Іі частина пошук інформації у базі даних
Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.
Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.
Для відшукання потрібних даних використовують фільтри і запити.
Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір.
Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним з трьох способів:
виконати команду основного меню Запит => Фільтр;
виконати команду з контекстного меню;
(найліпший) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:
Фільтр за вибраним;
Змінити фільтр;
Розширений фільтр;
Застосувати/Вилучити фільтр.
Як користуватися кнопками, ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду Відмінити фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.
Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.
Прості умови — це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад: 5; "Артист"; Артист; >3; =4; <>3; < date() — усі дати до вчора включно; Like[А-Г] -прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like "Ар*" — слова, які починаються на Ар; 69???? — шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записують відповідно до правил мови SQL (Structured Query Language).
Складені умови — це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between З and 4; between date()-30 and date() - дати за минулі 30 днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 — між двома датами.
У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) “і”, записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник “або”, розташовують одну під одною.
Запит — це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових.
Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.
Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action quiries).
Тип запиту можна змінювати командами Запит => Тип запиту.
Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:
виконують звичайний запит на вибірку записів;
змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;
запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.
Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.
Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:
Вікно БД / Запити / Створити / Конструктор / ОК / Додають таблицю, наприклад, Оцінки / Закривають вікно Додати таблицю.
Отримують вікно конструктора запитів. Конструювання запиту складається з декількох етапів:
У вікні таблиці Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле таблиці конструктора. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши у ньому і вибравши назви полів з запропонованого списку.
Задають, якщо потрібно, режим упорядкування (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.
Вводять умови в рядок умов.
Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит / Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій нарисоване знак оклику (!).
Для редагування запиту треба повернутися в режим конструктора.
У разі потреби змінюють тип запиту.
Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.