Лабораторна робота №5. Форматування документу

Мета: навчитися встановлювати загальні параметри документу: колонтитули, номери сторінок, виноски, зміст та перехресні посилання.

Завдання:

В документі є елементи, які складно, незручно або довго створювати звичайними засобами. Наприклад, номери сторінок, виноски, посилання на літературу, зміст та ін. MS Word дозволяє автоматизувати створення подібних елементів. В цій лабораторній роботі потрібно буде доповнити створений раніше опис діяльності організації такими елементами.

1. Створення колонтитулів та нумерація сторінок документу. Якщо на кожній сторінці потрібно розмістити якусь службову інформацію, яка стосується всього документу (автор, дата створення, назва, місце створення, версія і т.д.), використовують колонтитули. Колонтитул – це елемент документу, який розташовується над основним текстом (верхній колонтитул) або під основним текстом (нижній колонтитул) і повторюється на кожній сторінці документу. Колонтитули недоступні в звичайному режимі набору тексту. Для переходу в режим колонтитулів потрібно виконайти команду:

Вид → Колонтитулы

Наберіть в верхньому колонтитулі назву організації, а в нижньому – прізвище та ініціали автора документу і назву групи. Для виходу із режиму колонитулів виконайте ту саму команду, що і для переходу в цей режим.

Пронумерувати документ можна командою:

Вставка → Номера страниц → Встановити місце номера на сторінці → Ok

При необхідності можна настроїти початкове значення та формат номера. Для цього натисніть у вікні нумерації команду Формат. Якщо прибрати ознаку номер на первой странице, то на першій сторінці не буде ні номера сторінки ні колонтитулів. Але ця сторінка все одно включається в загальну нумерацію.

Пронумеруйте документ. Номер сторінки розташуйте зверху сторінки з правої сторони.

2. Використання виносок. Для коротких пояснень в документ додають виноски. Виноски бувають двох типів: звичайні та кінцеві. Звичайна виноска розташовується на тій же сторінці, що і текст, до якого вона прив’язана. Кінцева виноска розташовується в кінці документу. Для вставки виноски потрібно встановити курсор біля тексту, до якого виноска прив’язується, і виконати дії:

Вставка → ссылка → сноска → Вибрати тип виноски та її параметри → Вставить

На місці курсора з’явиться номер виноски, а в кінці сторінки або документу (залежно від типу виноски) з’явиься номер виноски і місце для тексту-пояснення, де потрібно набрати текст виноски.

Додайте до вашого документу п’ять звичайних та п’ять кінцевих виносок.

3. Стилі. Форматування тексту займає багато часу. Якщо ж доводиться встановлювати одні і ті самі параметри багато разів, то краще запам’ятати ці параметри і використовувати як одне ціле за одну дію. Такий набір параметрів називається стилем. Є стилі абзацу, тексту та таблиці. MS Word надає багато стандартних стилей. Для їх використання треба виділити текст, для якого застосовується стиль, і вибрати потрібний стиль у вікні стилів на панелі інстументів. Можна створити і власний стиль:

Формат → стили и форматирование → Создать стиль

Потрібно дати назву стилю, вибрати його тип (абзац – для абзаца, знак – для шрифта, таблица – для таблиці) та встановити параметри, які будуть присвоєні тексту, до якого пізніше застосують стиль. Стиль абзацу визначає параметри, які звичайно встановлюються у вікні абзацу, а також параметри шрифта, який застосовується для тексту абзацу. Якщо абзац є елементом списку, потрібно встановити параметри списку. Це можна зробити командою у вікні створення стилю: Формат → нумерация.

Для збереження параметрів стилю натисніть Ok. Коли стиль створений, його назва з’явиться у списку стилів, і його можна буде використовувати. Якщо пізніше змінити параметри стилю, то весь текст, до якого застосовувався стиль, зміниться.

Створіть чотири стилі абзацу: для тексту мети діяльності організації, для елементів списку задач, для елементів списку товарів і послуг та для заголовків розділів документу. Застосуйте ці стилі до відповідних частин документу.

4. Автоматичний зміст. MS Word може автоматично розпізнати заголовки розділів вашого документу та скопіювати їх у зміст, проставивши відповідні номери сторінок. Ознакою заголовка є стиль, який застосовано до заголовка. На попередньому кроці ви створили стиль заголовків та застосували його. Тепер можна створити зміст документу:

1. Вставте нову сторінку на початку документу;

2. Виконайте команду: