо­ротов;

4. "безэмоциональность", отсутствие стилистически и экс­прессивно окрашенной лексики;

5. неличный характер повествования;

6. наличие конструкций с отыменными предлогами и отгла­гольными существительными;

7. использование номинативных предложений с перечисле­нием;

8. широкое использование сложных предложений с различ­ными средствами связи между отдельными частями высказыва­ния и с четко выраженной логической связью;

9. употребление синтаксических конструкций с цепью предложений, обладающих относительной законченностью и са­мостоятельностью и др.

Составление документа начинается с правильного оформ­ления всех его реквизитов, т.е. обязательных признаков, уста­новленных законом для отдельных видов документов. Существу­ет оговоренный Госстандартом состав реквизитов (всего 29 рек­визитов): Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, эмблема организации, код организации и формы документа, дата докумен­та, заголовок к документу, текст документа, подпись, гриф согла­сования документа, подпись, печать, отметка об исполнителе и т.д. Этот состав реквизитов является типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Госстандартом установлены также обязательные реквизиты для электронных документов.

Каждый реквизит выполняет определенную функцию и должен отвечать госстандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюдение этих требований не только прида­ет бумаге официальный статус, но и упрощает процедуру обра­ботки корреспонденции, облегчает восприятие информации, ко­торая поступает по каналам письменной связи.

Деловая документация делится на различные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку; по содержанию и назначе­нию выделяют распорядительные, отчетные, справочные, пла­новые и др. документы; по срокам исполнения - срочные, второ­степенные, итоговые и периодические документы; по фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера и т.д.

Охарактеризуем некоторые виды деловых документов. Заявление - внутренний служебный документ, предназна­ченный для доведения до сведения должностного лица информа­ции узкой направленности; обычно заявление пишется от имени одного лица. Основные виды заявлений - заявление-просьба (хо­датайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объясни­тельная).

Ректору Тульского государственного

Педагогического университета

им. Л.Н. Толстого

проф. Попову Т.П.

студентки 3 курса 1 группы

химико-биологического факультета

Рязанцевой О.И.

заявление.

Прошу Вас сменить фамилию Рязанцева на Ситникову в связи с заключением брака.

Дата Подпись

Прошу Вас назначить меня на социальное пособие и 50% над­бавку в связи с тем, что я являюсь инвалидом 2 группы

Дата Подпись

Ректору Тульского государствен­ного

Педагогического университета

им. Л.Н. Толстого

проф. Попову Т.П.

Кравченко А. Р.,

проживающего по адресу:

ул. Арсенальная, д. 20, кв. 56

заявление.

Прошу принять меня на работу на должность доцента кафед­ры русского языка как иностранного с 1 сентября 2002 года.

Дата Подпись

Трудовой договор (трудовое соглашение) - юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, име­нуемых соответственно "работодатель" и "работник") об испол­нении конкретных обязанностей. Договор (контракт) фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совме­стной деятельности. Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напе­чатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъ­явителю на выполнение каких-либо действий от имени доверите­ля (организации или физического лица). Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и иных пла­тежей, на получение корреспонденции, на распоряжение авто­транспортным средством и др. Официальная доверенность выда­ется организацией своему представителю на получение денег, со­вершение сделок, товарно-материальных ценностей и т.д. Обяза­тельные реквизиты доверенности наименование документа, ме­сто и дата написания, основной текст, удостоверительная под­пись, скрепленная печатью организации:

ДОВЕРЕННОСТЬ

г. Саратов, 15 июня 2002 года

Я, Волкова Антонина Николаевна, проживающая по адресу: г. Балашов, ул. Советская, д. 2 5, доверяю Соколову Андрею Владимиро­вичу, проживающему по адресу: г. Саратов, ул. Рахова, д. 34, кв. 28, получить в кассе Педагогического института СГУ причитающуюся мне заработную плату за июнь и июль две тысячи второго года.

