Аналіз вартості проекту

Щоб оцінити загальну вартість проекту, досить перейти в таблицю Витрати, що має два основних формати залежно від подання проекту в момент завдання команди:

• р озподіл витрат по ресурсах

• розподіл витрат по задачам

Крім з'ясування загальної вартості часто потрібно проаналізувати пропорційне співвідношення витрат усередині бюджету. Як правило, у кожній організації є свої стандарти або подання про те, як повинні бути розподілені витрати. Наприклад, може існувати вимога, щоб вартість понаднормової роботи не перевищувала 5% від загальної вартості проекту.

У загальному випадку при аналізі структури витрат розглядаються:

• розподіл витрат по фазах проекту;

• розподіл витрат по типах робіт (наприклад, співвідношення витрат на керування із загальною вартістю проекту);

• співвідношення між витратами на понаднормові трудовитрати й звичайні;

Зниження вартості проекту може бути досягнуте за допомогою наступних дій:

• зміна використовуваної схеми оплати ресурсу;

• відмова від використання ресурсу в понаднормовий час; якщо вартість ресурсу у понаднормовий час значно перевищує рівень стандартної ставки, варто продумати можливість або заміни його в ці годинники більше дешевим ресурсом, або взагалі не залучати його в понаднормовий час;

• видалення другорядних завдань;

• зміна тривалості задач.

Лабораторна робота № 7. Відстеження проекту

Мета роботи: 1. В чому полягає процес відстеження проекту в MS Project.

2. Вивчення видів витрат в проекті.

3. Освоєння таблиць норм витрат в MS Project.

4. Визначення загальної вартості проекту.

Сутність процесу відстеження проекту в MS Project

Головна мета відстеження проекту - вчасно виявити відхилення фактичного ходу робіт від запланованих і відповідним чином провести коректування тієї частини проекту, що ще не виконувалося.

Технологія керування проектом в MS Project полягає у виконанні наступних основних дій:

1. Менеджер проекту вводить із установленою періодичністю в поточний розклад проекту фактичні дані про стан робіт.

2. MS Project порівнює фактичні дані із плановими (базовими) значеннями.

3. За результатами порівняння менеджер (або керівник) може ухвалити рішення щодо внесенні змін у поточний розклад і потім (при необхідності) зберегти новий варіант розкладу в якості нового базового плану.

На етапі реалізації проекту користувач Project працює із трьома видами даних - базовими, фактичними й поточними.

Базові (планові) дані – це "еталонні" параметри проекту, які після планування зберігаються у базовому плані й не залежать від ходу виконання проекту.

Фактичні параметри - це параметри, які безпосередньо залежать від реального стану проекту на момент встановлення їхніх значень. Фактичні параметри вводяться виконавцями або розраховуються MS Project з періодичністю, зазначеної менеджером проекту. Поняття "фактичні параметри" застосовується тільки до виконаних завдань проекту.

Параметри поточного розкладу - це сукупність поточних даних про проект за календарним планом. До них відносяться як фактичні параметри завершених і виконуваних завдань, так і відомості про не початі завдання. На початку проекту дані за календарним планом майже або зовсім не відрізняються від даних за базовим планом. Однак після виконання задачі здійснюється коректування значень і вводяться фактичні дані. Може виявитися, що на виконання однієї задачі потрібно на три дні більше, ніж очікувалося. Іншу задачу можна почати на день раніше. Ще одна задача потребує додаткових витрат

Обновляти фактичні дані в процесі реалізації проекту можна раз на місяць, раз у тиждень, раз у день або раз у годину. Перед уведенням фактичних даних необхідно обов'язково визначити дату звіту (за замовчуванням збігається з поточною датою). Стосовно цієї дати задачі проекту, в залежності від стану виконання, розділяються на три групи: завершені (100 %); незавершені завдання (1-99 %), завдання, які ще не починалися (0%).

MS Project дозволяє контролювати хід реалізації проекту по трьох основних показниках:

• дотримання календарних строків виконання завдань;

• зроблений обсяг робіт;

• відповідність фактичних витрат бюджету.

Процес Відстеження проекту складається з наступних етапів:

1. Збереження базового плану.

2. Завдання дати звіту.

3. Підготовка проекту до відстеження.

4. Уведення фактичних даних.

5. Виявлення відхилень від базового плану. Створення зведених звітів.

6. Перепланування робіт, що залишилися.

1. Збереження базового плану.

П ісля завершення процесу створення календарного плану і його коректування необхідно зберегти базовий план проекту до початку виконання робіт проекту. У базовому плані проекту зберігаються дати початку й закінчення завдань, їхня тривалість, трудовитрати й витрати по кожній задачі. Крім того, у базовому плані зберігаються відомості про ресурси й відомості про призначення. В Project можна зберегти до 11 базових планів у плані проекту. Базові плани зберігаються з іменами Базовий план і Базовий план1 - Базовий план 10. Порівнюючи базові плани з останньою версією поточного плану проекту, можна визначити й усунути відхилення поточних параметрів проекту від базових.

