31

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

АЗОВСКИЙ ФИЛИАЛ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА

ДОЛЯТОВСКИЙ Л.В.

УПРАВЛЕНИЕ ОФИСОМ

Технология работы с документами в среде MS Excel и Word

Методические указания и лабораторный практикум

АЗОВ - 2009

Печатается по решению кафедры Менеджмента

Автор-составитель: Долятовский Л.В., к.э.н.

Рецензент: Яковенко С.В., к.э.н.

Предлагаемые методические пособия, состоящие из нескольких сборников, содержат краткое изложение расширенных возможностей приложений интегрированного пакета MS Office: Word и Excel, указания по выполнению лабораторных и самостоятельных работ и задания для самостоятельной работы по дисциплине «Управление офисом».

Пособия предназначены для студентов и магистров специальностей «Управление персоналом» и «Менеджмент организации» всех форм обучения и ориентировано на пользователей, владеющих основами работы с приложениями MS Office. Основной акцент сделан на использование наиболее полезных в профессиональной деятельности менеджера возможностей МS Word и Excel.

© РГСУ, 2009

СОДЕРЖАНИЕ

Введение ……………………………………………………………………………	4
Организация проведения лабораторных и самостоятельных работ ..……….	5
Введение в первый сборник	5
Использование табличного процессора MS WORD в управлении офисом ...	6
Лабораторная работа №1. «Форматирование текста в среде MS Word»	6
Лабораторная работа №2. «Использование текстового процессора для создания электронной версии формы для ввода данных»	11
Приложение А	27
Библиографический список ……………………………………………….	32

Введение

Лабораторный практикум по дисциплине "Управлений офисом" призван повысить профессиональные знания студентов и выработать у них практические навыки в использовании современных информационных технологий, обеспечивающих рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение менеджеров всех уровней информацией.

Современные офисные технологии: текстовый и табличный процессоры, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, специализированные программы ведения документов, программы контроля за исполнением приказов и другие, позволяют повысить производительность труда секретарей, офис-менеджеров и предоставляют руководителям возможность использовать разнообразный инструментарий для решения профессиональных задач.

Методические указания состоят из трех частей:

Часть 1 - Технология работы с документами в среде ms Excel и Word,

Часть 2 - Работа со списками в ms Excel,

Часть 3 - Решение задач оптимизации и анализа в ms Excel.

В первой части рассматриваются возможности совместного использования текстового и табличного процессоров MS Excel и Word для подготовки документов и обработки данных. Первая часть содержит лабораторные работы №№1-6, которые включены в первые три сборника методических указаний.

Вторая часть пособия содержит лабораторные работы №№7-14, позволяющие студентам изучить средства и методы решения конкретных практических задач по обработке и анализу табличных данных в среде табличного процессора MS Excel с наименьшими затратами времени и усилий.

В третьей части рассматривается решение задач оптимизации с помощью встроенных в табличный процессор MS Excel механизмов поиска решений и подбора параметров.

Организация проведения лабораторных и самостоятельных работ

Лабораторный практикум по дисциплине "Управлений офисом", активизирующий учебный процесс, предусматривает выполнение студентами лабораторных работ и самостоятельных заданий. Объем времени и сроки выполнения лабораторных и самостоятельных работ устанавливаются в соответствии с учебными часами, выделенными в рабочем учебном плане по этой дисциплине.

Выполнение студентом лабораторных работ и самостоятельных заданий должно осуществляться согласно настоящим методическим рекомендациям и рассчитано на аудиторное и внеаудиторное время.

Вариант задания студент получает у преподавателя.

Результатом выполнения задания является оформленный студентом отчет с его последующей защитой, которая позволит выявить у студента умение применять им теоретические знания и полученные практические навыки при решении конкретных задач.

Отчет о результатах выполнения лабораторной работы или самостоятельного задания представляется студентом в установленные преподавателем сроки в экранной форме или в виде электронного документа. К защите студент должен:

• знать цели и содержание лабораторной работы;

• знать основные понятия, возможности используемого программного средства,

• уметь применять при решении поставленных задач изученные в процессе выполнения лабораторной работы приемы и технологии;

• уметь делать выводы о результатах проделанной работы и о возможностях использования изучаемого программного средства в своей дальнейшей деятельности.

