Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены.

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственной операции, а также правоохранительных и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами.

Предприятие принимает все необходимые меры для предупреждения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащую сохранность в течение установленного срока.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и регистров бухгалтерского учета и недостоверность отраженных в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы.

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к документам, они должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Записи в документах делаются от руки (чернилами, пастой шариковой ручки), а также на пишущей машинке и на компьютере.

Допущенные в документах ошибки исправлять можно лишь с соблюдением определенных правил. Все внесенные исправления должны быть оговорены и подтверждены подписями лиц, сделавших исправления. Помарки и подчистки на документах не допускаются.

При обнаружении ошибок в денежных документах их следует переписывать заново, исправления в них не допускаются. В денежных документах наряду с суммой цифрами обязательно указывается сумма прописью. Во всех документах текст и цифры должны быть написаны четко и разборчиво.

Для отражения в бухгалтерском учете всей многогранной деятельности предприятия составляется большое количество учетной документации.

Однако по ряду хозяйственных операций возможно применение единых, унифицированных форм документов для предприятий всех форм собственности, например, кассовых, банковских и расчетных документов.

Формы документов, разработанные органами статистики и предназначенные для отражения определенных хозяйственных операций на предприятиях всех форм собственности, называют типовыми.

Установление таких форм первичной документации, которые являются типовыми, называется унификацией документов.

Установление стандартных (одинаковых по размерам) бланков однотипных документов называется стандартизацией документов. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, позволяет лучше использовать бумагу при печатании бланков учетной документации.

5.4. Документооборот и его организация

Для обеспечения строгого контроля за правильным и своевременным отражением хозяйственных операций в документах на предприятии предусмотрен определенный порядок составления и обработки документов, который называется планом документо-оборота.

Движение документов от момента их составления или принятия от других предприятий, включая и отражение в бухгалтерском учете, называется документооборотом.

На каждом предприятии план документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель. В плане дается перечень всех первичных документов, по каждому из них указывается, кто и в какие сроки его составляет, куда и когда представляет и кто из счетных работников документ обрабатывает.

Правильно организованный документооборот исключает лишние операции, повышает ответственность исполнителей за оформление документов, сокращает сроки обработки информации, все это повышает оперативность в учете.

Проверка документов осуществляется по трем признакам:

с формальной стороны;

по существу;

арифметически.

Формальная проверка документов заключается в выяснении полноты заполнения всех необходимых реквизитов, наличия и подлинности подписей, нет ли в документе подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Проверка документов по существу предполагает выяснение законности и целесообразности хозяйственных операций, отраженных в этих документах.

Арифметической называется проверка правильности подсчета, выведения итогов и других арифметических действий.

После проверки документы группируют, то есть собирают за определенный период по однородным признакам, например, кассовые документы, документы по движению материалов, по отгрузке и реализации продукции, банковские документы и др. Группировка позволяет значительно сократить количество учетных записей и эффективнее осуществлять контроль за хозяйственной деятельностью.

Таксировка – это денежная оценка хозяйственных операций, отраженных в документах. Многие поступившие в бухгалтерию документы имеют только натуральные и трудовые измерители. При таксировке эти показатели в документах отражают и по сумме.

Контировка – это указание в документах корреспондирующих счетов (Д-т, К-т) по каждой хозяйственной операции. Контировка делается либо на самом документе в соответствующих графах, либо к документам прилагается мемориальный ордер, который представляет собой особый документ бухгалтерского оформления.

Все документы, послужившие основанием для учетных записей, должны храниться в текущем архиве предприятия определенное время. На папках подписывают название предприятия, год и месяц составления документов, количество листов в папке.

Бухгалтерские документы в зависимости от их значимости имеют различные сроки хранения (три, пять, десять лет).

Ряд важнейших документов подлежит постоянному хранению в текущем архиве предприятия. К ним относятся приказы по предприятию, годовые отчеты, Главная книга, лицевые счета работников. Остальные документы по истечении установленного времени хранения передают в постоянный архив или уничтожаются.

На выбывающие из текущего архива документы составляется акт, который хранится в архиве.

Сама технология учетного процесса предусматривает многочисленную запись одних и тех же учетных данных в разных регистрах. Поэтому нередко допускаются ошибки в бухгалтерском учете.

Наиболее характерными ошибками в процессе отображения хозяйственных операций на счетах являются: описки, числовые ошибки, ошибочные корреспонденции счетов, нарушение взаимосвязи синтетических счетов с аналитическими, непридерживание метода двойной записи, ошибочные оценки и таксировка и др.

Главными причинами возникновения ошибок является большая загруженность учетных работников, их быстрая утомляемость, отсутствие надлежащих условий труда, низкий уровень квалификации, достаточно частые изменения нормативных документов, невнима-тельность.

По своему значению ошибки делятся на локальные, которые приводят к искажению информации лишь в том документе или регистре, где они произошли, и не распространяются на другие, и транзитные, которые затрагивают весь учебный процесс.

Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и надлежащим образом исправить. Как в тексте, так и в цифровых данных бухгалтерских документов и учетных регистров подчистки и исправления не допускаются.

В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления вообще не допускаются.

На практике используют такие способы исправления ошибок: корректурный, дополнительных проводок, сторно.

Корректурный способ используется, когда ошибочную сумму еще не внесли в итог. Неправильный текст или цифры зачеркивают тонкой линией, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Над зачеркнутым надписывают правильный текст или цифры. Это исправление сопровождается надписью "Исправленному верить" и подтверждают подписями лиц, которые подписали данный документ.

Способ дополнительной проводки применяют в том случае, если ошибку допустили лишь в сумме отображаемой операции и только тогда, когда сумма ошибочно указана меньшей, чем надлежало. Необходимо составить такую же бухгалтерскую проводку на разницу между необходимой суммой и уже проведенной на счетах.

Способ сторно, в свою очередь, разделяется на частичное сторно и полное сторно. С помощью частичного и полного сторно исправляют принципиально разные ошибки.

Частичное сторно используют, когда ошибка допущена только в сумме отображаемой операции, причем записана большая сумма, чем необходимо. Для исправления такой ошибки в бухгалтерских регистрах эту сумму записывают красным цветом и при подсчете итога отнимают.

Полное сторно используют для исправления ошибок в корреспонденции счетов, когда операция отображена не на необходимых счетах. Такое исправление проводится в два этапа. Сначала операция отображается на тех же самых счетах, и её сумма указывается красным цветом. Таким образом, ранее неправильно отображенная операция аннулируется.

После этого операцию записывают на тех же счетах, на которых её необходимо отобразить.