7.3. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Для обеспечения контроля за сохранностью хозяйственных средств, для полного соответствия данных учета фактическим остаткам, для обеспечения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета – инвентаризация.

Инвентаризация – это уточнение фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

Инвентаризация служит для приведения показателей учета в соответствие с действительностью и отражает те объекты учета, которые по тем или иным причинам своевременно не были охвачены планом. Инвентаризации подлежит все имущество организации и все обязательства организации без исключения.

В ходе проведения инвентаризации решают следующие задачи:

- устанавливают фактическое наличие и состояние сохранности материальных ценностей и денежных средств;

- оценивают правильность отражения в учете состояния расчетов предприятия;

- выявляют некачественное или ненужное организации имуще­ство;

- выявляют факты неправильного хранения материальных цен­ностей;

- проверяют состояние зданий складов и складского инвентаря;

- контролируют работу материально ответственных лиц;

- выявляют недостачу, порчу и другие потери, а также хищения имущества и другие злоупотребления;

- проверяют соблюдение правил первичного бухгалтерского уче­та;

- оценивают качество первичного бухгалтерского учета.

Различают несколько видов инвентаризации:

в зависимости от объема проверки:

• полная инвентаризация – охватывает все без исключения виды имущества и обязательств организации, проводится перед составлением годовой отчетности;

• частичная инвентаризация – охватывает только один или несколько видов имущества и обязательств (например, ревизия кассы).

по методу проведения:

• выборочная инвентаризация – подразумевает проверку наличия некоторых ценностей на выбор у конкретного материально ответственного лица, проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей;

• сплошная инвентаризация – проводится одновременно во всех структурных подразделениях, принадлежащих данной организации.

по назначению:

• плановая инвентаризация – проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению;

• внеплановая инвентаризация – проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений);

• повторная инвентаризация – проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации;

• контрольная инвентаризация – означает контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Законодательством РФ определены случаи обязательного проведения инвентаризации:

1. при продаже имущества или передаче его в аренду (лизинг);

2. перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, т.е. на 31 декабря;

3. при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

4. при смене руководства, главного бухгалтера или другого лица, имеющего прямое или косвенное влияние на движение имущества или обязательств;

5. при установлении фактов хищения, стихийных бедствий;

6. при ликвидации, реорганизации предприятия.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « _ » (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Для проведения инвентаризации необходимо присутствие материально-ответственного лица (кассира, кладовщика и т.д.).

В ходе проведения инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Затем данные инвентаризационных описей сверяются с данными бухгалтерского учета на дату проверки (по карточкам складского учета материалов, основных средств готовой продукции; по кассовой книге, по остаткам дебиторской и кредиторской задолженности и т.п.).

При наличии расхождений между фактическим наличием ценностей и данными бухгалтерских документов составляют сличительную ведомость, в которой должны быть отражены излишки и недостачи.

Рассмотрим корреспонденцию счетов по результатам инвентаризации.

В соответствии с законодательством выявленные излишки приходуются в доход организации (становятся ее собственностью):

Дт 01,03,04, 07,08,10,11,41,43,50, …. – Кт 91/1 – оприходованы излишки имущества по результатам инвентаризации.

Обнаруженные недостачи списываются на виновное лицо по рыночной стоимости этого имущества:

Дт 94 – Кт 01,03,04,10,11, 41,43,50,… – обнаружена недостача имущества в организации по балансовой стоимости;

Дт 73/2 – Кт 94 – недостача списывается на виновное лицо по рыночной стоимости;

Дт 94 – Кт 98/4 – списывается разница между рыночной и балансовой стоимостью недостачи в доход будущих периодов;

Дт 50 – Кт 73/2 – виновное лицо погашает свою задолженность по недостачи путем внесения денежных средств в кассу;

Дт 70 – Кт 73/2 – удерживается сумма задолженности по недостаче из заработной платы виновного лица;

Дт 98/4 –Кт 91/1 – в момент полного погашения задолженности по недостаче доходы будущих периодов становятся текущими доходами организации.

Если в организации виновное лицо не обнаружено, а на материально-ответственное лицо списать недостачу невозможно (например, при стихийных бедствиях или чрезвычайных ситуациях), то сумму недостачи можно отнести:

- на себестоимость изготавливаемой продукции (только в пределах норм естественной убыли):

Дт 20,21,23,25,26,29,44,97,08… – Кт 94;

- на убыток организации с уменьшением налогооблагаемой прибыли (только на основании решения суда (арбитражного суда) при наличии справки из милиции о том, что виновное лицо действительно не обнаружено):

Дт 91/2 – Кт 94,73/2;

- если суд отказал организации в списании недостачи в убыток или решение суда вообще отсутствует, то недостачу списать в убыток организации нельзя, так как в этом случае она будет неправомерно уменьшать налогооблагаемую прибыль. Такую недостачу можно списать только за счет собственных источников: чистой прибыли, фондов специального назначения, резервного капитала, доходов от прочих видов деятельности без уменьшения налогооблагаемой прибыли. При этом использование собственных источников финансирования должно быть разрешено руководством (собственниками) организации:

Дт 84/фонды специального назначения,82,91– Кт 94.