Тема 7. Організація та проведення ділових прийомів

План:

1. Мета ділової гостини. Основні вимоги до організації;

2. Організація і проведення прийомів з розсаджуванням;

3. Організація ділового сніданку, обіду, вечері;

4. Коктейль фуршет: суть, основна мета, правила проведення;

5. Інші види прийомів;

6. Ситуації під час прийомів: у директора, вдома, на природі;

7. Протокол дарування.

Література:

1. Архіпов В.В. Організація ресторанного господарства / В.В. Архіпов, - К.: Центр учбової літратури, 2007. - 280 с.

2. Архіпов В.В. Організація обслуговування у закладах ресторанного господарства / В.В. Архіпов, В.А. Русавська. К.: Центр учбової літератури, 2009. - 342 с.

3. Снітинський В.В. Діловий етикет у міжнародному бізнесі: Навчальний посібник / Снітинський В.В., Давальницька Н.Б., Брух О.О. – Львів: «Магнолія 2006», 2009. – 300 с.

1. Мета ділової гостини. Основні вимоги до організації

Найчастіше організовують прийоми таких видів: 1) сніданок; 2) обід; 3) вечеря; 4) «келих шампанського»; 5) «келих вина»; 6) чай; 7) коктейль; 8) фуршет.

Кожний прийом потребує ретельної підготовки.

Особлива увага повинна надаватись підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.

Чим чисельніший прийом, тим раніше доцільно запросити гостей, щонайменше за 10 днів. На прийом гостей запрошують письмово. Якщо запрошення має дуже формальний характер, його друкують на спеціальних картках або листівках. У письмовому запрошенні обов’язковою є інформація про:

■ назву організації, яка влаштовує прийом або є його спонсором;

■ вид події (ділова зустріч, офіційні збори тощо);

■ місце проведення, адресу;

■ дату і час проведення;

■ номер контактного телефону, ім’я або посада особи-організатора (відповідальної, контактної людини);

■ особливості одягу (фраки, краватки, вечірні сукні тощо)

2. Організація і проведення прийомів з розсаджуванням

Після того, як визначено склад учасників прийому, розіслані запрошення, обрано приміщення, складається план розсаджування гостей. Основними варіантами цього процесу можуть бути наступні:

1. Присутні тільки чоловіки: господар прийому і почесний гість очолюють стіл.

2. Присутні чоловіки і жінки: господар прийому і його дружина очолюють стіл (місця жінок вказані).

3. Присутні тільки чоловіки: господар прийому очолює П – подібний стіл.

4. Присутні тільки чоловіки: господар прийому очолює Т – подібний стіл.

Для прийомів з розсаджуванням обираються столи різної форми. При цьому треба враховувати, що мінімальний простір для одного гостя за столом – 70 см. Комфортним для проведення неофіційного прийому вважається круглий стіл, який створює атмосферу неофіційності та невимушеності. За таким столом жодний із гостей не здається головуючим і жодний не опиниться з краю, що особливо важливо, коли на прийомі присутні жінки. Перевагою круглого столу є й те, що гостям за ним зручно спілкуватись між собою, але якщо їх не більше 12-ти (діаметр стола в цьому випадку має бути 2,70 м).

За овальним столом почесне місце може знаходитись у центрі або з боків. Квадратний стіл використовують, якщо число учасників прийому кратне чотирьом. В іншому випадку гості отримають неоднаковий простір за столом, що може сприйматись ними неоднозначно.

Для того, щоб гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знав, хто буде його сусідом, біля входу на невеликому столику виставляється план розсаджування.

Розсаджуючи гостей за столом, необхідно дотримуватись певних правил:

- почесним є місце навпроти вхідних дверей, а якщо двері розміщуються збоку – на стороні столу, поверненої до вікон;

- якщо прийом організовується у ресторані, тоді почесного гостя садять обличчям до зали й оркестру;

- найменш почесними вважаються місця на торцях столу, за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл, тому садити на ці місця гостей, а особливо жінок, не прийнято. Якщо ж виникають труднощі з розсаджуванням та існує необхідність використати місця на торцях столу, то їх можуть зайняти господар і господиня прийому;

- на діловій гостині, де присутні тільки чоловіки, першим є місце справа від господаря, другим – зліва від нього. Якщо господар хоче оточити особливою увагою гостя дуже високого чину, він може посадити його в якості голови столу навпроти себе. Наступним найбільш почесним місцем в цьому випадку буде місце справа від господаря;

- якщо на прийомі присутня господиня дому, то, як правило, запрошуються жінки всіх присутніх. У цьому випадку першим вважається місце справа від господині, другим – справа від господаря;

- якщо жінка присутня на гостині в якості дружини, то її розміщують у відповідності зі статусом чоловіка;

- якщо жінка має вищий статус, ніж у її чоловіка, то вона займає відповідно до свого статусу місце за столом, а її чоловік в такому випадку сідає серед чоловіків у відповідності з рангом своєї дружини;

- не можна садити поряд за стіл двох іноземців з однієї країни;

- жінка ніколи не повинна сидіти біля жінки, а чоловік – біля своєї дружини;

- прийнято розсаджувати подружжя на одній стороні столу, а якщо на різних, то не навпроти;

- не бажано приходити на прийом з розсаджуванням раніше вказаного часу, але якщо так сталося, необхідно почекати десь поблизу. Запрошені у визначений час збираються в окремому приміщенні. Зазвичай, протягом перших 15-20-ти хвилин їх знайомлять, пропонують охолоджувальні напої (соки, коктейлі) та легенькі закуски. Гості можуть сідати за стіл тільки після того, як це зробить господиня і господар.

Запізнення на прийом вважається порушенням етикету і може сприйматися як образа. Чекають особу, яка запізнюється, не більше визначеного часу, потім гостей запрошують до столу.

Дотримання правил доброго тону є обов’язковим. Господар прийому після закінчення трапези встає з-за столу і запрошує гостей в приміщення, де сервіровані столи для кави і чаю, також розносять коньяк і лікер.

Ініціатива закінчення прийому належить господарю або почесному гостю.