3.3 Системи керування електронним документообігом

Автоматизовані системи діловодства поділяються на два класи. До першого відносяться системи керування електронними архівами. Їхні основні функції: реєстрація нових документів, збереження, пошук і їхній витяг із метою передання у додатки, які можуть із ними працювати. До другого класу відносяться системи керування електронним документообігом – СКЕД, DMS (Document Management System). На них покладені функції керування документами на шляху проходження від одного користувача – посадової особи до іншого з можливістю контролю за їхнім переміщенням з фіксацією всіх змін і супровідних резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції іншого класу.

На сьогодні основна концепція автоматизації документообігу базується на принципах керування бізнес-процесами (потоками робіт, WorkFlow), у ході виконання яких створюються і рухаються документи. Іншими словами, це організація і керування процесами створення документів на основі послідовної обробки різними користувачами інших раніше існуючих документів. Але для функціонування систем класу WorkFlow діловодні процеси організації повинні бути строго структуровані і формалізовані, що зустрічається далеко не завжди. Тому система повинна мати функцію, що дозволяє організувати і спланувати виконання робіт із документами, як за заздалегідь визначеними маршрутними технологічними схемами, так і з наданням виконавцям визначеної частки в ухваленні рішення на своєму рівні.

Із найважливіших характеристик СУЄД фахівці виділяють такі:

– наявність програмної платформи (системи, що забезпечує збереження і пошук документів, а також система обміну повідомленнями. На сьогодні використовується архітектура «клієнт /сервер»);

– підтримка розподіленої обробки інформації;

– можливості масштабування (максимальне число користувачів; число рівнів вкладеності структур);

– відкритість архітектури і можливість інтеграції з іншими додатками;

– наявність різних типів і форматів документів, із якими працює система, можливість підтримки роботи зі складеними документами і декількома версіями документа; зв'язок документів (один документ може бути відповіддю на інший або може бути породжений при виконанні попереднього документа); одночасне використання електронних і звичайних (паперових) документів);

– можливість колективної роботи групи виконавців над одним (або декількома) документами;

– можливість роботи з «вільною» схемою (без суворої фіксації маршрутів);

– наявність засобу для визначення маршрутних схем проходження документів;

– можливості контролю за проходженням документів;

– спосіб оповіщення посадових осіб;

– особливості настроювання продукту для потреб конкретного замовника (наприклад, реєстраційна картка повинна містити всі необхідні реквізити); наявність локалізованого (русифікованого) інтерфейсу;

– наявність засобу регламентації доступу і криптозахисту;

– наявність засобу оповіщення про порушення в регламенті проходження документів;

– орієнтація на традиційну російську концепцію документообігу.

Системи керування електронними архівами характеризуються такими функціями як уведення, збереження, атрибутивний і контекстний пошук.

Уведення

Система повинна забезпечувати введення, обробку, збереження, реєстрацію документів, що надходять із множинних джерел: по мережі, з дисків, модемів і сканерів.

Збереження

Централізоване сховище даних дозволяє вирішити цілий ряд проблем:

– можливість оперативного одержання цілісної і несуперечливої інформації;

– організацію збору, збереження й актуалізації розрізненої інформації;

– забезпечення високої надійності і керованості системи, швидкого і підконтрольного доступу користувачів до інформації;

– економію засобів за рахунок зосередження обслуговуючого персоналу у одному місці;

– можливість централізованого розвитку обчислювальних засобів.

Атрибутивний і контекстний пошук

Функції систем автоматизації діловодства представлені у табл. 3.2.

