52. Документальное обеспечение учета и движения кадров. Ведение личных дел.

Кадровые документы, оформляемые кадровой службой любого предприятия, имеющие непосредственное отношение к кадровому делопроизводству, делятся на:

распорядительные документы по личному составу (по персоналу или кадрам)

учетные документы по кадрам (персоналу),

Распорядительные документы по личному составу — это приказы (распоряжения) руководителя предприятия:

прием, перевод и увольнение сотрудников

предоставление отпусков

поощрения и взыскания

внесение изменений в трудовую книжку сотрудника (изменение записей, изменение фамилии и т.д.)

Приказом Министерства статистики Украины от 09.10.95 «об утверждении типовых форм первичного учета» утверждены следующие типовые формы приказов:

№ П-1 — Приказ о приеме на работу

№ П-5 — Приказ о переводе на другую работу

№ П-6 — Приказ о предоставлении отпуска

№ П-8 — Приказ о прекращении трудового договора

К учетным кадровым документам предприятия относятся:

Личная карточка

Личное дело

Штатно-должностная книга

Алфавитная книга

Алфавитные карточки

Учетная книга бланков трудовых книжек

Учетная книга движения трудовых книжек

График отпусков

Журнал учета отпусков

Личные дела заводятся на руководителей, материально ответственных лиц и специалистов предприятия. В личном деле находятся:

опись документов

заявление о приеме на работу

копия приказа о приеме на работу

личный листок по учету кадров

автобиография

копии документов об окончании учебных заведений

копии свидетельств о рождении детей

копии трудового контракта и т.д.

По мере издания приказов они накапливаются в хронологическом порядке в личном деле. Информация из личных дел сотрудников считается секретной и хранится соответствующим образом. К ним имеют доступ только определенные лица, круг которых определят директор предприятия распоряжением.