МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Південнослов’янський інститут

Київського славістичного університету

Скороходов В. А., Худякова І. М.

АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ МЕНЕДЖЕРА

Навчальний посібник

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник

для студентів вищих навчальних закладів

Київ – 2008

УДК 005:004.91](075.8)

ББК 65.290-2я73+32.973я73

С 44

_{Рецензенти :}

В. В. Горлачук — доктор економічних наук, професор, заідувач кафедри менеджменту і економіки Миколаївського державного гуманітарного університету ім. П. Могили М. В. Фатєєв — кандидат технічних наук, професор, завідувач кафедри

менеджментуНаціонального університету кораблебудування ім. адмірала Макарова

Рекомендовано Міністерством освіти і науки України як навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів (лист № 14/18.2—2805 від 27.12.2004 р.)

Скороходов В. А., Худякова І. М.

С 44 Автоматизоване робоче місце менеджера. — Навчальний посібник. — К.: «Видавничий дім «Професіонал», 2008. — 416 с.

ISBN 978-966-370-083-0

У навчальному посібнику розкриваються поняття організації та автомати- зації праці сучасного менеджера: викладаються питання автоматизації прий- няття рішень, використання баз даних як інструменту створення автоматизова- них робочих місць (АРМ) менеджерів; надаються рекомендації щодо створення та застосування АРМ в конкретних умовах; наводяться приклади сучасних АРМ проектного менеджменту, бізнес-планування, в т. ч. управління вищим навчальним закладом. Наприкінці кожного розділу наведені питання для само- контролю та варіанти завдань з розробки елементів АРМ.

УДК 005:004.91](075.8)

ББК 65.290-2я73+32.973я73

© Скороходов В. А., Худякова І. М., 2008

© Південнослов’янський інститут

Київського славістичного університету, 2008

Isbn 978-966-370-083-0 © «Видавничий дім «Професіонал», 2008

_ЗМІСТ

Вступ .....................................................................................................................6

Частина 1. Етико-психологічні та інформаційні аспекти діяльності сучасного менеджера ..........................................................................................9

1.1. Зміст управлінської праці та психології управління ................................10

1.1.1. Основні терміни та визначення ........................................................10

1.1.2. Функції управління ............................................................................14

1.1.3. Управлінські відносини ....................................................................17

1.1.4. Принципи управління ........................................................................20

1.1.5. Методи управління ............................................................................22

1.2. Етичність стилів управління, делегування та контролю

в роботі менеджера .............................................................................................25

1.2.1. Стилі управління ................................................................................25

1.2.2. Делегування повноважень ................................................................34

1.2.3. Процес контролю ...............................................................................38

1.3. Інформаційні технології і інформаційні системи в управлінні ...............41

1.3.1. Основні терміни і визначення ..........................................................41

1.3.2. Інформаційні вимоги до систем управління ...................................49

Запитання і завдання для обговорення .............................................................55

Частина 2. Організація роботи обговорення ...............................................56

2.1. Управління робочим часом або тайм-менеджмент ..................................65

2.2. Ділова атрибутика менеджера ..................................................................112

2.2.1. Візитні картки ..................................................................................112

2.2.2. Діловий одяг .....................................................................................125

2.2.3. Бізнес-подарунки .............................................................................139

2.3. Робоче місце менеджера ...........................................................................146

2.3.1. Фізичне робоче місце фахівця ........................................................147

2.3.2. Електронне робоче місце .................................................................155

2.3.3. Забезпечення робочого місця менеджера ......................................157

Запитання і завдання для обговорення ...........................................................160

Частина 3. Автоматизоване робоче місце:

основні поняття, призначення .....................................................................161

3.1. Призначення АРМ .....................................................................................162

3.2. Типова структура АРМ .............................................................................163

3.3. Класифікація АРМ .....................................................................................166

3.4. Завдання управління ..................................................................................168

3.5. Програма «Галактика» як приклад корпоративної

інформаційної системи на базі АРМів .....................................................180

3.5.1. АРМ керівника .................................................................................181

