Введення даних
Працюючи в СУБД Access, ви можете вводити інформацію, по-перше, безпосередньо до таблиці, по-друге, за допомогою форми і, нарешті, шляхом імпорту зовнішньої таблиці, розміщеної поза базою даних.
Введення даних до таблиці
Після створення структури й імені таблиці ви можете безпосередньо ввести дані до неї. Для цього потрібно перейти в Режим таблицы. Цей режим установлюється подвійним клацанням мишею по піктограмі таблиці (або виділенням піктограми таблиці і натисканням кнопки Открыть) після відкриття бази даних. На екрані з'явиться вікно із зображенням рядків таблиці .
Порівняйте вікно із вікном конструктора таблиць до речі, найзручніше переключатися між режимами конструктора таблиці за допомогою кнопки ВИД в панелі інструментів. Ця кнопка має вигляд Режим таблиці, якщо включений режим конструктора, і вигляд Конструктор, якщо активним є вікно таблиці.
Коли ви заповните перший рядок таблиці, в комірці «НОМЕР» з'явиться 1, а напис (Счетчик) автоматично переміститься в наступний рядок.
У процесі заповнення таблиці можна переміщатися між різними полями і рядками за допомогою клавіш керування курсором, а також клавіші Tab (клавіші Shift+Tab забезпечують переміщення в зворотному напрямку.
Заповнюючи таблиці (а також форми), можна використовувати звичайні прийоми редагування, відомі вам по роботі в програмах Блокнот і Word (прийоми вставки і видалення символів, використання буфера обміну тощо).
Введення даних за допомогою форм
Найзручнішим способом введення записів в базу даних є заповнення форм. Припустимо, що ви вже створили форму “Оцінки” Відкрийте вікно бази даних і перейдіть на вкладку Формы. Двічі клацніть мишею по піктограмі “Оцінки”, після чого відкриється вікно форми.
Зверніть увагу, що у нижчий частині з форми розміщені кнопки панелі переходу, які дозволяють переміщатися по записах. На панелі переходу індикатор відображає номер поточного запису. Кнопки на цей панелі дозволяють переходити до наступного або попереднього записів, а також у кінець або на початок набору записів. У полі індикатора записів можна також зазначити номер запису, до якого бажаєте перейти.
Щоб додати новий запис, потрібно клацнути по кнопці Новий запис панелі переходу і потім ввести дані в поля форми.
Введені дані будуть розміщені в таблиці “Оцінки” після закриття форми. Клацніть по кнопці X вікна форми, потім перейдіть на вкладку Таблиці і двічі клацніть мишею по піктограмі “Оцінки” Переконайтеся, що всі дані присутні в таблиці.
Імпорт зовнішньої таблиці
Іноді можна істотно спростити побудову таблиць, якщо використовувати створені заздалегідь таблиці Excel або інші зовнішні таблиці і бази даних. Зовнішні таблиці в цих випадках імпортуються до бази даних Access, причому вони нічим не будуть відрізнятися від таблиць, створених безпосередньо в Access. Для імпорту електронної таблиці Excel виконайте такі дії.
Користуючись кнопкою Вид, перейдіть у Режим таблицы виконайте команду меню Файл - Внешние данные - Импорт.
У діалозі імпорту у полі Тип файлов оберіть опцію Microsoft Excel. Потім знайдіть робочу книгу - зовнішнє джерело таблиці - і клацніть по кнопці Импорт.
У наступному діалозі Импорт электронной таблицы вам потрібно обрати аркуш робочої книги. У нижній частині діалогового вікна буде показано зображення таблиці в Access. Клацніть по кнопці Далее для продовження імпорту.
У новому діалозі встановіть опцію Первая строка содержит заголовки столбцов. Натисніть кнопку Далее.
Відкриється наступний діалог операції імпорту, в якому встановіть перемикач Данные необходимо сохранить ... в новой таблице і натисніть кнопку Далее.
Новий діалог призначений для завдання імен полів. За умовчанням пропонуються імена полів зовнішньої таблиці. Погодьтеся з цим варіантом або відредагуйте імена, після цього клацніть по кнопці Далее.
Наступний діалог, призначений для введення ключового поля. За умовчанням буде вставлений перемикач автоматически создать ключ і створено поле Ключ. Клацніть по кнопці Далее.
В останньому діалозі введіть ім’я створюваної таблиці й клацніть по кнопці Готово.
У вікні бази даних з'явиться піктограма імпортованої таблиці.