1. Запуск Access.
Нажать кнопку Пуск на панели задач.
Открыть в главном меню пункт Программы.
Выбрать программу Microsoft Access.
При запуске Access появляется окно Microsoft Access и диалоговое окно, в котором предлагается выбрать одно из действий: создать новую базу данных, запустить Мастера или открыть уже существующую БД (рис. 1).
Рис. 1. Диалоговое окно
2. Создание базы данных.
Выбрать в диалоговом окне переключатель Новая база данных и нажать кнопку ОК.
Появляется диалоговое окно Файл новой базы данных с содержанием папки Мои документы.
В раскрывающемся списке папка, открыть папку, которая будет хранить вновь созданную БД
В поле Имя файла следует указать имя создаваемого файла sport и нажать кнопку Создать. По умолчанию, файлу присваивается имя db1. Все объекты одной базы хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение mdb.
После создания файла появится окно БД. Окно базы данных – один из главных элементов Access. В нем представлены все объекты БД (таблицы формы, запросы, отчеты, макросы), предназначенные для ввода, управления и хранения информации (рис. 2).
В верхней части окна размещается заголовок, меню и панель инструментов, а в нижней части – строка состояния. Доступ к объектам возможен только через это окно.
Рис. 2. Окно базы данных в окне программы Microsoft Access
3. Таблицы
Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленных таблиц.
Существует два основных режима работы с таблицей: в режиме таблицы и с помощью конструктора. В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, то есть задаются имена полей и задается тип информации в поле, описываются поля, задаются свойства полей.
Прежде чем работать с таблицей ее следует создать. Если во вкладке окна базы данных щелкнуть по кнопке Создать, то появится диалоговое окно, в котором будет предложено несколько способов (опций) создания таблиц.
Опция Режим таблицы. Предлагается таблица с 20 полями, куда необходимо ввести данные. После ее сохранения Access сама решает, какой тип данных присвоить каждому полю.
Опция Конструктор. Необходимо самостоятельно создавать поля, выбирать типы данных для полей, размеры полей и, если необходимо устанавливать свойства полей.
Опция Мастер таблиц. Используя представленный набор полей уже описанных таблиц, создать необходимую таблицу.
Опция Импорт таблиц. Можно импортировать данные из таблиц других приложений в базу данных. Новые таблицы теряют непосредственную связь с другими приложениями.
Опция Связь с таблицами. Действия похожи на действия, совершаемые при выборе предыдущей опции, но при этом таблица остается в своем формате, т.е. может использоваться несколькими приложениями.
Для создания таблицы в режиме конструктора следует выбрать опцию Конструктор и щелкнуть по кнопке ОК.