Таблиця 3.2 – Функції систем автоматизації діловодства

№ з/п	Функція	Описання
1	2	3
1	створення документа	Документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів.
2	реєстрація документа	Для кожного облікового документа формується регістраційно-контрольна картка (РКК), у яку заносяться зведення про документ. Реєстрації підлягають як документи, що надійшли ззовні, так і створені усередині організації.
3	реєстрація листів і звернень громадян	Характеризується тим, що об’єднуючим реквізитом пакета документів є адресат – відправник, навіть у тому випадку, якщо він листується із різних питань.
4	реєстрація рішень і розпоряджень	Технологія реєстрації, обробки і контролю розпорядчих документів стосується зовнішніх ділових документів – постанов, указів, розпоряджень вищих організацій та внутрішніх – протоколів, наказів, розпоряджень. Відрізняється від технології обробки листування тим, що на контроль ставиться не тільки документ у цілому, але й окремі пункти, листування і контроль ведеться за кожним із них окремо.

1	2	3
5	створення робочих папок користувача	Поняття папки використовується у системі для об'єднання документів за певними ознаками. Причому, найчастіше у папці зберігається не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої робочі папки створювати, видаляти й обмінюватися ними з іншими користувачами.
6	контроль виконання	Контроль виконання документів здійснюється на автором резолюції. Централізований контроль передбачає можливість формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки документ у цілому, але й окремі його пункти.
7	обробка і збереження документів	До реєстраційної картки може бути «прикріплене» будь-яке число файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі представлення (текст, аудіо, відео). Система повинна мати можливість злиття документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки, формуючи закінчений документ. Сучасні системи, у тому або іншому вигляді, забезпечують керування паперовими документами (вони, як правило, зареєстровані у архіві, але їхнє «тіло» знаходиться на цілком матеріальній поличці і за вимогою співробітника переміщається на його робочий стіл).
8	робота з взаємозалежними документами	Підтримується можливість установлення посилань між реєстраційними картками документів, зв'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного, повторними і т.д. Працюючи з документом, завжди можна переглянути всю переписку по питанню, її історію, розіслані копії карток по інших підрозділах, маючи миттєвий доступ до будь-якої картки.
9	рух документів, уведення резолюцій і зауважень	Механізм руху документів (workflow) забезпечує обробку і передання документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичного передання документа від однієї посадової особи іншому є факт винесення резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа. Маршрутизація руху документа може бути суворо заданою або може задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передачі його керівникові для первиного розгляду до списання у справу фіксується у графі виконавців реєстраційної картки.
10	функціонування вкладених підсистем	У систему діловодства організації входять підсистеми підрозділів зі своїми функціями (облік, контроль, рух документів і ін.).
11	відстеження версій одного документа	При спільній роботі декількох користувачів над одним документом, багато часу і сил віднімає проблема відслідкування версій і копій документів.
12	облік номерних документів	Облік використання номерних документів. Формування звітності.
13	розподілена обробка; відправлення документів (пошта)	Процес обробки документів повинний бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їхньої далекості і використовуваних видів зв'язку. Для обміну інформацією між користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції якої входить: службова й особиста переписка; автоматичне розсилання повідомлень і повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилання.