В получении за меня расписаться и выполнить все действия, связанные с данным поручением.

сигнатура А.Н. Волкова

Резюме - сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. Резюме позволяет руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями, что­бы при непосредственном контакте остановиться на одном из них (пример написания резюме см. в упражнении 5).

В работе всех официальных структур большое значение имеет официальная переписка. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не тре­бующие письма-ответа; по признаку адресата - обычные и цир­кулярные, по особенностям композиции - одноаспектные и мно­гоаспектные и т.д.

Деловые (служебные) письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются сред­ством общения между учреждениями, частными лицами в про­цессе социальной, управленческой и производственной деятель­ности. В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекла­мационными, арбитражными и др. Разновидности деловых писем обусловлены содержанием и языковой формулой, которая позво­ляет определить разновидность письма, цель его использования и приемы работы с ним: например, языковая формула гарантийного письма - "гарантируем", "оплату гарантируем", языковая форму­ла письма-напоминания - "напоминаем" и т.д.

В последнее время значительное распространение получила коммерческая корреспонденция. Нередко успех деловых отно­шений зависит от умения вести коммерческую переписку, поэто­му знание структурных, содержательных и языковых особенно­стей коммерческих писем чрезвычайно важно.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, или оферта, письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия, или рекламация. При написании таких писем используются устойчи­вые языковые модели, например:

письмо-запрос: Просим выслать нам предложение на поставку

просим Вас сообщить, можете ли Вы

обращаемся к Вам с просьбой и т.п.

письмо-предложение: в ответ на Ваш запрос от... предлагаем Вам товар сертифицирован

Платеж производится через...

товар будет поставляться в... и т.д.

Коммерческие письма могут быть трафаретными:

Уважаемые __________________

С благодарность подтверждаем получение Вашего предложения от _____ на ______________ (наименование товара).

В ближайшее время сможем сообщить Вам наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением подпись

Для унификации языка деловых бумаг формируется система стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения. Под моделью понимается конструкция, охва­тывающая максимальное количество управленческих ситуаций. Высшей степенью проявления унификации документа является создание типовых текстов и текстов-трафаретов (тексты до­говоров, соглашений, справки и др.), что не только сокращает время на составление документа, но сводит к минимуму возмож­ность нескольких толкований текста. Многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных си­туаций уменьшает возможность использования трафаретных средств как способа делового общения, однако устойчивые язы­ковые формулы официальных документов позволяют моделиро­вать текст документа, его структуру, упрощает процедуру состав­ления бумаги. Приведенные примеры представляют собой наибо­лее распространенное начало стандартного делового письма.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа В подтверждение нашей договоренности... В порядке оказания помощи прошу Вас... В ответ на Ваш запрос сообщаем... Согласно постановлению правительства РФ... В соответствии с ранее достигнутой договоренностью... В соответствии с запросом Министерства образования Рос­сии прошу представить в Управление аспирантуры и докторанту­ры...

Языковые формулы,

выражающие причины создания документа

Ввиду задержки оплаты...

Ввиду возникших обстоятельств...

По причине...

Учитывая увеличение спроса на продукцию...

В связи с завершением учебного года...

В связи с проведением работ...

Языковые формулы, выражающие цель создания документа

В целях повышения уровня образования...

В целях расширения сферы образовательной деятельности университета...

В целях упорядочения работы структурных подразделений института...

Во исполнение постановления Ученого совета университета приказываю:

Для согласования возникших вопросов...

С целью ознакомления с... просим выслать...

Для согласования вопросов участия...

Языковые формулы

выражающие просьбы, требования, распоряжения

Прощу рассмотреть возможность...

Прошу Вас направить в мой адрес...

Убедительно прошу решить вопрос о...

Приказываю создать комиссию в составе...

Обращаемся к Вам с просьбой...

При рассмотрении контрольных цифр приема просим Вас руководствоваться ранее достигнутой договоренностью...