Положительные результаты защиты лабораторных работ и самостоятельных заданий являются допусками к сдаче экзамена по дисциплине.

Часть 1. Технология работы с документами в среде ms Excel и Word

Введение в первый сборник

Настоящий первый сборник относится к первой части Технология работы с документами в среде MS Excel и Word" методических указаний и содержит две лабораторные работы. В сборнике рассматриваются возможности использования текстового процессора для создания документов и электронных форм документов.

1.1 Использование табличного процессора ms word в управлении офисом

Текстовый процессор является эффективным видом письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию в компании. Инструментарий текстового процессора разнообразен - от типовых процедур создания простых документов до сложных приемов профессиональной подготовки текстов.

Текстовый процессор MS Word обладает возможностями создания документов разной степени сложности с помощью мощных средств форматирования и включения графики. В профессиональную компетенцию любого специалиста входит владение им информационной технологией в среде текстового процессора.

Лабораторные работы этого раздела пособия имеют целью закрепления навыков работы в текстовом редакторе Word, полученные студентами при изучении дисциплин Информатика, Делопроизводство, и приобретение ими новых знаний и навыков использования расширенных возможностей изучаемого программного средства.

Лабораторная работа №1. «Форматирование текста в среде MS Word»

Цель работы: закрепление навыков работы в среде текстового процессора MS Word;

приобретение навыков автоматического формирования оглавления.

Задание на лабораторную работу:

1. В текстовом редакторе MS Word¹ наберите текст, представленный в Приложении А (см. раздел Технология работы).

2. Установите для набранного текста шрифт Arial, размер 12.

3. Выполните стилевое оформление заголовков.

4. Просмотрите структуру документа.

5. Проверьте правописание.

6. Установите режим переноса слов.

7. Все определения в исходном тексте заключите в цветовые рамки.

8. Выполните оформление первой буквы каждого абзаца текста.

9. Установите выравнивание всего текста - по ширине, заголовков – по центру, межстрочный интервал – полуторный.

10. Произведите замену в заголовках слова «параграф» на символ §.

11. Замените все нумерованные списки в тексте на маркированные, выбирая для разных списков отличные друг от друга маркеры.

12. Разбейте основной текст параграфов (без заголовка) на 2 колонки с линией раздела.

13. Установите следующие параметры страницы: левое поле – 2,5 см, правое – 1,5, верхнее и нижнее – по 2 см; изменить ориентацию листа на альбомную.

14. Автоматически сформируйте оглавление текста и поместите его перед заголовком всего документа.

15. Измените масштаб просмотра документа на экране.

Необходимые для выполнения задания навыки и умения:

• форматирование элементов текста;

• выполнение стилевого форматирования;

• просмотр структуры документа;

• контекстный поиск заданного фрагмента текста;

• поиск одного фрагмента текста и замена его на другой;

• многоколоночный набор текста;

• работа со списками.

Технология работы

1. Откройте текстовый редактор MS WORD, установите шрифт Times New Roman, размер – 10 и наберите текст², представленный в Приложении А.

2. Для изменения стиля оформления всего текста:

- выделите весь текст: Правка-Выделить все;

- с помощью команды меню Формат-Шрифт установите шрифт Arial, размер 12.

3. Для выполнения стилевого форматирования текста:

• откройте меню Формат – Стили и форматирование (рисунок 1.1);

• выделите название всего текста, задайте стиль – Заголовок 1;

• выделите названия параграфов, задайте стиль параграфов – Заголовок 2.

Рисунок 1.1 - Выполнение стилевого оформления заголовка текста.

4. Для просмотра структуры документа:

• выберите команду меню Вид – Структура.