1	2	3
14	робота через Інтернет	У системі реалізується Web- сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самі документи із будь-якого локального або вилученого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих у системі.
15	пошук документа за реквізитами	Пошук документа може здійснюватися за реквізитами, за темою, за зазначеними заздалегідь ключовими словами.
16	контекстний пошук	Існує можливість пошуку документів за контекстом, тобто за повним значенням текстового поля або за окремими словах або за їх частинами. Причому пошук здійснюється не тільки у реєстраційній картці, але і безпосередньо у документі.
17	архівація документів	Після обробки підписані документи містяться у архів. Документи із архіву редагувати не можна, їх можна читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє набудовувати режими архівації і відновлення документів, установлювати права доступу до архівів.
18	списання документа у справу	Після завершення роботи над документом він списується у справу. Далі документ або передається на архівне збереження, або знищується відповідно до правил архівного збереження, прийнятими на підприємстві. У автоматизованій системі списання документа у справу здійснюється шляхом занесення у реєстраційну картку відповідного запису.
19	ведення словників і довідників	До довідників системи відносяться: користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ, грифи доступу, списки розсилання. У деяких системах можна самостійно створювати нові таблиці довідників.
20	довідково-аналітична робота; одержання звітів	У системі формуються типові звіти і графіки (довідки, зведення, журнали, списки документів). Так само є можливість завантажувати генератор звітів і графіків. При роботі реєструються дії системи, дії користувачів.
21	настроювання системи	Спеціалізований інструментарій дозволяє у автоматизованому режимі спроектувати систему, згенерувати звітні форми і зв'язки між ними, настроїти механізми реплікації, настроїти механізми доступу до даних.
22	модифікація системи	Система може забезпечувати COM-інтерфейс, при цьому сторонні розробники можуть нарощувати можливості системи власними доповненнями. Можливий варіант придбання генеральної ліцензії, що дозволяє вносити модифікації у вихідні тексти. Надається необхідна документація на систему.
23	регламентація прав доступу	Права користувача у системі регламентують як права доступу до картотек і документів відповідно до їх грифів, так і набір функцій, доступних даному користувачеві (реєстрація, редагування, списання документа у справу, зняття із контролю і т.д.). При необхідності співробітникам підрозділів можна дати можливість працювати тільки з документами свого підрозділу. Документи інших підрозділів будуть їм недоступні або доступні тільки для перегляду.
24	масштабування системи	Працездатність системи не повинна залежати від числа користувачів і рівня вкладеності структур.
1	2	3
25	делегування права підпису	У системі передбачений електронний підпис документів і резолюцій на документи. При необхідності можливе делегування права підписання одного документа або настроювання автоматичного делегування для всіх документів, що надходять на підпис до керівника.
26	захист інформації	Кожне робоче місце може бути захищено паролем від спроби несанкціонованого доступу до інформації і виконання дій від імені користувача.
27	проходження сертифікації	Система повинна відповідати існуючій діловодній практиці, підтримувати повний життєвий цикл документа в організації: Система повинна пройти державну сертифікацію на відповідність ДОСТу з діловодства. Створення систем діловодства для організацій, що мають особливі вимоги щодо захисту інформації, проводяться з урахуванням вимог Гостехкомиссії. Необхідно забезпечити сумісність системи зі спеціальними засобами захисту інформації, у тому числі сертифікованими, що дозволить погодити її використання з уже діючими стандартами безпеки.

Система керування електронним документообігом призначена для таких цілей:

– підвищення інформування посібників і фахівців за рахунок збільшення обсягів інформаційного збереження, централізованої обробки інформації, зменшення часу пошуку документів і, відповідно, підготовки звітів і доповідей, а також за рахунок підвищення повноти і вірогідності звітів;

– зменшення вартості документаційного забезпечення керування підприємством за рахунок переходу від паперового діловодства до електронного, зниження вартості копіювання і передачі паперових документів;

– зменшення вартості і скорочення часу пошуку паперових оригіналів документів в архівному збереженні за рахунок одержання точної адресації в електронному виді;

– інтеграції інформаційних процесів у рамках кооперації підприємств;

– створення якісно нової інформаційної бази для наступного удосконалення процесів документаційного забезпечення керування і технології роботи з документами.

СКЄД повинна відповідати існуючій інформаційно-організаційній структурі підприємства (групи підприємств) і забезпечувати модифікацію в міру удосконалювання цієї структури.

СКЄД призначена для автоматизації процесів документаційного забезпечення керування підприємством, включаючи:

1) процеси підготовки, уведення, збереження, пошуку і висновку організаційно-розпорядницьких документів (підсистема «Електронний архів»);

2) процеси підготовки, уведення, збереження, пошуку і висновку стандартних форм документів (підсистема «Уведення стандартних форм документів»);

3) керування діловодством (створення, обробка і систематизація архівного збереження документів – підсистема «Діловодство»).

Об'єктом автоматизації є процеси:

– створення документів;

– підготовка обліку, систематизації й архівного збереження, пошуку й одержання організаційно-розпорядницьких, звітно-статистичних, облікових, планових, інформаційно-довідкових та інших управлінських документів;

– робота з документами (передання, облік, контроль виконання й ін.).