Щоб зберегти базовий план проекту, необхідно:

• Задати команду Сервіс / Відстеження / Зберегти базовий план.

• У діалоговому вікні Збереження базового плану встановити перемикач Зберегти базовий план, а потім вибрати в списку ім'я базового плану, у якому будуть збережені дані проекту.

• Установити перемикач Для в положення всього проекту й клацніть на кнопці ОК.

Після збереження базового плану в поля, призначені для зберігання базових даних по проекту, буде додана інформація про завдання, ресурси й призначення. Наприклад, у таблиці Витрати в поле Базові витрати замість нульових значень з'являться базові витрати на завдання, ресурси або призначення.

Щоб видалити базовий план, необхідно задати команди:

• Вибрати команду Сервіс / Відстеження / Очистити базовий план.

• У діалоговому вікні Очищення базового плану виберіть перемикач Очистити базовий план.

2. Встановлення дати звіту

За замовчуванням датою звіту про стан є поточна дата. Якщо стан проекту відображається з використанням ліній ходу виконання, стан проекту показується на поточну дату. Якщо вводяться відомості про хід виконання, фактичні плануються по поточній даті. Відомості про освоєний обсяг також розраховуються по поточній даті.

М ожна задати дату звіту про стан, щоб увести або відобразити відомості про хід виконання на іншу дату. Наприклад, може знадобитися змінити дату звіту, щоб подивитися стан проекту за минулий тиждень. Або, якщо звіт про хід виконання повинен був отриманий у п'ятницю, а надійшов пізніше, можна вказати п'ятницю як дату звіту про стан, перш ніж уводити відомості про хід виконання. Щоб змінити дату звіту про стан, у меню Проект необхідно задати Відомості про проект. У поле Дата звіту про стан уведіть потрібну дату звіту про стан.

5. Підготовка проекту до відстеження

Підготовка проекту до відстеження за допомогою майстра відстеження:

панель інструментів Консультант / кнопка Відстеження / Підготовка до відстеження ходу роботи над проектом:

Крок 1. Вибір способу уведення відомостей про хід виконання проекту: Немає - фактичні дані вводяться вручну; ТАК - дані будуть обновлятися через додатки.

Крок 2. Вибір способу відстеження ходу виконання шляхом вказівки: відсотка виконання задачі; фактичних і що залишилися трудовитрат; фактичних годин трудовитрат за період.

4. Уведення фактичних даних у проект.

Якщо відстеження виконується на рівні задач, то вводиться відсоток завершення або які-небудь інші параметри для задач: фактична дата початку й закінчення, фактична й, що залишилася на дату звіту тривалості.

Для ресурсів уводяться або фактичні трудовитрати та ті що залишилися, або відсоток завершення по трудовитратам.

Для цього використаються:

• панель інструментів Відстеження – Вид / Панелі інструментів / Відстеження.

• т аблиці Відстеження в поданні Діаграма Ганта або Використання задач – Вид/Таблиця/Відстеження;

• діалогові вікна Відновлення проекту й Відновлення задач - Сервіс / Відстеження / Обновити проект або обновити задачі;

• д іаграма Ганта для відновлення відсотка завершення завдань – хід виконання завдання відображається на відрізку задачі тонкою чорною лінією, при наведенні покажчиком миші на цю лінію відображається вікно Хід виконання з даними про задачу. Щоб задати нове значення відсотка, необхідно після того як покажчик миші прийме вид знака відсотка з маленькою стрілкою, нажати ліву кнопку миші й, не відпускаючи її, перемістити покажчик миші по відрізку на необхідну відстань.

Якщо є цілий ряд завдань, початих і завершених вчасно, можна за один раз задати фактичні дати початку й закінчення цих завдань. У поле Назва завдання, утримуючи натиснутої клавішу CTRL, клацніть завдання, які почалися й завершилися вчасно. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження й Обновити проект. Виберіть параметр Обновити трудовитрати як завершені по, уведіть або виберіть дату, а потім у групі Для виберіть параметр обраних завдань.

Відновлення фактичних дат початку й закінчення

1. У меню Вид виберіть подання Діаграма Ганта.

2. У поле Назва задачі виберіть задачу, що потрібно обновити.

3. У меню Сервіс виберіть команди Відстеження й Обновити задачу.

4. У групі Фактичні введіть або виберіть дати в полях Початок і Закінчення.