3.5.2. АРМ менеджера відділу логістики .................................................183

3.5.3. АРМ менеджера щодо роботи з персоналом .................................185

3.5.4. АРМ фінансового менеджера .........................................................188

3.5.5. АРМ бухгалтерського обліку ..........................................................189

3.5.6. АРМ технологічними процесами ...................................................189

Запитання і завдання для обговорення ...........................................................191

Частина 4. Сучасні інструменти проектного менеджменту ....................192

4.1. Інформаційна система управління проектами Microsoft Project ............194

4.2. Інформаційна система багатопроектного планування

Time Line 6.5 (Фірма Time Line Solutions) ...............................................236

4.3. Управління середніми і великими проектами за допомогою

Primavera Project Planner (P3) (Фірма Primavera Systems, Inc.) ..............237

4.4. Інформаційна система Sure Trak (Фірма Primavera Systems, Inc.)..........240

4.5. Програмні продукти Artemis Views (Фірма Artemis International) ........241

4.6. Інформаційна система УП Spider Project

(Spider Technologies Group, Росія) ...........................................................243

4.7. Програмні продукти Open Plan Welcom Software ...................................244

4.8. Система розробки бізнес-планів Project Expert .......................................250

4.9. Геоінформаційні системи і управління проектами ..................................294

Запитання і завдання для обговорення ...........................................................299

Частина 5. Розробка автоматизованих робочих місць .............................300

5.1. Ресурси баз даних ......................................................................................301

5.1.1. Основні поняття БД .........................................................................302

5.1.2. Архітектура СУБД ...........................................................................308

5.1.3. Інфологічна модель даних «Сутність-зв’язок».

Основні поняття ...............................................................................312

5.1.4. Реляційна структура даних .............................................................324

5.1.5. Реляційна база даних .......................................................................329

5.2. Цикл розробки АРМ ..................................................................................330

5.2.1. Системні дослідження .....................................................................334

5.2.2. Системний аналіз .............................................................................336

5.2.3. Зміст етапу «Системне проектування» ..........................................339

5.2.4. Роль інструментів і стандартів у проектуванні .............................342

5.2.5. Суть CASE-технологій ....................................................................343

5.2.6. Зміст етапів «Упровадження» і «Супровід» ..................................347

Запитання і завдання для обговорення ...........................................................348

Частина 6. Автоматизована система управління університетом ..........349

6.1. АРМ «Ректора» ..........................................................................................354

6.2. АРМ «Методиста кафедри» ......................................................................357

6.3. АРМ «Адміністратора» .............................................................................363

6.4. АРМ «Менеджера з оплати за навчання» ................................................365

6.5. АРМ «Відділ кадрів» .................................................................................366

6.6. АСУ бібліотекою, створення електронних каталогів бібліотеки ..........370

6.6.1. Призначення і предметна область ..................................................370

6.6.2. Побудова інфологічної моделі ........................................................373

6.6.3. Проектування бази даних ................................................................376

6.7. Автоматизація роботи редакційно-видавничого відділу .......................382

Запитання і завдання для обговорення ...........................................................388

Частина 7. Нові форми організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних ...................................................................................389

7.1. Віртуальний офіс .......................................................................................389

7.2. Інтернет комерція ......................................................................................401

Запитання і завдання для обговорення ...........................................................406

Завдання для самостійної дослідницької роботи ......................................407

Література ........................................................................................................409

_ВСТУП

Якщо вам незрозуміло якесь слово в технічному тексті, не звертайте на нього уваги. Текст повністю зрозумілий і без нього.

Закон Купера

Комп’ютери незрівнянні: за декілька хвилин вони можуть зробити таку грандіозну помил- ку, яку не в змозі зробити безліч людей за багато місяців.

Закон М. Мічема

Розвиток бізнесу безпосередньо пов’язаний з успіхами управ- ління фірмою, організацією. До процесу управління належить збір, обробка, передавання інформації. Зв’язки в процесі управління між різними управлінськими працівниками здійснюються також за допо- могою інформації, тому можна зробити висновок про інформаційну природу управлінської діяльності.

