Тема № 6 Рекомендации по составлению текстов служебных документов. Язык и стиль служебных документов. Особенности официально-делового стиля.

Термин «Современный русский литературный язык» включает понятия:

- язык – совокупность средств речевого взаимодействия людей;

- Русский язык – национальный язык русских;

- Современный русский язык – от Пушкина до наших дней, в более строгих рамках – язык живущих поколений, в первую очередь язык послевоенного времени.

Литературный язык – единый в своей основе. Обусловлен:

- возрастом;

- социальным положением и происхождением;

- уровнем образования;

- местом, где живут говорящие;

И т.д.

Диалект - особенности местных, территориально ограниченных говоров.

Жаргон – особенности речи узких социальных прослоек и групп.

Литературный язык нормированный, подчинен исторически сложившимся и закрепленным в сознании людей нормам и правилам.

Языковой стиль – разновидность языка, используемый в той или иной сфере деятельности.

Стиль - функциональная разновидность языка. Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официaльно-делового общения людей в разных сферах жизни; экономической, социально -политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.

В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль речи обусловлен: практическими требованиями жизни, профессиональной деятельностью.

В официально-деловом стиле речи различают подстили:

- законодательный;

- дипломатический;

- административно-канцелярский (деловой стиль).

Устная форма деловой стиля: деловые совещания, служебный диалог (налоговый инспектор – представитель организации).

Письменная форма: деловая переписка, нормативные акты, делопроизводство.

Характер делового стиля: нейтральный тон изложения, точность изложения, краткость текста, использование языковых формул.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Использований терминов, словосочетаний. Применение сокращений. Цель – сжатие речи.

Виды сокращений: лексические (аббревиатура: КБ, ЛЭП, Мосжилстрой, зам., зав., радиостанция), графические сокращения (др., г-н, п/о, кг, ж.д.). Привести примеры.

Заимствованные слова - сальдо, инкассо, консультация, сервис, ноу-хау, буклет, квартал, район. Привести примеры.

Языковые формулы

- Сообщаем, что по состоянию на…;

- Направляем на рассмотрение и утверждение…;

- Принимая во внимание, что…, просим...

Привести примеры.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) – решения, выводы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей части; письма, заявления – просьбу без пояснения.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Условия делового общения формируют требования к управленческой информации. Она должна быть: официальной по своему характеру; адресной; актуальной; объективной и достоверной; убедительной и аргументированной; полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения.

Как целостная структура текст любого документа должен отвечать определенным требованиям:

- нейтральный тон изложения; констатирующее-предписывающий характер изложения;

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и ясность изложения, лаконичность (краткость) текста;

- определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- ограниченная сочетаемость слов; использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

- использование языковых формул;

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям:

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и

единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.