Тема № 10 Современное деловое письмо. Деловое письмо в условиях унификации. Правила оформления делового письма. Некоторые виды писем. Международные письма.

Официальное письмо - один из важнейших канaлов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Письма—просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

Письмо—просьба может излагаться от первого лица единственного числа (<<Прошу...» ), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением «Дирекция просит...» , «администрация просит и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2. обоснование причины отказа (если письмо отказ);

3) констатация отказа.

Сопроводительные письма. Составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы, включают несколько листов.

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора.

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Письма-приглашения. Могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату.

Письма-предложения. Может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе.

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами.

Тема № 11 Требования к оформлению документов по личному составу. Заявление о приеме на работу. Трудовая книжка. Личная карточка рабочих и служащих. Характеристика. Контракт. Автобиография. Резюме.

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личномy составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специaльность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, Размещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о рабате с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а же о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Контракт — это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт — явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.

Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу).

Тема № 12

Документирование деятельности коллегиальных органов. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний. Структура доклада и отчета. Требования к составлению и оформлению протоколов.

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате суждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиaльных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждениям. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылаете его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах.

Наибольшее значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Прежде чем писать доклад, надо пройти и стадию планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму.

Составление служебных документов может исследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение. Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке.

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений.

Протoкoл — организационно-распорядительный документ, формирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на заседаниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специaльно назначенное лицо.

Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть, учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Протокол оформляется на общем бланке формата А4. На его образец-формуляр наносят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания; гриф утверждения (в случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания через тире дата окончания.

Вопросы документирования – рассматривались на занятиях.

К зачету будет подобран раздаточный материал:

- образцы бланков;

- образцы документов.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (РОСКАРТОГРАФИЯ)

Федеральное государственное унитарное предприятие «Северо-западный региональный кадастровый центр»

(ФГУП «СЗРКЦ»)

Департамент кадастровый съемки

ул. Бухарестская, д. 22, г. Санкт-Петербург,