Учет денежных средств

Денежные средства находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, выставленных аккредитивах, чековых книжках, на специальных и депозитных счетах и пр. С помощью денежных средств производятся расчеты с поставщиками за приобретенные у них товарно-материальные ценности, с покупателями — за купленные ими товары, продукцию, с заказчиками — за выполненные работы и оказанные услуги, с кредитными учреждениями — по ссудам и другим финансовым операциям, бюджетом — по налогам и сборам, с другими юридическими и физическими лицами — по различным хозяйственным операциям.

Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными денежными средствами.

Для учета денежных средств применяют счета бухгалтерского учета, находящиеся в разделе V «Денежные средства» Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»).

1. Учет денежных средств и денежных документов в кассе

К кассовым операциям относится любое движение, т. е. изменение остатка наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, иных документов, хранящихся в кассе организации. Основными документами, регулирующими порядок их осуществления, документального оформления, контроля и учета, являются:

• Федеральный закон от 22 мая 2003 г № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов или) расчетов с использованием платежных карт»;

• письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации»;

• положение Центрального банка Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-п (в ред. от 31 октября 2002 г.) «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;

• указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с други­ми организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Цент­ральным банком Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, с которым в соответст­вии с трудовым законодательством заключается договор о полной материаль­ной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В организациях, имеющих несколько касс (например, организации торгов­ли, транспорта и др.), существует главная касса. Ее ведет главный кассир, ко­торому подчиняются и перед которым ежедневно отчитываются кассиры операционных касс.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а так­же при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций за­крыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имею­щим отношения к ее работе, воспрещается.

В соответствии с указанием Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньга­ми и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» в настоящее время в Россий­ской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньга­ми между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.

Совместным письмом Центрального банка Российской Федерации от 2 июля 2002 г. № 85-Т и Министерства по налогам и сборам Российской Фе­дерации от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252 «По вопросам осуществления расче­тов между юридическими лицами наличными деньгами» разъяснено, что предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Рас­четы наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким документам по одному договору, не могут превы­шать предельный размер расчетов наличными деньгами.

Вместе с тем указанные ограничения не распространяются на расчеты с участием индивидуальных предпринимателей.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лими­тов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согла­сованию с руководителями этих предприятий. Лимит кассы — это предельная сумма денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

В соответствии с главой 2 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Центральным банком Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П е ред. указаний Центрального банка Российской Федерации от 31 октября 2002 г. № 1201-У), лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается уг­ождениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление пред­приятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится до их сведения приказом руководителя предприятия.

При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из них с рас­четом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После уста­новления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. При проверке данного предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельнос­ти, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения бан­ков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответ­ствии с договором банковского счета.

Все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в соответствую­щем порядке и в согласованные сроки. Наличные деньги также могут быть сданы инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счетах банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и вы­плату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Превышение установленного лимита в кассе наличных денег допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы работни­кам организации, премий, пособий по социальному страхованию и сти­пендий (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до 5 дней), включая день получения денег в банке. Остаток не выданной на­личности возвращается в банк.

Для учета кассовых операций применяются унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата Рос­сии от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.), согласованные с Мин­фином России и Минэкономики России :

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);

• кассовая книга (форма № КО-4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (фор­ма № КО-5).

Особенностью кассовых документов является то, что в них не допускаются подчистки, помарки или исправления. Если при составлении документа были допущены ошибки, то незарегистрированный и предварительно не пронуме­рованный документ уничтожается, а вместо него выписывается правильный. В иных случаях неверный документ аннулируется перечеркиванием и надпи­сью «Аннулировано», новый документ выписывается под следующим поряд­ковым номером. Кассовые документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны с помощью пишущей машинки, компьютерной техники и должны быть подписаны главным бухгалтером или иным лицом, уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия, и кассиром, а расходные документы, кроме того, — и руководи­телем предприятия или иным должностным лицом, имеющим право разре­шать расходование средств. В приходных и расходных ордерах указывается ос­нование для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (пла­тежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами рас­ходного кассового ордера. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разреши­тельная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кас­совых ордерах не обязательна.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменя­ющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в кассовой кни­ге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руково­дителя и главного бухгалтера. Если в организации есть операционные кассы, где движение денежных средств в операционных кассах отражается в книгах кассиров-операционистов. Тогда кассовая книга ведется главным кассиром.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную о>магу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов оста­ются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются оди­наковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями касси­ра, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кас­совой книге.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получе­ния или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операции за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию запи­сей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главно­го бухгалтера предприятия.