Примітка. При уведенні фактичної дати початку або фактичної дати закінчення задачі змінюються зв'язані дати календарного плану для цієї задачі. Однак базові дати при зміні фактичних або запланованих дат не змінюються. Якщо вводиться фактична дата закінчення для завдання, в Mіcrosoft Offіce Project відображається відсоток завершення, рівний 100%.

Аналіз виконання бюджету

Методика проведення аналізу виконання бюджету в MS Project

На етапі виконання проекту надто важливо вчасно побачити, виконання яких задач календарного плану відстає від графіка, і якнайшвидше ліквідувати це відставання.

• Фактичні, базові й поточні показники проекту можна переглянути у вікні Статистики проекту (відповідна кнопка панелі інструментів Відстеження).

• Р озбіжність фактичних параметрів з базовими можна побачити в поданні Діаграма Ганта з відстеженням. У цьому поданні кожному завданню відповідають два відрізки. Кінці верхніх відрізків відповідають фактичним датам початку й закінчення, кінці нижніх - базовим датам початку й закінчення.

• Відповідність фактичних витрат бюджету - набір таблиць і звітів Витрати (Вид / Звіт / Витрати / Бюджет).

Якщо завдання виконується, і користувач уводить величину фактичних трудовитрат або фактичних витрат, MS Project обчислює Витрати як суму фактичних і витрат, що залишилися:

Витрати = Фактичні витрати + Витрати, що залишилися.

Після завершення завдання Витрати дорівнюють фактичним витратам.

У деяких поданнях, таблицях і звітах для позначення витрат застосовується найменування Загальні витрати. Ці терміни рівнозначні.

У поле "Загальні витрати" відображається загальна величина витрат для задачі, ресурсу або призначення, що складається з витрат по роботах, уже виконаним ресурсами задачі, і витрат, планованих для роботи, що залишилася.

У полях "Фактичні витрати" відображаються витрати, зроблені по трудовитратам, які вже виконані ресурсами задач, а також інші записані витрати, пов'язані із завданням.

У полях " Витрати, що залишилися," відображаються заплановані витрати, що залишилися.

У полях "Базові витрати" відображаються загальні заплановані витрати для задачі, ресурсу для всіх призначених задач або для трудовитрат, які повинен виконати ресурс по задачі. Базові витрати відображаються, крім того, у так званому полі освоєного обсягу по завершенні бюджету.

Виявлення задач із перевищенням вартості

Для виявлення задач із перевищенням вартості використовуються:

• фільтри для відбору задач із перевищенням витрат;

• звіти про витрати.

В MS Project є три стандартних фільтри, призначені для відбору задач, вартість яких перевищує заплановане значення:

• Витрати перевищують... – дозволяє відібрати або виділити задачі, вартість яких перевищує деяку певну суму;

• Витрати понад бюджет – дозволяє відібрати або виділити задачі, вартість яких перевищує значення, збережене в базовому розкладі проекту;

• Задачі із затримкою/перевищенням бюджету для... – дозволяє відібрати або виділити задачі, витрати на виконання яких на зазначену дату перевищують планові.

Аналіз відхилень можна проводити також з використанням звітів з витрат: Задачі з перевищенням бюджету та Ресурси з перевищенням бюджету.

Засоби перегляду й редагування фактичних витрат

Щоб одержати відомості про фактичні витрати, можна використати:

• вікно Статистика проекту;

• подання Аркуш ресурсів;

• подання Використання завдань або Використання ресурсів;

• подання Діаграма Ганта або Діаграма Ганта з відстеженням;

• набір звітів Витрати.

Перераховані засоби розрізняються ступенем деталізації надаваних даних і можливостями по їхній зміні.

При виконанні попереднього аналізу витрат доцільно використати їх у наступному порядку:

1. За допомогою подань Діаграма Ганта або Діаграма Ганта з відстеженням оцінити відповідність фактичних витрат плановим; у випадку відхилень зрівняти планові Фіксовані витрати на задачі з фактичними; якщо зазначені параметри збігаються, перейти до роботи з Аркушем ресурсів.

2. На основі інформації, представленої в Аркуші ресурсів, виявити ресурси, вартість яких відрізняється від планової; для одержання більше детальної інформації відкрити подання Використання задач або Використання ресурсів.

3. За допомогою погодинних даних про витрати визначити причину відхилень фактичних показників від планових.

MS Project дозволяє контролювати хід реалізації проекту по трьох основних показниках: дотримання календарних строків виконання завдань; зроблений обсяг робіт; відповідність фактичних витрат бюджету.

Питання для перевірки знань

1. В чому полягає призначення процесу Відстеження?

2. Як здійснити збереження базового плану?

2. Що означає параметр дати звіту і як він встановлюється?

3. Як підготувати проект до відстеження?

4. Визначити поряд введення фактичних даних.

5. Виявлення відхилень від базового плану. Створення зведених звітів.

74