5.5. Классификация документов

Для лучшего изучения и использования документы классифи-цируются по наиболее существенным признакам, характеризующим назначение документов в бухгалтерском учете:

1. по назначению;

2. по экономическому содержанию;

3. последовательности (времени) составления;

4. способу охвата фактов хозяйственной деятельности;

5. месту составления (рис. 5.1).

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат пись-менные приказы и распоряжения на выполнение хозяйственных операций. К их числу относятся доверенности на получение товарно-материальных ценностей, чеки на получение наличных денег с расчетного счета, заказы на изготовление изделий и т.д.

Распорядительные документы подписывают работники предприятия, имеющие право давать указание на совершение отмеченных в документе операций.

Как образец этого вида документа приведем платежное поручение. Этот документ является приказом предприятия банку перечислить указанную в поручении сумму на счет получателя.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете. К таким документам относятся: акты, накладные, квитанции, ведомости и др. в качестве примера оправдательного документа приведем приходный ордер.

Документы бухгалтерского оформления составляются и используются внутри бухгалтерии. При составлении документов этого вида руководствуются законами, инструкциями, учетными записями. Документы бухгалтерского оформления подписываются главным бухгалтером, который отвечает за их правильность и обоснованность. Примером таких документов могут служить справки об исправлении ранее допущенной ошибки или о начислении арендной платы, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйст-венных расходов и др.

В качестве оправдательного документа приведем форму "Авансового отчета".

Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоя-тельного значения, а используются вместе с соответствующими оправдательными документами.

Комбинированные документы одновременно содержат как распоряжение на совершение хозяйственной операции, так и подтверждение о ее совершении. На практике их называют распорядительно-исполнительными. Примерами таких документов являются приходные и расходные кассовые ордера, в которых содержится распоряжение "Принято", "Выдать", а также факт совершения операции – на поступление денег в кассу или выдачу их из кассы.

По экономическому содержанию бухгалтерские документы подразделяются:

на материальные, предназначенные для учета движения материальных ценностей. К ним относятся, например, товарно-транспортная накладная, требование;

денежные, отражающие движение денег в кассе и на счетах в учреждениях банка, например, расходный кассовый ордер;

расчетные, отражающие расчеты предприятия с разными предприятиями, учреждениями, организациями, частными лицами. Примером такого документа является: наряд на сдельную работу.

По последовательности (времени) составления документы делят на первичные и сводные.

В первичных документах впервые находят отражение данные о том или ином факте хозяйственной деятельности и составляют их непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. К их числу относятся накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. Они составляются для подтверждения полноты и обоснованности обобщения их первичных документов. К сводным документам относятся рассмотренный выше авансовый отчет. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом. В авансовом отчете, как и в других сводных документах, кроме показателей, взятых из первичных документов, имеются и новые показатели (суммы, списываемые на отдельные объекты учета, общая сумма всех расходов и др.).

К сводным документам также относятся реестры, отчеты о движении материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости.

По способу охвата фактов хозяйственной деятельности документы делятся на разовые и накопительные.