Основанием для записи кассовых операций на счетах бухгалтерского учета служит отчет кассира с приложенными к нему первичными документами. Кассир передает отчет в бухгалтерию под расписку получающего его бухгал­тера. Последний проверяет правильность записи первичных документов в отчете и его итогов. В организациях, ведущих расчеты с помощью контрольно-кассовых машин, кассовый отчет также составляется с показателями счетчиков контрольно-кассовых машин, которые распечатываются по окончании работы касс и прикладываются к отчету кассира. При этом показания счетчиков могут превышать величину наличной выручки на сумму продаж, оплаченных кредитными карточками, что отражается как переводы в пути,

и денежными документами.

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход — по кредиту. Счета, корреспондирующие счету 50 «Касса», указываются бухгалтером в первичных кассовых документах — ордерах и ведомостях — в момент их выписки, т. е. еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 учитываются денежные средства в кассе организации, в том числе для учета наличия и движения российской валюты, а также для каждой используемой иностранной валюты. Основным источником их поступления в кассу служит снятие наличных денег по чекам с расчетного счета. При проверке данной операции необходимо убедиться, что в корешке чека, приходном ордере и отчете кассира указана идентичная сумма, и сравнить ее с банковской выпиской по счету. Поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета отражается по

Д 50 «Касса» кредита счета

К 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» (если средства даются в иностранной валюте).

В организациях, ведущих расчеты с населением, основная часть наличных денег поступает в кассу в виде наличной выручки — дебет счета 50 «Касса» и кредит счета «Продажи». Кроме того, наличные денежные средства вносятся кассу подотчетными лицами, рабочими и служащими, покупателями и другими контрагентами.

Денежные средства из кассы расходуются прежде всего на выплату заработной платы:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К 50 «Касса».

Не выданные по ведомости суммы депонируются и относятся:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Наличная выручка, остаток денежных средств в кассе сверх установленного лимита сдаются в банк. При сдаче кассиром организации денег непосредственно в кассу банка делается запись:

Д 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

К 50 «Касса»

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Отражено списание с расчетного счета в банке денежных средств и поступление их в кассу организации	50.1	51	100000	Приходный кассовый ордер, выписка банка по расчетному счету
Выдана заработная плата работникам организации	70	50.1	96000	Расчетно-платежная ведомость, расходный кассовый ордер
Отражено депонирование суммы невыплаченной заработной платы
	70	76.4	4000	Расчетно-платежная ведомость, бухгалтерская справка
Внесена на расчетный счет в банк депонированная сумма денежной наличности				Расходный кассовый ордер, выписка банка по расчетному счету
	51	50.1	4000

Если выручка передается инкассаторам или дается на почту для перевода на счет, то дебетуется счет 57 «Переводы в пути».

На субсчете 50-2 учитываются наличие и движение денежных средств в операционных кассах (кассах, открываемых в подразделениях организа­ции). Выдача денег из главной кассы в операционные и возврат их фиксиру­ются в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (фор­ма № КО-5). При выдаче главным кассиром денежных средств в операционные кассы делается запись:

Д 50-2 «Операционная касса»

К 50-1 «Касса организации».

При сдаче средств в главную кассу со­ставляется обратная запись.

На субсчете 50-3 учитываются находящиеся в кассе организации денеж­ные документы. К денежным документам относят почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины, путевки в дома отдыха и санатории и др. Денежные документы принимаются к учету и отражаются в балансе в сумме фактических затрат на их приобретение, а не по номинальной стоимости.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приход­ными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Книга учета движения денежных документов может вестись на бланках и аналогична кассовой книге.

Поступление денежных документов в кассу отражается:

Д 50-5 «Денежные документы»

К 50-1 «Касса организации» — при приобретении денежных документов за наличный расчет;

или

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при сдаче в кассу документов, приобретенных сотрудниками организации;

или

К 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при получении денежных документов, приобретенных по безналичному расчету.

Выдача денежных документов под отчет отражается:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче документов под отчет (например, билетов на проезд к месту командировки);

Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при возврате денеж­ных документов, приобретенных по безналичному расчету (например, при возврате билетов транспортному агентству);

Д 26 «Общехозяйственные расходы» — при использовании денежных докумен­тов на нужды организации (например, отправка почтовой корреспонденции

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при выдаче путевок работникам.

К 50 «Касса»

Если путевки оплачиваются работниками только частично то часть их стоимости, оплачиваемая организацией, относится:

Д 91-2 «Прочие расходы».

К 50-3