7.3. Компьютерная форма бухгалтерского учета

Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования.

Применение компьютеров позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на машине в диалоговом режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих исходных документов.

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптация программного обеспечения к потребностям пользователей достигается путем применения различных компьютерных программ.

Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета можно разделить на три этапа.

Начальным этапом учетного процесса является сбор и регистрация первичных данных для обработки на компьютере.

На втором этапе проводится формирование массивов учетных данных на электронных носителях: журнала хозяйственных операций, структуры синтетических и аналитических счетов, справочников аналитических объектов, постоянной информации. Одновременно осуществляется контроль за процессом обработки информации, записанной в массивах учетных данных.

Заключительным этапом процесса является получение результатов за отчетный период на запрос пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок с бухгалтерских счетов, или отображением на экране дисплея нужной информации.

Компьютерная система учета оперативно отображает основные процессы, связанные с получением различных сводных показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе информация идет по единому каналу и используется для всех потребностей управления. Таким образом, компьютерная система учета – это удачное сочетание профессиональных качеств и функций пользователя с интеллек-туальными возможностями компьютеров, которые позволяют получить необходимую для управления и оперативного контроля информацию.

Особенностью компьютерной формы бухгалтерского учета является то, что она не существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры различных программ являются похожими, но не одинаковыми.

Основные принципы компьютерной формы бухгалтерского учета следующие:

одному журналу хронологической записи отвечает много регистров систематической записи;

накопление и многократное использование учетных данных;

один синтетический счет – много аналитических счетов.

автоматическое получение информации об отклонении от установленных норм, нормативов, заданий и тому подобное;

получение отчетных показателей в режиме диалога "человек-компьютер";

автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основании данных, отображенных в системе счетов.

Формы учета, которые предусматривают применение компьютеров, позволяют эффективно удовлетворить требования распределения учетного труда.

При полной компьютеризации хозяйственной деятельности предприятия понятие формы учета переходит в понятие системы учета, который имеет следующие характерные признаки:

компьютер из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации труда бухгалтера;

распределение обработки учетных данных;

компьютеризация охватывает все без исключения этапы обработки учетной информации: сборы первичной информации, накопление и обработку данных, формирование отчетности;

возможность организации безбумажного накопления первичных учетных данных и передачи их по дистанционным каналам со следующим автоматическим составлением бухгалтерских проводок путем использования зависимости между корреспондирующими счетами;

обеспечение сохранности, выявление и недопущение несанкционированного доступа к учетной информации, которая хранится на магнитных носителях;

получение информации по запросам на любой момент времени;

возможность моделирования на основании учетных данных в процессе анализа хозяйственных операций.

Использование компьютерных программ – единственный путь для ведения учета в условиях компьютерных технологий. Недостатками компьютерной формы учета являются высокая стоимость программного и технического обеспечения.