2. Організація як об’єкт управління
За визначенням Честера Бернарда: «Організація — група людей, діяльність яких свідомо координується для досягнення загальної мети або спільних цілей».
Для більшої точності скажемо, що приведене вище визначення справедливо не просто для організації, а для формальної організації. Існують також неформальні організації, групи, які виникають спонтанно, але де люди вступають у взаємодію один з одним досить регулярно. Неформальні організації існують в усіх формальних організаціях, за виключенням, можливо, дуже маленьких.
Всі організації мають загальні для них характеристики.
1) всі організації використовують чотири види ресурсів (рис. 1.2):
— людські ресурси;
— фінансові ресурси;
— фізичні ресурси (сировина, устаткування тощо);
— інформаційні ресурси.
Рис. 1.2. Концепція підприємства як «відкритої» матеріально—речовинної та соціально—економічної системи
підприємство є «відкритою» матеріально—речовинною системою, оскільки його діяльність можна описати з погляду моделі «вхід — вихід»: на «вході» підприємства є всі види матеріальних і нематеріальних ресурсів (сировина, техніка, персонал, фінанси, інформація тощо), які організація використовує для виробництва продукції (надання послуг) вона отримує із зовнішнього середовища; а на «виході» — продукція, що виробляється організацією також реалізується у зовнішньому середовищі. «Вхідні» та «вихідні» потоки сполучають організацію з відповідними ринками.
Будь—яку організацію можна розглядати як систему взаємозв’язаних у єдине ціле окремих елементів. Одночасно організація є і частиною (елементом) системи більш високого порядку — зовнішнього середовища.
До основних компонентів внутрішнього середовища організації відносяться: виробництво, дослідження та розробки, технологія, сировина, матеріали, фінанси, робітники тощо.
Зовнішнє середовище в широкому розумінні є сукупність господарських об’єктів, економічних, природних, суспільних умов, національних та міждержавних інституціональних структур і інших зовнішніх чинників, що діють у глобальному оточенні. Зовнішнє середовище поділяють на мікро- та макросередовище.
Зовнішнє середовище прямого впливу (мікросередовище) включає постачальників, споживачів, конкурентів та інших економічних партнерів (наприклад банки).
Зовнішнє середовище опосередкованого впливу (макросередовище охоплює матеріально-технічні та економічні умови, суспільні відносини та інститути і інші чинники, що впливають на підприємства та їхнє мікросередовище опосередковано. Всього є 7 інтегрованих факторів макросередовища:
1) Природні (Наявність ресурсів за видами. Ступень освоєння і використання ресурсів). На підприємстві враховуються при обґрунтуванні власних і зарубіжних інвестицій, розвитку виробництва відповідних видів продукції, політики ресурсозбереження.
2) Демографічні (Чисельність і статевий склад населення. Территориальний розподіл. Частка активного населення). На підприємстві враховуються при виборі перспективних напрямків підприємницької діяльності щодо задоволення потреб різних верств населення та забезпечення виробництва необхідними трудовими ресурсами.
3) Науково – технічні ( Науково – технічна політика держави. Рівень технології. Технічний рівень і якість продукції). На підприємстві враховуються при визначенні попиту ринку, пріоритетів інвестування інноваційних проектів, організації нових виробництв з використанням новітньої технології.
4) Економічні (Ступінь державного регулювання економіки. Система оподаткування. Мінімальний розмір заробітної плати і пенсії). На підприємстві враховуються шляхом постійної діагностики і оцінки можливих для підприємств наслідків зміни економічних важелів та регуляторів.
5) Екологічні (Екологічна безпека оточуючого довкілля. Екологізація виробництва). На підприємстві враховуються при обґрунтуванні і реалізації проектів екологізації виробництва, включаючи забезпечення безпечних умов виробництва і виготовлення екологічно чистої продукції.
6) Політичні (Політична стабільність у суспільстві. Вза”ємодія законодавчої і виконавчої влади. Професійний рівень політиків). На підприємстві враховуються шляхи впливу на владні акції держави.
7) Міжнародні (Науково – технічне співробітництво. Обсяги експорту і імпорту продукції. Підготовка кадрів). На підприємстві враховуються при встановленні прямих контактів з закордонними партнерами і створенні спільних підприємств, розробці стратегії розвитку виробництва і підготовки кадрів.