Управління — це процес організації дій спрямований на досяг- нення бажаної мети. Соціальне управління — це досягнення цілей організації шляхом впливу на персонал при залученні матеріальних, фінансових та інформаційних ресурсів. Люди, які впроваджують управлінську діяльність, менеджери — це професійно підготовлені

ВСТУП

управлінці. Їх робота полягає в обробці (аналізі та синтезі) інформа- ції, постановці завдань, прийнятті рішення, організації його вико- нання, координації, мотивації та контролі.

Мистецтво в сфері менеджменту — це здатність приймати ефективні рішення в умовах дефіциту інформації та часу. Тому сьогодні підвищуєть- ся роль організації праці менеджерів, її автоматизації та комп’ютеризації.

Дослідження вітчизняних вчених показали, що одною з основ- них причин малої ефективності праці менеджерів є низький рівень автоматизації праці, невпорядкованість інформації, нечіткий розпо- діл прав і обов’язків.

Вирішенню цих проблем допомагає вивчення інформаційної су- ті менеджменту, розробка та впровадження автоматизованих систем та технологій. Використання сучасних інформаційних технологій для управління організацією робить любу компанію більш конкуре- нтноздатною за рахунок підвищення її керованості та адаптованості до змін ринкової кон’юнктури.

Автоматизація дозволяє підвисити ефективність управління, поміняти характер праці менеджера. Неможливо уявити сьогодні ро- боче місце менеджера без комп’ютера та сучасної оргтехніки.

Запропонований навчальний посібник присвячений висвітлен- ню саме цих питань. Посібник складений з семи частин, кожна з частин присвячена конкретному аспекту діяльності сучасного мене- джера та закінчується переліком запитань і завдань для студентів.

У першій частині посібника подаються уявлення про етико-пси- хологічні аспекти діяльності менеджера. Аналізується роль етичнос- ті стилів управління, делегування та контролю в роботі менеджера. Особлива увага приділяється вивченню термінів та структур сучас- них інформаційних систем та технологій.

У другій частині посібника висвітлені питання про управління робочим часом менеджера та застосування програмних засобів в

«Тайм-менеджменті». Розглянуто обладнання робочого місця та ді-

лові атрибути, які використовують менеджери.

Вирішенню конкретних завдань, які реалізуються за допомогою автоматизованих робочих місць, висвітленню типових структур та класифікації автоматизованих робочих місць присвячена третя час- тина посібника.

Четверта частина характеризує сучасні інструменти проектного

менеджменту, подає аналіз основних програмних продуктів цього напряму діяльності та їх класифікацію, більш досконало розглядає такі програми як Microsoft Project та Project Expert.

Методам створення конкретних програмних продуктів, необ- хідних для автоматизованих робочих місць, використанню знань про ресурси баз даних та циклах розробки автоматизованих робочих місць присвячена п’ята частина навчального посібника.

У шостій частині наведені конкретні приклади різних автомати- зованих робочих місць та проаналізовані варіанти їх створення, в то- му числі оригінально розроблені фахівцями Південнослов’янського інституту Київського славістичного університету для управління на- вчально-виховним процесом у вищих навчальних закладах.

Сьома частина — погляд у найближче майбутнє. Проведений аналіз та надані рекомендації щодо організації нових форм бізнесу, які неможливі без сучасних засобів комунікації, без автоматизова- них робочих місць менеджерів.

Матеріали навчального посібника призначені для студентів, які навчаються за напрямом «Менеджмент та адміністрування», магіст- рів та аспірантів, а також викладачів та фахівців, які займаються ав- томатизацією процесів прийняття управлінських рішень та управ- лінням матеріальними, фінансовими, трудовими та інформаційними ресурсами.

Автори висловлюють щиру подяку доценту Бродовській В. Й. за велику працю щодо підготовки даного навчального посібника до видання, а також науковим рецензентам, професорам Горлачу- ку В. В. та Фатєєву М. В. за цінні зауваження та рекомендації з вдосконалення навчального посібника.

