Тема 10. Комунікаційні процеси в менеджменті

План.

1. Суть, значення та види комунікацій в організаціях.

2. Комунікаційний процес, його елементи і етапи.

3. Особливості функціонування між особових та організаційних комунікацій.

1. Суть, значення та види комунікацій в організаціях

Визначення:

Комунікації в менеджменті – це інформаційні потоки, які зв’язують окремі частини організації чи посадові особи, а також організацію із зовнішнім середовищем.

Значення комунікацій полягає в тому, що через систему комунікацій:

1) організація одержує інформацію із зовнішнього середовища;

2) організація повідомляє про себе у зовнішнє середовище;

3) менеджери повідомляють про свої рішення підлеглим;

4) менеджери контролюють хід виконання прийнятих рішень;

5) окремі частини організації координують свої дії задля досягнення спільних цілей.

Комунікації класифікуються за наступними ознаками:

1) за напрямком дії:

а) зовнішні, які зв’язують організацію із зовнішнім середовищем;

б) внутрішні, які функціонують у середині організації;

2) за рівнями управління:

а) вертикальні (міжрівневі), які зв’язують частини організації, що перебувають на різних рівнях управління, зокрема:

- низхідні, які спрямовані від вищих рівнів управління до нижчих (комунікації рішень);

- висхідні, які спрямовані від нижчих рівнів управління до вищих (комунікації контролю);

б) горизонтальні, які зв’язують частини організації на одному рівні управління;

3) За належністю до формальних структур:

а) формальні (офіційні), які виникають і функціонують з волі керівництва з метою забезпечення виконання завдань організації;

б) неформальні (неофіційні), виникають і функціонують з ініціативи працівників, на основі спільності цілей та інтересів. Їх ще називають каналами розповсюдження слухів. Неформальні комунікації мають ряд специфічних властивостей, які необхідно враховувати менеджерам. Зокрема:

• інформація по них проходить значно швидше, ніж по формальних;

• переважна більшість інформації, яка проходить по цих комунікаціях, відповідає дійсності;

- неформальні комунікації особливо цікавлять наступні види інформації:

- очікувані скорочення персоналу;

- нові дисциплінарні чи мотиваційні заходи керівництва;

- конфлікти у вищому керівництві організації;

- неслужбові деталі з життя вищих керівників.

4) За способом формування комунікаційного каналу:

а) між особові, які виникають у процесі безпосереднього спілкування двох або кількох людей;

б) організаційні, які забезпечують проходження формальної інформації через комунікаційних посередників (технічні засоби зв’язку, документи, багатотиражна та настінна преса, посадові особи, через яких передається інформація до виконавців).

5) За способом оформлення інформації:

а) усні, інформація в яких передається в усному вигляді;

б) письмові (документальні), інформація в яких передається в письмовому вигляді.

2. Комунікаційний процес, його елементи і етапи

Визначення:

Комунікаційний процес – це визначена послідовність дій двох або кількох людей, спрямована на забезпечення обміну інформацією між ними.

У комунікаційному процесі беруть участь наступні елементи:

а) відправник – особа, яка збирає чи генерує інформацію з метою її наступної передачі;

б) повідомлення – це власне інформація, закодована у символах, доступних для сприйняття;

в) комунікаційний канал – обраний відправником спосіб передачі інформації;

г) приймач – особа, якій призначена інформація;

д) шуми – все те, що може викривити справжній зміст інформації (шуми механічні, технічні, фізіологічні і т.д.).

Етапи комунікаційного процесу:

а) зародження інформації – початок збору і обробки інформації відправником;

б) кодування інформації – перетворення інформації з ідей і думок відправника в код, доступний для сприйняття;

в) вибір комунікаційного каналу – вибір відправником способу передачі інформації;

г) використання комунікаційного каналу – передача відправником інформації по обраному каналу;

д) декодування інформації приймачем – перетворення переданої інформації із коду в думки та ідеї приймача;

е) зворотний зв'язок – використання приймачем комунікаційного каналу в зворотньому напрямку для підтвердження факту одержання інформації та демонстрування відповідної реакції неї.