3.3.2. Алгоритм решения

В результате анализа деятельности приемной комисии предлагаются следующие принципы организации ее работы с учетом использования разрабатываемой автоматизированной системы "Колледж", которая должна предоставлять решать следующие задачи: сбор личных данных, результатов успеваемости и посещаемости студентов дневного и заочного отделений с целью анализа деятельности отделений, упрощение процедуры оформления отчетов, накопление информации для подготовки документов к ИГА.

Ответственное лицо на каждом отделении самостоятельно вносит личные данные при зачислении колледж (импортируя данные из модуля приемной комиссии), данные по успеваемости и посещаемости посеместрово. Эти данные собираются в одном модуле для дальнейшей обработки и анализа (переход к отчетным формам, сводным ведомостям и т.д.).

Модуль должен мгновенно предоставлять необходимую информацию, при этом требуется организация разграничения уровня доступа к данным для различных пользователей.

Информация, собранная Приемной комиссией, в последствии будет доступна для импортирования и дальнейшей работы дневных и заочных отделений учебного заведения, такая предварительная работа позволит разгрузить работников дневных и заочных отделений во время заполнения базы данных информацией о зачисленных студентах.

Регистрацию всех абитуриентов и студентов в информационной базе и прием документов желательно организовать в отдельном помещении с большой площадью, где должны разместиться компьютерные рабочие станции с принтерами. Ввод данных в базу данных должны выполнять подготовленные операторы, в качестве которых могут выступать сотрудники предметно-цикловых комиссий, которых пересаживают в приемную комиссию на время набора студентов. Возможно, также, привлечение ответственных студентов, а их работа - может быть организована в виде учебной или производственных практик.

Документы складываются в папку (единственную на одного абитуриента/студента). Для хранения документов абитуриентов необходимо оборудовать отдельную аудиторию со шкафами-ячейками, в алфавитном порядке. Документы о студентах в последствии распределяются по дневным и заочным отделениям.

При такой предлагаемой форме организации сбора информации в базе данных и способе хранения документов от абитуриентов в отдельном помещении, работа отборочных комиссий может быть акцентирована, в основном, на консультации абитуриентов с целью правильной ориентации их в выборе той или иной специальности.

Работники Приемной комиссии и отделений, зарегистрированные в автоматизированной системе, имеют возможность анализировать сводную информацию по всем отделениям.

Для осуществления этого будет создана база данных, содержащая информацию об отделениях, специальностях, набираемых группах, личных данных абитуриентов, а также технические таблицы обеспечения безопасности данных.

Информационная система оперирует следующими основными сущностями:

Сущность "Отделения". Содержит информацию обо всех отделениях колледжа.

Сущность "Специальности". Содержит сведения обо всех специальностях, по которым производится набор студентов .

Сущность "Набираемые группы". Содержат данные, к какому отделению группы прикреплены, на базе какого класса набирается, на какой основе будет проходить обучение (бюджет/внебюджет), максимальное количество человек в группе.

Сущность "Данные об абитуриентах". Содержит паспортные данные абитуриента, сведения о полученном образовании до колледжа, результаты вступительных испытаний, результатов Единых государственных экзаменов, тестирований и собеседований.

Сущность "Пользователи". Содержит информацию о пользователях информационной системы.

Сущность "Разрешения". Содержит информацию о правах, предоставляемых пользователям и группам пользователей.

Сущность "Группы пользователей". Содержит название и описание групп пользователей

Сущность "Пользовательские меню". Содержит данные пользовательского меню интерфейса ИС

Сущность "Модули". Содержит данные пользовательского меню интерфейса ИС

Сущность "Адреса пользователей". Содержит имена пользователей и соответствующие им IP адреса

Сущность "Студенты". Содержит информацию о группе студента, годе окончания учебы, ссылки на персональную и дополнительную информацию.

Сущность "Родственники". Содержит информацию о родственниках студента.

Сущность "Телефонные номера". Содержит информацию о телефонных номерах студентов и их родственников.

Сущность "Личные данные". Содержит информацию о личных данных студента или родственника.

Сущность "Адреса". Содержит информацию об месте прописки студента или его родственника.

Сущность "Вторичные данные". Содержит дополнительную информацию о студенте.

Сущность "Документы". Содержит информацию о документах, предоставленных студентом.

Сущность "Оценки". Содержит информацию об оценках студента за семестр.

Сущность "Оценки на гос. экзаменах". Содержит информацию об оценках, полученных на гос. Экзаменах.

Сущность "Учебные дисциплины". Содержит информацию об учебных дисциплинах (предметах), которые преподаются в данном учебном заведении.

Сущность "Пропуски занятий". Содержит информацию о количестве пропущенных занятий студентом по каждому семестру.