Тема № 5 Реквизиты служебных документов, их состав, правила оформления и расположения.

Любой документ состоит из отдельных элементов (например, дата, текст, подпись), которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа.

Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Виды бланков подразделяются на:

- основные, к которым относятся:

- общий бланк;

- бланк письма;

- дополнительные, к которым можно отнести:

- бланк конкретного вида документа;

- должностной бланк;

- бланк структурного подразделения;

- бланк для работы с зарубежными партнерами.

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов.

Реквизиты общего бланка документа:

- герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации;

- трафаретные части реквизитов (дата и номер документа).

Рекомендуется проставлять на общем бланке ограничительные уголки для реквизитов документа:

– гриф утверждения документа;

– заголовок к тексту.

Общий бланк используется для составления любых видов документов, кроме писем.

Бланк письма содержит реквизиты:

-- герб (для организаций, имеющих на это право);

- эмблема организации (при наличии герба не проставляется);

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (структурного подразделения);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов,

номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

– основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

– идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- трафаретные части реквизитов (дата, номер документа и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

- адресат;

- заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ и т.д.

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность его руководителя.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения.

При разработке бланков документов рекомендуются два варианта расположения реквизитов:

- продольный;

- угловой.

Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине верхней части листа и применяется при оформлении общего бланка.

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

Для бланков документов применяют бумагу:

- формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- плотности от 80 до 200 г/м2;

- со степенью яркости – от 90 % и выше.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Все бланки должны иметь поля (не менее):

- левое – 20 мм;

- правое – 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.