Dossier 1.

Introduction dans la correspondance d’affaires Correspondance d’affaires

La correspondance d’affaires obéit à des régies particulières, plus formelles qui celles qui régissent la correspondance ordinaire.

Il y a les lois générales de cette correspondance qui sont la rapidité, l’exactitude et la prudence.

Le maximum de service dans le minimum de temps, telle est la formule qui s’impose à toute correspondance d’affaires et de caractère commercial, en particulier.

La concurrence économique et industrielle exige de chacun un effort croissant pour lutter de vitesse. Cet effort ne s’exerce pas seulement au stage de la production, mais il doit également être assuré à celui de distribution.

Le télégraphe, le téléphone, les différentes machines de bureau (à écrire, à caluculer, etc.), le téléimprimeur, le dictophone et les plus récentes inventions sont tous nés du même besoin : gagner du temps, aller plus vite que le rival, arriver le premier.

Nous ne parlons pas ici de la rapidité mécanique avec laquelle la lettre est expediée, mais la façon même dont elle est conçue et rédigée. Elle doit contenir tout l’essentiel. Chaque alinéa, chaque phrase, chaque mot doit apporter sa pièrre à l’édifice et justifier sa présence.

L’exactitude est la seconde loi, non moins essentielle. Elle enjoint au correspondancier de ne jamais rien écrire d’inexact ni même d’imprécis.

Un attachement rigoureux à la vérité est une nécessité absolue : la moindre inexactitude entraine des corrections, des réclamations, des retards, peut faire manquer une affaire et même éloigner un client. A notre époque, où les nouvelles marchent si vite, perdre la confiance d’un seul client, c’est s’exposer à perdre toute une clientèle.

Un autre aspect de l’exactitude est la précision. Il faut non seulement dire la vérité, mais encore la serrer d’aussi près que possible.

La troisième loi de la correspondance d’affaires est la prudence. C’est une loi dont on reconnaît moins volontiers la nécessité, c’est celle qui défend de faire le jeu de l’adversaire, qui cet adversaire soi : le concurrent, le correspondant même, client ou fournisseur.

Le bon correspondancier ne se contentera donc pas de se mettre au courant de la partie téchnique, mais il étudiera à fond le côté juridique des questions qu’il aura à traiter. On n’a pas toujours affaires à des gens d’une honéteté scrupuleuse. Le correspondancier doit en toute occasion faire preuve de bon sense et de tact. Il doit se mettre, et se tenir, au courant des habitudes de la Maison, étudier soigneusement le dossier d’affaire au sujet de laquelle il écrit, se rendre un compte exact et de la position de le Maison et de celle de la Maison ou de la personne à laquelle il s’adresse.

Fonctionnement d’un service de correspondance

Le courier est remis à la personne chargée de sa réception et de son enregistrement. Celle-ci ouvre elle-même toutes les lettres et en prend connaissance rapidement.

Au fur et à mesure qu’elle les décachette, elle inscrit sur le registre (ou répertoire) de correspondance :

1. Le nom du correspondant ;

2. La date d’envoi de la lettre indiquée par le correspondant ;

3. La mention des pièces jointes, s’il y a lieu ;

4. En quelques mots l’objet de la lettre.

Elle s’assure que toutes les pièces indiquées comme jointes se trouvent dans l’enveloppe et met à part tous les papiers de valeur, tels que chèques, traites, lettres de change ou contrats.

Un employé appose sur la lettre ou le document, autant que possible au-dessous de la date d’envoi, c’est-à-dire en haut et à droite, un timbre indiquant la date d’arrivée.

Certaines Maisons trouvent avantage à employer un horodateur qui précise l’heure même de l’arrivée.

Le courrier est ensuite trié et remis au chef d’entreprise. Celui-ci se réserve de répondre lui-même à toutes les lettre importantes, et donne ses instructions pour que le courrier courant soit remis, pour étude et réponse, aux services compétents de l’entreprise.