Документальное оформление инвентаризации

Все данные, полученные комиссией во время инвентаризации, вносятся в инвентаризационные описи (акты инвентаризации), в которых название ценностей и их количество приводится в номенклатуре, а также единицах измерения, принятых в учете.

Чтобы предотвратить внесение изменений без ведома комиссии, на каждой странице описи (акта) прописью проставляется количество порядковых номеров ценностей (позиций), записанных на этой странице, и общее количество в натуральном измерении независимо от того в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и др.) они отражены.

Помарки и подчистки в инвентаризационных описях не допускаются. Исправление ошибок осуществляется во всех экземплярах описей. При этом неправильная запись зачеркивается одной линией (чтобы можно было ее прочесть), а сверху наносится правильная запись. Все исправления должны быть оговорены и заверены всеми членами комиссии.

В случае, если инвентаризация является обязательной, она проводится также по имуществу и материальным ценностям, не принадлежащим предприятию и учитываемым на внебалансовых счетах.

При проведении внезапных инвентаризаций все товарно-материальные ценности готовятся к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в других случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и разложены по названиям, сортам, размерам, в порядке, удобном для подсчета.

Если материально ответственные лица выявляют после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, отдела, секции и др.) и заявить об этом инвентаризационной комиссии, которая после проверки указанных фактов и их подтверждения проводит исправление ошибок.

Контрольные проверки инвентаризации проводятся постоянно действующей инвентаризационной комиссией и материально ответственных лиц после окончания инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секции и др.). При этом из описи проверяются наиболее дорогие материальные ценности и пользующиеся повышенным спросом.

Приемы и способы, которыми пользуются специалисты при проведении контрольных проверок оперативных и бухгалтерских данных, делятся на общие и частичные. К общим можно отнести перевешивание, перемеривание, пересчет и др. Частные проверки заключаются в том, что к остатку товара соответствующего наименования, определенного в предыдущей инвентаризационной описи, составленной до начала учетного периода, прибавляют количество учетных единиц проверяемого товара, которые поступили после последней инвентаризации (в течение проверяемого периода), и вычитают количество единиц данного товара, которые выбыли за период (в нашем случае – год). Полученная величина показывает достоверный (при условии, что предыдущая инвентаризация сделана правильно) остаток такого товара на конец инвентаризационного периода, за который проводится контрольная проверка. В дальнейшем полученный расчетный остаток товара сравнивают с остатками инвентаризационной описи, а при необходимости – с остатками оперативного (складского) учета. Они должны быть идентичными. Расхождения в цифрах говорят о том, что учет, который осуществляется на данный момент на данном предприятии, находится в плачевном состоянии и требует кардинальных изменений.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.

Руководитель предприятия должен срочно по докладу постоянно действующей инвентаризационной комиссии рассмотреть вопросы об ответственности первого состава рабочей инвентаризационной комиссии, которая допустила нарушение при проведении инвента-ризации ценностей.

Регистрацию проведенных контрольных проверок осуществляет бухгалтерия в специальной книге.

Последним этапом инвентаризационного процесса является регулирование инвентаризационных разниц и оформление предло-жений о принятии решений в связи с выявленными нарушениями (хищение, халатное отношение к служебным обязанностям и т.д.).

Все решения комиссия принимает на заседании колле-гиально и заносит их в протокол. При подготовке предложений о регулировании инвентаризационных разниц комиссия должна руко-водствоваться законами Украины и Инструкцией № 69, п. 11.12, которая при регулировании инвентаризационных разниц предусматривает следующее:

превышение стоимости ценностей, которые выявлены в излишке, над стоимостью ценностей, которые выявлены в недостаче при пересортице, относится на увеличение данных учета соответствующих материальных ценностей и результатов финансово хозяйственной деятельности;

взаимный зачет излишков и недостач вследствие пересортице может допускаться только относительно товарно-материальных ценностей одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что излишки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица;

органами государственного управления, к ведению которых относятся предприятия, возможность установления порядка, если такой зачет может приниматься относительно одной и той же группы ТМЦ, при условии, что ценности, входящие в ее состав, имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару (при отпуске их без распаковки тары);

в случае, если при зачете недостач излишками при пересортице стоимость ценностей, которые выявлены в недостаче, большие стоимости ценностей, которые выявились в излишке, разница стоимости должна относится на виновных лиц;

если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостача ценностей сверх нормы природной убыли с отнесением их на результаты финансово-хозяйственной деятельности. По таким суммовым разницам в протоколах инвентаризационной комиссии должны проводится исчерпывающие разъяснения причин , по которым разницы не могут относится на виновных лиц.

Расхождения фактического наличия материальных ценностей и средств с бухгалтерскими данными, установленные при проведении инвентаризации и других проверках, регулируются предприятием в следующем порядке:

основные средства, ТМЦ, ценные бумаги, средства и другое имущество, которое выявилось в излишки, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на результаты финансово-хозяйственной деятельности с последующим установлением причин возникновения излишка у виновных в этом лиц;

убыль ценностей в пределах утвержденных норм списывается по решению руководителя предприятия в соответствии с расходами производства. Нормы природной убыли могут применятся только в случае выявления фактических недостач, при отсутствии норм убыль рассматривается как сверхнормативные расходы;

сверхнормативные потери и недостачи ТМЦ, включая готовую продукцию в тех случаях, если виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, зачисляются на убытки. В документах, которыми оформляются списание потерь и сверхнор-мативные недостачи, должны указываться принятые меры по недопущению таких недостач в будущем.

В приведенный ниже протокол заносятся все выявленные факты нарушений действующего законодательства, установленного порядка хранения ТМЦ, правил ведения учета, установленные недостачи, излишки, выявленные и доказанные факты перерасхода, хищения имущества, денежных средств и т.д.; разработанные и проголо-сованные меры по порядку урегулирование выявленных расхождений по конкретным объектам инвентаризации (зачет за счет пересортицы, списание за счет прибылей предприятия или отнесение на виновных лиц); утвержденные меры по их недопущению в будущем; указываются принятые виды наказания конкретных физических лиц, причастных к этим нарушениям (злоупотреблениям), и решение о направлении материалов на виновных в хищениях и злоупотреблениях лиц (физических или юридических) в судебно-следственные органы.

Предприятие ЗАО "Орбита" УТВЕРЖДАЮ

Код ЕГРПОУ 22916279 Директор________Коваль М.М.

Код по УКУД _____________ 6 декабря 2002 г.

П Р О Т О К О Л