• на появившейся панели (рисунок 1.2) в выпадающем меню «Показать …» выберите пункт Показать уровень 1 (на странице останется только название исходного текста);

• выберите пункт Показать уровень 2 (на странице появятся названия параграфов);

• вернитесь к виду представления документа Разметка страницы (Вид – Разметка страницы).

Рисунок 1.2 - Панель инструментов Структура

4. Для проверки правописания выберите команду меню Сервис-Правописание.

5. Для активизации режима автоматического переноса слов используйте команду меню Сервис-Язык-Расстановка переносов – сделайте установку Автоматическая расстановка переносов.

6. Для создания рамки вокруг фрагмента текста:

• установите курсор в начале фрагмента текста,

• выберите команду меню Формат-Границы и заливка;

• в появившемся окне выберите вкладку Граница и установите тип рамки, тип и цвет линии;

• Ok.

Для выполнения заливки абзацев, содержащих определения:

• выделите абзац в рамке,

• выберите команду меню Формат-Границы и заливка,

• выберите вкладку Заливка, выберите цвет;

• Ok.

4. Для оформления буквы в начале каждого абзаца:

• выделите первую букву абзаца;

• выберите команду меню Формат-Буквица, выберите положение буквицы;

• создайте рамку вокруг буквицы с помощью команды меню Формат-Границы и заливка, вкладка Граница.

4. Для форматирования всего текста:

- установите с помощью команды меню Формат-Абзац выравнивание основного текста - по ширине, заголовков – по центру, межстрочный интервал – полуторный.

4. Для замены слова «параграф» на символ §:

• выберите команду меню Правка-Найти;

• замените найденное в тексте слово «параграф» на символ §, выполнив команду Вставка-Символ, вкладка Специальные знаки (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Вкладка Специальные знаки. Рисунок 1.4 - Формирование колонок в

тексте

4. Для замены нумерованного списка на маркированный:

• выделите нумерованный список;

• выберите команду Формат-Список;

• выберите маркер;

• Ok.

4. Для разбиения текста параграфа на колонки:

• выделите текст параграфа;

• выберите команду меню Формат-Колонки, количество колонок;

• установите линию раздела (рисунок 1.4);

• в поле Применить выберите установку к выделенному фрагменту.

4. Для изменения ориентации листа и размеров полей страницы используйте команду меню Файл-Параметры страницы – вкладки Поля и Размер бумаги.

5. Для автоматического формирования оглавления³:

• пронумеруйте страницы, выбрав команду Вставка-Номера страниц, положение - Вверху страницы, выравнивание – Справа, флажок - Номер на первой странице;

• вставьте строку перед основным заголовком документа, введите текст Оглавление;

• вставьте ниже пустую строку и установите на ней курсор;

• выберите команду Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели- вкладка Оглавление,

• выбрать вид оглавления, заполнителя и другие параметры.

4. Для изменения масштаба отображения документа на экране используйте команду меню Вид-Масштаб.

5. Для сохранения изменений в тесте воспользуйтесь командой Файл-Сохранить как.

Контрольные вопросы к защите лабораторной работы

1. Назовите параметры стилевого форматирования элементов текста.

2. Каковы параметры стилевого оформления абзацев в тексте?

3. Как выполняется стилевое оформление заголовков в тексте?

4. Как можно просмотреть структуру документа?

5. Как устанавливаются параметры страницы?

6. Как устанавливаются (отменяются) режимы переноса слов, проверки правописания и грамматики, масштаб представления документа на экране?

7. Опишите технологию автоматического формирования оглавления документа сложной структуры.

8. Перечислите возможности Word работы с ранее сформированными списками и возможности по формированию списков.

9. Каковы возможности многоколоночного набора текста в Word?

10. Какими возможностями обладает режим просмотра документов?

Лабораторная работа №2. «Использование текстового процессора для создания электронной версии формы для ввода данных»

Цели работы: - приобретение навыков создания бланков электронной версии документов,

- состоящих из постоянной и переменной частей;

- приобретение навыков работы с полями формы;

- приобретение навыков защиты документа от недозволенного редактирования;

- закрепление навыков работы с шаблонами документов.

Основные положения