7

Ввод, редактирование и форматирование информации в Excel. Создание раскрывающегося списка

1. Ввод данных (текста, числовых значений, формул).

Числовые значения выравниваются по правому краю, а текстовые – по левому.

Если текст длиннее, чем размер ячейки, то он заполнит следующие ячейки, если они пустые, или будет обрезан границей следующей колонки.

Если числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейку, вместо них на экране соответствующее число диез (#).

P.S. Если число (дата, номер) надо ввести как текст, надо начать ввод с апострофа. Например, ’55 – текст.

Excel автоматически распознает форматы дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит данные на экран. Для дат и значений времени существует несколько форматов. Формат, который нужно присвоить вводимому значению, определяется на основе порядка ввода цифр и разделителей.

Вводимое значение Представление на экране Тип данных Содержимое ячейки

1 1 числовое значение 1

1, 1 числовое значение 1

,1 0,1 числовое значение 0.1

1 1. текст 1.

.1 .1 текст .1

1/1 01.Янв. значение даты 01.01.1998

1/1/97 01.01.91 значение даты 1/01/2001

2/97 Фев.97 значение даты 01/02/1997

2 – 2 02.Фев значение даты 02/02/1998

2 : 2 2 : 02 значение времени 2 : 02 : 00

При вводе значений, выраженных в процентах, содержимое ячейки автоматически форматируется. Например, при вводе символа % в ячейку с числом 34 содержание ячейки изменится и станет равным 0,34

P.S. Действительно содержание ячейки может отличаться от отображения на месте. Фактическое содержимое ячеек отображается в строке формул.

2. Выделение ячеек

2.1.Активная ячейка считается выделенной.

2.2. Выделение блока ячеек – указатель мыши в левый верхний угол блока, нажать левую кнопку и, держа ее, двигать мышью по диагонали к правому нижнему углу блока. Первая ячейка остается белой и помечена серой рамкой, остальные – закрашиваются.

Выделение с помощью клавиатуры – начинать с левого угла и, нажав на Shift, щелкнуть на правой нижней ячейке. Точно также можно использовать клавишу F8 и клавиши со стрелками. После нажатия на F8 в строке состояния появляется ВДЛ – режим выделения включен.

2.3.Выделение строки или столбца

• для выделения полной строки щелкнуть мышью на номере – заголовке строки в левой части окна рабочей книги

• для выделения нескольких строк провести мышью, не отпуская ее, по соответствующим заголовкам строк

2.4. Выделение всего рабочего листа – нажать кнопку перед заголовками столбцов и над заголовками строк в левом верхнем углу окна рабочей книги – или Ctrl+А

2.5..Выделение всей таблицы - Ctrl +Shift+End

2.6. Часть таблицы от активной части до начала - Ctrl +Shift+Home.

Для отмены выделения – щелчок вне выделенного фрагмента.

2.7 Выделение несмежных диапазонов.

Не все команды распространяются на выделенные несмежные диапазоны. !Например, их можно перемещать или копировать, удалять, форматировать, вводить в них данные. Данные выделения:

а) выделить 1-й диапазон, нажать Shift+F8 – в строке состояния появится ДОБ (включение режима несмежных выделений), последовательно выделить все необходимые диапазоны.

б) выделение с помощью мыши при нажатой Ctrl.

2.8. Выделение ячеек по заданным критериям.

Для выделения ячеек по критериям сначала надо выделить диапазон, в которой должен происходить поиск нужных ячеек. В противном случае действие функции распространяется на весь рабочий лист.

После выделения области в меню Правка/ команда Перейти или F5, чтобы открыть диалоговое окно Переход – кнопку Выделить – диалоговое окно Выделение группы ячеек.