41

Microsoft Access: краткие сведения Оглавление

1. Основные понятия 2

2. Microsoft Access: запуск программы и создание файла базы данных 2

3. Таблицы 5

3.1. Создание таблицы с помощью Конструктора 6

Типы полей 6

Характеристика свойств 7

Перемещение, удаление и добавление полей 7

Пример создания таблицы с помощью Конструктора 8

3.2. Ввод данных 10

3.3. Модификация таблиц 11

3.4. Установление связей между таблицами 12

3.5. Редактирование данных 14

3.6. Сортировка данных 15

3.7. Фильтрация данных 15

4. Запросы 17

4.1. Запрос на выборку 18

4.2. Запрос на выборку с параметром 20

4.3. Запрос на обновление 21

4.4. Запрос с вычисляемым значением поля 23

4.5. Запрос с использованием групповых операций 26

Таблица 3 26

5. ФОРМЫ 30

5.1. Создание формы с помощью Мастера форм 30

5.2. Создание на форме надписей и кнопок 32

6. Отчеты 35

6.1. Автоматическое создание и структура отчета 35

6.2. Создание отчета с помощью конструктора 37

7. панелЬ управления 38

1. Основные понятия

В каждой области деятельности создаются собственные базы данных. Под термином "база данных" (БД) в широком смысле принято понимать совокупность сведений об объектах, в какой-либо области. Например: база данных поликлиники (медицина), база данных библиотеки (культура). База данных – это совокупность взаимосвязанных и упорядоченных данных, которая обеспечивает их оптимальное использование в определенной области. С точки зрения пользователя, важно, что именно входит в базу данных. В некоторых случаях разделяют данные и программы, которые используют для обработки этих данных. Тогда файл данных называют базой, а программу, которая работает с этим файлом – системой управления базой данных (СУБД). Основные функции СУБД – это обработка данных и управление данными.

В зависимости от способа организации данных выделяют следующие виды баз данных: реляционные, сетевые, иерархические. Наибольшее распространение в настоящее время получили реляционные базы данных.

Реляционную базу данных можно представить как множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит сведения об информационном объекте (сущности) определенного типа, например: клиенте, автомобиле, документе. В названиях столбцов таблицы отражаются различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, для информационного объекта Студент это могут быть: номер зачетной книжки, фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний адрес).

Каждая строка таблицы называется записью и содержит данные об одном экземпляре информационного объекта (примером экземпляра информационного объекта Студент может быть <572; Смирнов; Иван; Петрович; 29.05.85; 61000, Киров, ул. Московская, д.27, кв. 11>). Все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей, в которых хранятся значения атрибутов информационного объекта. Каждое поле в записи содержит значение одной характеристики информационного объекта и имеет строго определенный тип данных (например, числовой, текстовый, дата и т.п.).

Ключом таблицы называют поле (или несколько полей), значение в котором однозначно идентифицирует каждую запись таблицы. Например, в таблице, соответствующей информационному объекту Студент, ключевым может быть поле "номер зачетной книжки".