Частина1

ЕТИКО-ПСИХОЛОГІЧНІ

ТА ІНФОРМАЦІЙНІ АСПЕКТИ ДІЯЛЬНОСТІ СУЧАСНОГО МЕНЕДЖЕРА

Окремий скрипаль сам управляє собою, оркестр же потребує диригента.

К. Маркс

У сучасних умовах взає- мовідносини «начальника» і

«підлеглих» більше нагаду- ють взаємостосунки дири- гента оркестру і музикан- тів, а не традиційну схему

«я начальник, ти — дурень»

Пітер Друккер

1. Кожен може ухвалю- вати рішення, маючи в своє- му розпорядженні достат- ню кількість формації.

2. Хороший керівник ухвалює рішення і при її недостатній кількості.

3. Ідеальний — діє при абсолютній відсутності інформації.

Закони початкових даних Спенсера

1.1. Зміст управлінської праці та психології управління

1.1.1. Основні терміни та визначення

Процеси управління мають місце там, де здійснюється загальна діяльність людей для досягнення певних результатів. Головною озна- кою управління в соціальних системах є вироблення рішення на осно- ві аналізу та оцінки інформації суб’єктом управління (менеджером).

Основними компонентами, що входять до структури системи управління, є: суб’єкт управління, об’єкт управління, мета управлін- ня, управлінські взаємовідносини, функції управління, механізм управління та інше.

Суб’єкт управління — це структурно визначені об’єднання людей, що наділені управлінськими повноваженнями та здійс- нюють управлінську діяльність.

Менеджер завжди виходить з певної мотивації, тобто розумін- ня, переконання у важливості прийнятих настанов, законів держави, необхідності їх дотримання для ефективної діяльності усіх соціаль- них структур. Ефективність діяльності менеджера набагато вища, якщо він діє не тільки за інструкціями, але ще й за переконаннями. Ступінь розуміння менеджером змісту та значимості завдань з управління підприємством, фірмою, підтримання правопорядку сут- тєво впливає на характер стратегічних та тактичних завдань, які він ставить перед своїми підлеглими.

Об’єкт управління — це окремі люди та групи, на які спрямо- вані організаційні, систематичні, планомірні впливи суб’єкта управління. Метою такого впливу є спрямування об’єкта пев- ним шляхом розвитку, надання йому стану організованості, від- повідності певним вимогам.

Через управління менеджери різних рівнів здійснюють свою ор- ганізаційну діяльність на рівні держави, регіону, міжгрупових та міжособистісних взаємодій, організовують спільну діяльність на досягнення намічених цілей, спільних результатів. Таким чином, суб’єкт управління надає стійкість, стабільність об’єкту, підтримує його функції, спрямованість його розвитку.

Між суб’єктом та об’єктом управління є діалектичний взаємо-

зв’язок та взаємовплив.

Соціальне управління — це безперервний процес дії менедже- ра (суб’єкта управління) на організаційну групу людей або на кого-небудь з цієї групи окремо (об’єкт управління) з метою ор- ганізації та координації їх спільної діяльності для досягнення найкращих результатів при наявності психологічної сумісності.

Психологія управління — це галузь психологічної науки, яка вивчає психологічні аспекти процесу управління та спрямована на оптимізацію й підвищення ефективності цього процесу.

Психологія управління як наука вивчає такі явища:

1. Психологічні аспекти діяльності менеджера:

• психологічні особливості управлінської праці;

• психологічний аналіз особистості менеджера, вимоги до його особистісних якостей;

• психологічні аспекти прийняття управлінських рішень;

• індивідуальний стиль управління менеджера.

2. Психологічні аспекти діяльності організації:

• можливість використання психологічних факторів для ви-

рішення управлінських завдань;

• закономірності формування сприятливого соціально-пси-

хологічного клімату в організації;

• закономірності формування оптимальних міжособистісних взаємовідносин в організації;

• проблеми психологічної сумісності;

• мотивація праці членів організації.