Вимоги до СУЄД

Для інформаційного обміну в системі повинна використовуватися корпоративна обчислювальна мережа, у яку включаються як локальні, так і вилучені користувальницькі системи. СУЄД повинна взаємодіяти з електронною поштовою системою й автоматизованими системами керування підприємством. Система повинна допускати цілодобовий режим функціонування; мати засобу діагностики й індикації поточного стану системи, використовуваних ресурсів; дозволяти нарощувати кількісні і розширювати функціональні характеристики системи.

СКЄД повинна забезпечувати зміну своїх характеристик, параметрів, адресатів передання документів і т.п. у залежності від зміни регламенту документообігу підприємства (норм, правил, порядку, форматів і т.п.).

Система повинна будуватися на основі відкритих технологій, що забезпечують її подальшу модернізацію і розвиток без переробки. У системі повинна бути передбачена можливість використання масштабованих апаратних платформ і пристроїв збереження інформації.

Система повинна забезпечувати з достатньою точністю розпізнавання документів на основних європейських мовах текстового і табличного формату А3, А4, а також повнотекстову індексацію текстового документа. Особлива увага повинна приділятися обсягам збереження, одночасному доступові до документів і термінів збереження документів.

Підсистема «Електронний архів» призначена для:

– оперативного і потокового введення документів, отриманих із паперових документів шляхом сканування (одержання електронних графічних образів) і OCR – розпізнавання (перетворення їх у текстові документи);

– оперативного і потокового введення електронних документів з інших джерел;

– передання електронних документів у підсистему «Діловодство»;

– реквізитного і повнотекстового індексування документів;

– збереження електронних документів усіх видів і форм (у тому числі графічних образів), їхніх пошукових образів і індексів (атрібутних і повнотекстових);

– адресація оригіналів документів у паперовому архіві;

– пошуку і витягу документів з електронного архіву;

– висновку документів із системи у виді твердої (паперової) копії або в електронному виді, у тому числі для подальшої доставки засобами зв'язку;

– зв'язку представлень збережених документів з фактографічною частиною бази даних;

Підсистема «Уведення стандартних форм документів» забезпечує:

– проектування стандартних форм документів для їхнього наступного введення;

– потокове введення стандартних форм документів у фактографічну частину підсистеми »Електронний архів», включаючи сканування, стилізоване розпізнавання, контекстний контроль і експорт у БД.

Підсистема «Діловодство» забезпечує:

– створення електронних документів засобами підсистеми;

– ведення версій (редакцій) документів і їхнього авторства;

– захист від конфліктів при спробі одночасної модифікації документа;

– електронне візування документів (електронний підпис);

– логічне групування документів;

– організацію потоку робіт із документами: завдання маршруту (регламентного або ситуаційного) руху документів і умов здійснення робіт із ними;

– допуск до документів і розширених видів робіт з ними відповідно до встановлених прав користувачів;

– протоколювання видів робіт, вироблених користувачами з документами;

– керування маршрутами руху документів;

– контроль місцезнаходження документа  і стану його виконання;

– передання документів і витягів із них у підсистему чи з підсистеми «Електронний архів».

Можливий склад програмних інструментальних і технологічних засобів, орієнтованих на керування документами і документообігом, а також роботи із документами може бути представлений:

– засобами для введення паперових документів і розпізнавання образів;

– засобами для створення електронних документів;

– засобами для організації і роботи із електронним архівом;

– технологічними засобами, орієнтованими на керування документообігом;

– технологічними засобами, орієнтованими на керування документами;

– інструментальними засобами розробки додатків, що реалізують специфічні функції і технології роботи з документами.

Програмні технологічні пакети, орієнтовані на керування документами і документообігом, повинні бути відкритими для інтеграції з додатками, що реалізують специфічні функції, характерні при роботі з документами на підприємстві.

Інструментальні засоби для розробки додатків повинні бути такими, щоб додатки, розроблені з їх допомогою, інтегрувалися у програмне середовище керування документами і документообігом.