3.5. Кривая работоспособности и ее применение в управлении руководителем.

Работоспособность каждого человека в течение дня подвержена определенным колебаниям, составляющим естественный ритм жизнедеятельности (рис. 3).

Слишком продолжительная и интенсивная работа не эффективна, так как снижается концентрация внимания и работоспособность. Поэтому следует рассматривать перерывы не как потерю времени, а как время, необходимое для заряда новой энергией. Поэтому следует иметь в виду, что руководитель должен учитывать и планиро­вать не только рабочее, но и свободное время. Ведь старая истина гласит: «Кто не умеет работать, тот не умеет и отдыхать».

Психологами и физиологами установлено, что решение вопросов, требующих интенсивных затрат умственной и физической энергии, следует планировать в дообеденные часы. Менее производительные часы рекомендуется отводить для проведения со­вещаний, работы над корреспонденцией и т.д. Предполагают, что принимать ответственные решения и вообще браться за какое-либо серьезное дело лучше всего в 11, 17 и 22 часа. План работы руководителя должен быть реальным и не перегруженным, в нем должен содержаться резерв времени для непредусмотренных, случайно возникающих работ (например, один час в день или полдня в неделю).

Практическая польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей заключается в том, что руководитель лучше узнает свою работу, оценивает имеющиеся ресурсы и эффектив­ность их использования.

Р

а

+50%

б

о

т

о

с

п

о

100%

с

о

б

н

о

с

т

ь

-50%

8.00 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 Время суток

Рисунок 3. Кривая работоспособности

Тема 4. Планирование личной работы руководителя

4.1. Индивидуальный план руководителя.

Планирование личной работы руководителя - это первое и важное звено в рациональной организации его личной работы. Оно в обязательном порядке предполагает уста­новление вполне определенных сроков, как достижения поставленных целей и решения задач, так и проведения мероприятий конкретного содержания. Уста­новление сроков выполнения - важный и ответственный момент в планиро­вании. Умение экономно расходовать время является признаком высокой куль­туры управления признаком воспитанного и организованного делового чело­века. Закон прост: чем больше времени руководитель затрачивает на планирование ра­бот, тем меньше его уходит на непосредственное решение проблемы, а это тем самым экономит общее время (рис. 1).

Если на планирование своего рабочего дня Вы затрачиваете 8 минут и последовательно придерживаетесь плана, то ежедневно Вы можете выиграть 1 час времени для выполнения наиболее важных задач. Чем лучше Вы умеете распределить (спланировать) свое время, тем лучше Вы сможете использовать его для достижения профессиональных и личных целей. Ваше преимущество заключается в планировании своей работы.

Рис. 3. Выигрыш времени при планировании

Индивидуальный план работы руководителя должен составляться на день, неделю, месяц, квартал, год. При этом он может использовать календари с делениями, специальные карточки, еженедельники, графики, таблицы и т.д. («белые карточки «не запоминать ничего»).

Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представле­ния, что он делает, когда, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направле­ниям:

• работа с документами;

• работа с кадрами;

• решение социально-экономических вопросов;

• решение коммерческих (производственных) вопросов;

• совещания, переговоры, беседы;

• командировки;

• непроизводительные затраты времени (резерв).