3.2 Загальні зведення про системи електронного документообігу

Збільшення інформаційних потоків у науці, бізнесі, виробництві, культурі вимагає адекватної реакції із боку інформаційних технологій. Для суспільства обтяжна витрата величезної кількості паперу, та й інформація, що надходить на таких носіях, менш динамічна, ніж електронна.

Концепція безпаперової технології розвивається не одне десятиліття. У цей же час сьогодні можна говорити лише про часткову її реалізацію. Тут існує ряд причин:

1) Можна вказати на психологічний аспект проблеми. Одержання інформації в електронному виді вимагає звички;

2) Безпаперові технології вимагають технічного забезпечення: відповідної продуктивної обчислювальної техніки, високої пропускної здатності комунікаційних ліній, технологічності алгоритмів;

3) Безпаперові технології вимагають ґрунтовної юридичної підтримки. А у нашій країні поки що не сформувалася адекватна юридична база для електронного документообігу, систем електронної комерції, не прийняті нормативні акти про електронний документообіг і цифровий підпис.

Процес керування підприємством в умовах ринкової економіки вимагає інтенсифікації і чіткої організації всього підприємства. Таким чином, при наявності регламентації діяльності, насамперед у відношенні діловодства, інформаційні технології, як каталізатор подальшого прогресу суспільства, покликані забезпечити доступний і ефективний інструмент автоматизації на основі безпаперового діловодства і документообігу.

Документована інформація (документ) – це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Діловодство – це специфічний напрямок діяльності, що займається складанням, оформленням документів, їхньою обробкою і збереженням. Рух документів у організації із моменту їхнього створення або одержання до завершення виконання або відправлення називається документообігом.

Під керуванням електронним документообігом мається на увазі організація руху документів між підрозділами підприємства, користувачами або групами користувачів. При цьому під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення (тому що вони найчастіше залишаються на сервері), а передання прав на їхнє використання із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їх виконанням. Головне призначення систем електронного документообігу – це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як за атрибутами, так і за змістом). У системах електронного документообігу також реалізований санкціонований доступ до документів і відслідковуються всі зроблені у них зміни.

Для ефективного менеджменту у діяльності будь-якого підприємства інформаційні потоки повинні являти собою відслідковувані і чітко керовані процеси. Типовим інформаційним об'єктом, що фіксує і регламентує діяльність на підприємстві, є документ. Діяльність щодо організації проходження документів усередині підприємства прийнято називати діловодством цієї конкретної організації. В основі діловодства лежить фундаментальне поняття структури інформаційного обміну – документопотік.

Для будь-якої організації можна виділити три основних потоки документів: вхідні, внутрішні і вихідні, котрі і визначають документопотоки.

Функції ведення діловодства складаються з обробки вхідних документів, пересилання їх усередині фірми, відправлення вихідних документів, обліку, реєстрації, контролю за виконанням, формування справ, організації збереження і т.д.

Стосовно кожного конкретного виконавця всі документи, із якими він має справу, поділяються на кілька категорій:

– вхідні, з якими виконавець не встиг ознайомитися;

– документи, що перебувають у роботі;

– документи, що знаходяться на контролі.

У технологічному ланцюжку обробки і руху документів можна виділити такі етапи:

– прийом і первинна обробка документів;

– попередній розгляд і розподіл документів;

– реєстрація;

– контроль за виконанням;

– інформаційно-довідкова робота;

– виконання документів і відправлення.

У автоматизованій системі діловодства, документ, як правило, розпадається на тіло документа – файл (файли), уся змістовна робота з яким звичайно ведеться поза рамками системи діловодства, і реєстраційну картку, що містить усі реквізити документа, із яким власне і проводиться робота. Файлів може і не існувати, документ може залишатися у паперовій формі.

У радянські часи діловодство регламентувалося Єдиною державною системою документаційного забезпечення керування (ЄДСДЗК). Створена схема добре структурована і до сьогоднішнього дня добре піддається автоматизації. Зазначений стандарт регламентує принципи роботи з документами. У той же час сьогодні бажана детальна регламентація роботи виконавців, доведена до регламентації у вигляді положень про підрозділи і посадові інструкції фахівців.

Автоматизація діловодства на цьому рівні вимагає попереднього обстеження документопотоків на підприємстві з наступною фіксацією модифікованого регламенту діловодства в інструкціях і положеннях, а також настроювання регламентів проходження електронних документів по робочих місцях. Спеціальний структурний підрозділ здійснює:

– реєстрацію документів;

– контроль за їх виконанням;

– облік виконання;

– систематизацію документів;

– формування номенклатури справ;

– контроль за станом самих справ (табл. 3.1).

Таблиця 3.1 – Система документопотоку

Форма документа	Документопотік
	вхідної інформації	внутрішніх документів	вихідної інформації
Електронні документи	Повідомлення електронної пошти Факсимільна інформація	Повідомлення у корпоративній мережі Факси	Відповіді і листи по електронній пошті Факсимільна інформація
Паперові документи	Листи Договори і контракти Законодавчі акти Нормативні документи Періодичні видання Книги Реклама	Накази Інструкції. Звіти Службові записки Документи про відрядження Бухгалтерські документи	Листи Договори Контракти Пресс-релізи

Безпаперове діловодство передбачає застосування комп'ютера в управлінській діяльності для збереження, пошуку і відображення інформації, дозволяючи звести до мінімуму або виключити цілком застосування паперових носіїв.

Електронний офіс припускає організацію роботи груп користувачів над спільним рішенням складних розподілених задач у електронних комп'ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки. Сьогодні існує велике число концепцій побудови електронного офісу, зокрема фірм Microsoft, Borland, Lotus. Усі частіше звертаються до поняття «workflow» – стратегії забезпечення керування прикладними програмами, необхідними для проходження потоку робіт у електронному офісі.

Використання мереж і засобів електронної пошти дозволяє миттєво пересилати документи з одного підрозділу в інше без тимчасових затримок на передання паперового документа, спрощує збереження, контроль, пошук, архівація, включаючи ведення довгострокового архіву документів. Тут є дві істотних перешкоди: зовнішня і внутрішня.

Внутрішня пов'язана зі звичками й іншими людськими особливостями і слабостями. Рішення цієї проблеми упирається у імідж фірми.

Зовнішня перешкода полягає у великому числі документів, пропонованих у паперовому виді. Класичними прикладами є листи і факси, періодичні видання. Перехід від паперового ведення діловодства до електронного стримується через недостатньо розвинуті технології оптичного розпізнавання текстів. Останні досягнення у цій галузі послужили поштовхом до активного впровадження технологій електронного документообігу, у тому числі й у нас у країні. Привабливість уведення тексту без використання клавіатури визначає інтерес і до технологій розпізнавання голосу. Разом із технологіями архівації, індексування і пошуку документів це створює основу побудови системи керування електронним документообігом.