1 Понятие формы

Формой называется бланк для заполнения конкретными данными.

Форма представляет собой электронную версию документа с незаполненными областями для ввода данных, которая сохраняется как шаблон.

В Word можно создать следующие виды форм:

• формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Такие формы не требуют защиты от изменений;

• настраиваемые электронные формы, предоставляющие большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для этих форм необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Форма для ввода данных состоит из неизменной (постоянной) и изменяемой (переменной) частей.

Постоянная часть формы может содержать:

• неизменяемый при вводе данных текст,

• таблицы фиксированного содержания;

• рисунки, линии разметки, элементы оформления (заполнения, обрамления).

Переменная часть включает специальные поля:

• текстовые поля,

• поля со списком,

• флажки (переключатели), которые вставляются в документ с помощью панели инструментов Формы (рисунок 2.1), предназначены для ввода информации и могут содержать возможные варианты ответов.

Рисунок 2.1- Панель инструментов Формы

Панель инструментов Формы вызывается одним из следующих двух способов:

1. командой: пункт меню Вид – Панели инструментов – Формы;

2. правым щелчком мышки на любой кнопке любой панели инструментов – команда Формы.

2 Вставка полей формы в создаваемую форму электронного документа

Для вставки полей в форму, предназначенную для просмотра и заполнения в MS Word или для печати, необходимо:

1. щелкнуть в документе место вставки поля формы;

2. выполнить любое из следующих действий:

• для добавления текстового поля нажать кнопку Текстовое поле .

Для данного поля может быть задан параметр значение по умолчанию, и пользователю не нужно будет вводить наиболее вероятный ответ, за исключением случая, когда ответ необходимо изменить;

• для добавления флажка рядом с независимым параметром необходимо нажать кнопку Флажок . Флажки могут быть также добавлены к группе параметров, которые не являются взаимоисключающими (то есть можно выбирать более одного параметра);

• для добавления поля со списком возможных ответов - кнопку Поле со списком . При необходимости пользователь сможет пролистывать его для просмотра остальных ответов.

3 Параметры полей изменяемой части формы

Каждый тип полей формы характеризуется набором параметров. Правым щелчком по вставленному в форму полю можно выбрать из контекстного меню команду Свойства, вызывающую диалоговое окно настройки этого поля. В таблице 2.1 приведены настраиваемые параметры полей, а на рисунке 2.2 (а, б, в) представлены окна настроек различных видов полей формы.

Таблица 2.1. Параметры полей переменной части формы

№ п/п	Вид поля	Тип поля	Параметры поля
1	Текстовое	Обычный текст	Максимальная длина текста Текст по умолчанию
		Число	Ограничение длины Число по умолчанию Формат числа
		Дата (время)	Ограничение длины Число по умолчанию Формат даты
		Текущая дата	Формат текущей даты
		Текущее время	Формат текущего времени
		Вычисление	Выражение (формула вычисления, начинающаяся со знака =, содержащая имена закладок, константы, знаки операций) Ограничение длины Формат выражения
2	Со списком	Элементы списка	Значение каждого элемента списка Порядок следования элементов списка
3	Флажок		Размер флажка (в пунктах) Состояние по умолчанию (снят, установлен)

Для всех видов полей при входе и выходе курсора из него могут выполняться заранее созданные макросы.

В строке состояния или по клавише F1 можно сделать отображение справочного текста по работе с полями формы. Максимальная длина текста справки – 255 символов.

Каждое поле формы автоматически помечается закладкой – специальной пометкой, которая позволяет делать ссылки по имени закладки на элемент текста.

Для полей на момент их заполнения можно установить статус только для чтения, сняв отметку Разрешить изменение.

а) параметры текстового поля б) параметры поля со списком

Рисунок 2.2 - Диалоговые окна настроек полей формы

в) параметры поля флажок

Рисунок 2.2 (продолжение) - Диалоговые окна настроек полей формы