Незалежно від того як будується взаємодія підприємства із зовнішнім середовищем виокремлюють:
організації з механіcтичним типом управління;
організації з органічним типом управління.
Характерні риси механістичного типу управління
(класична, бюрократична, традиційна організація):
консервативна, негнучка структура;
чітко визначені, стандартизовані та стійкі задачі;
опір змінам;
ієрархічна система контролю;
командний тип комунікацій, які йдуть зверху вниз;
зміст комунікацій: розпорядження,інструкції.
Характерні риси органічного типу управління:
гнучка структура;
динамічні, не визначені задачі;
влада базується на знанні та досвіді;
самоконтроль та контроль колег;
багато направленість комунікацій;
змістом комунікацій є інформація та поради.
Кожен з наведених типів має визначені переваги. Відповідно кожному з них можуть бути надані певні переваги в залежності від характеру оточення та рівня невизначеності. У тому випадку, якщо оточення є динамічним, якщо рівень невизначеності є високим, більш ефективним є тоді органічний тип управління організацією. Якщо є оточення є стабільним та невизначеність знаходиться на низькому рівні, перевага може бути надана механічному типу управління
всі організації здійснюють горизонтальний і вертикальний поділ праці. Якщо навіть дві людини працюють спільно для досягнення єдиної мети, вони повинні поділити роботу між собою.
Поділ загальної роботи в організації на її складові частини називається горизонтальним поділом праці (wide—flat). Результатом горизонтального поділу праці є формування окремих підрозділів організації (відділів, цехів, виробництв, ділянок тощо).
Оскільки робота в організації розподіляється між окремими підрозділами та виконавцями, хтось має координувати їх діяльність. Внаслідок цього об’єктивно виникає потреба у так званому вертикальному поділі праці (tall—narrow) — це створення ієрархії рівнів управління, щоб скоординувати горизонтально розділену управлінську роботу для досягнення цілей організації.
4) всі організації мають структуру (сукупність підрозділів та зв’язків між ними, а також взаємовідносин між рівнями управління та функціональними сферами діяльності), яка надає їм цілісність й спроможність реалізувати своє призначення.
Глобальною метою діяльності будь—якої організації — є досягнення успіху. Організація вважається успішною, коли вона досягає поставлених перед собою цілей. Складовими успіху при цьому виступають:
а) виживання, тобто можливість існування якомога довше;
б) результативність та ефективність.
Щоб бути успішною впродовж тривалого часу, вижити та досягти своїх цілей, організація має бути як ефективною, так і результативною.
За словами П. Друкера:
результативність є наслідком того, що робляться потрібні слушні речі (doing the right things);
ефективність є наслідком того, що правильно створюються ці самі речі (doing things right).
Перше і друге є однаково важливим. Ефективність організації має назву продуктивності і вимірюється як співвідношення вартісної оцінки усіх виходів з організації та вартісної оцінки усіх входів в організацію.
Як менеджери сприяють ефективній та результативній діяльності організацій? Вони це роблять у процесі виконання чотирьох основних функцій менеджменту:
1) планування (процес обґрунтування рішення та розподілу ресурсів (матеріальних, фінансових, людських, інформаційних). Планування залежить від цілей та стратегії розвитку організації);
2) організація (включає три основні складові — організацію робіт, проектування структури всієї організації, побудова системи взаємодії підрозділів та управління ними);
3) мотивація (процес, за допомогою якого менеджер спонукає інших людей працювати для досягнення організаційних цілей, тим самим задовольняючи їх власні потреби);
4) контроль (функція управлення, яка виконує роль стабілізації у процесі управління).
Отже, у вузькому розумінні менеджмент — це процес планування, організації, мотивації та контролю організаційних ресурсів для результативного та ефективного досягнення цілей організації.
Зазначені функції менеджменту, що виконуються у зазначеній послідовності, утворюють поняття «цикл менеджменту».
Слід зауважити, що такий підхід до розуміння циклу менеджменту зовсім не означає, що процес управління носить дискретний характер (в понеділок — планування, у вівторок — організація тощо). Реально у роботі менеджера постійно сполучаються усі перелічені функції менеджменту.