3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу

Подотчетными суммами являются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие административно-хозяйственные расходы, а также на расходы по командировкам, в том числе и заграничным. Аудит расчетов с подотчетными лицами, выезжающими, в командировку за границу, целесообразно осуществлять сплошным методом, так как при осуществлении этих операций наиболее часто встречаются некорректные действия подотчетных лиц. При проверке расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, необходимо подвергнуть изучению следующие основные документы:

— авансовые отчеты;

— журнал регистрации авансовых отчетов;

— приказы о направлении сотрудников в загранкомандировку;

— приказ о норме суточных;

— сметы представительских расходов;

— приказы об утверждении смет представительских расходов. Аудитор должен определить перечень тестов, применяемых для оценки системы внутреннего контроля (табл. 3.7).

Таблица 3.7

Перечень тестов для оценки системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу

№ n/n	Содержание	Ответ
1	Оформляются ли письменно распоряжения руководителя организации (приказы) при направлении работников в загранкомандировку?
2	Удерживается ли НДФЛ на суточные сверх норм, выдаваемые по решению руководителя организации?
3	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения?
4	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов?
5	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения?
6	Производится ли предварительный расчет сумм, причитающихся работнику на загранкомандировку?

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в загранкомандировку, является несоблюдение установленных сроков отчетов о полученных суммах; задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки; списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности за счет прибыли: отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов и т.д.

Составляя программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу, целесообразно включать вопросы, представленные в табл. 3.8.

Таблица 3.8

Программа аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировку за границу ОАО «Заря» за 200_ г.

п/п	Вопросы, включаемые в программу	Используемые приемы
1	Проверка полноты оправдательных документов по загранкомандировкам, приложенных к авансовым отчетам	Инспектирование
2	Проверка наличия приказов о направлении работника в загранкомандировку	Инспектирование
3	Проверка правильности возмещения командировочных расходов	Пересчет
4	Проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм	Инспектирование, пересчет
5	Проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам	Пересчет, инспектирование
6	Провеса правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах	Пересчет, инспектирование
7	Проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами	Пересчет
8	Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами»	Инспектирование

Аудитору необходимо знать, что бухгалтерский учет, и использование дорожных чеков (платежных документов в иностранной валюте) при командировках за границу аналогичен бухгалтерскому учету и использованию валютных средств.

Аудитор должен проверить правильность расчетов бухгалтера по количеству выдаваемой валюты работникам, командированным в загранкомандировку .

Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки. Со дня пересечения границы России они выплачиваются по норме, установленной для страны назначения. После возвращения в Россию, со дня пересечения ее границы, командировочные рассчитываются по нормам, применяемым в России. Если за время командировки работник посещает несколько стран, то нормы каждого государства применяются со дня въезда в страну. Этот день отмечается специальным штампом в загранпаспорте работника.

Если работник за время командировки посещает несколько стран, то нормы каждого государства применяются со дня въезда в страну. Этот день отмечается специальным штампом в загранпаспорте работника (командировочные удостоверения работникам, выезжающим в загранкомандировку, не выдаются).

Установить можно любой размер суточных, но уменьшить налог на прибыль возможно только на выплаты в пределах норм. В настоящее время со сверхнормативных суточных не нужно удерживать налог на доходы физических лиц и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Далее аудитором проверяется порядок отражения выдачи валюты и дорожных чеков на командировочные расходы в бухгалтерском учете. Так как дорожные чеки имеют номинал, выраженный в иностранной валюте, их учет должен соответствовать правилам, установленным для бухгалтерского учета валютных операций в Положении по бухгалтерскому учету 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Оприходование в кассу и выдача валюты и дорожных чеков под отчет отражаются в бухгалтерском учете по курсу ЦБ РФ на день совершения операции. За время нахождения валюты пли дорожных чеков в кассе либо у подотчетного лица возникает курсовая разница, которая списывается как внереализационные доходы или расходы.

Комиссионное вознаграждение, которое взимает банк при продаже дорожных чеков, отражается по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 52 «Валютные счета» на сумму комиссионного вознаграждения банку.

Аудитором проверяется срок представления авансовых отчетов после возвращения работника из служебной заграничной командировки. К отчету сотрудник должен приложить все документы, связанные с поездкой (билеты, копию загранпаспорта с отметками таможенных органов, счета за проживание и т.д.). Документы, написанные на иностранном языке, необходимо перевести. Перевод тоже прикладывается к авансовому отчету. Аудитором также проверяется весь комплект документов, приложенных к авансовому отчету (проездные билеты, квитанции, счета гостиницы и т.д.).

Аудитор устанавливает случаи перерасхода подотчетных авансовых сумм, подтвержденных документально. В этом случае сумма задолженности работнику может погашаться либо путем выдачи суммы задолженности наличной иностранной валюты, либо путем выдачи эквивалентной суммы задолженности в рублях, либо путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет командируемого лица.

Аудитор должен обратить внимание, нет ли случаев исчисления НДС по продажам уполномоченному банку дорожных чеков. В соответствии со ст. 142-143 ГК РФ дорожные чеки относятся к категории ценных бумаг, следовательно, их продажа уполномоченному банку не облагается НДС.

Во время пребывания за границей у представителей организации могут возникать расходы, связанные с коммерческой деятельностью. Это расходы по проведению официального приема представителей других фирм, посещение культурно-зрелищных мероприятий и т.д. Оплата таких расходов возможна по валютной пластиковой карте с последующим оформлением авансового отчета.

При использовании пластиковых карт для оплаты в загранкомандировках представительских расходов аудитор обращает внимание на наличие и правильность оформления следующих документов;

- приказа о направлении сотрудника в загранкомандировку с указанием фирм и их представителей, с которыми запланированы встречи, даты и места проведения встреч;

- сметы представительских расходов;

- актов проведения мероприятий с приложением оправдательных первичных документов (прилагаются к отчету о командировке).

Аудитор выявляет случаи покупки командированным лицом за границей товаров с использованием пластиковой карточки. Приобретенные таким образом товары должны быть соответствующим образом оформлены. Для их оприходования необходима таможенная декларация, документ об оплате НДС и т.д.

Аудитору необходимо знать, что валютные операции по счетам пластиковых карт осуществляются в соответствии с требованиями валютного законодательства с учетом ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Учет такого вида операций осуществляется на счете 55 «Специальные счета в банках». Держателями корпоративной пластиковой карты являются один или несколько сотрудников организации. Количество держателей карты согласовывается между руководством организации и обслуживающим банком.

Аудитору необходимо проверить отчеты по израсходованным средствам, так как средства, списанные со счета, считаются выданными под отчет. Расчетными документами, сопровождающими сделку по пластиковой карте, являются слипы (документы, свидетельствующие о расходах по карте), подтвержденные квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

Далее аудитор проверяет правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета.

Аудитор должен знать, что к возмещению принимаются суточные, расходы по проезду до пункта отправления, включая расходы по провозу багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта, комиссионные, удержанные при обмене чека на иностранную валюту.

Аудитор обязан проверить на конец каждого месяца переоценку валютного остатка по карточному счету.