Е) создание итогового запроса

Для таблицы Ведомость можно узнать, например, средний балл студента. Запросы, выполняющие вычисления по всем записям для какого-либо числового поля, называются итоговыми запросами. В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле, может также исполняться иная итоговая функция. Итоговые запросы, как и запросы на выборку, готовятся с помощью бланка запроса по образцу.

Предположим, что книготорговое предприятие реализует литературу трех катего­рий: экономическую, юридическую и техническую. Наша задача – подготовить итоговый отчет, с помощью которого можно определять среднюю цену литературы в каждой из категорий и динамично ее отслеживать при изменении ассортимента и поставщиков.

1. В ыполните двойной щелчок на значке Создание запроса в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы Ведомость и Студенты, на основе которых будет разрабатываться итоговый запрос. Закройте окно Добавление таблицы.

2. В бланк запроса по образцу введите поле Оценка таблицы Ведомость и поле Фамилия таблицы Студенты.

3. На панели инструментов Microsoft Access щелкните на кнопке Групповые операции или воспользуйтесь строкой меню (Вид > Групповые операции). Эта команда необходима для создания в нижней части бланка строки Групповые операции. Именно на ее базе и создаются итоговые вычисления. Все поля, ото­бранные для запроса, получают в этой строке значение Группировка.

4. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае – Фамилия), оставьте в строке Групповые операции значение Группировка. Для поля Оценка щелкните в этой строке – появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле. Средний балл можно подсчитать с помощью итоговой функции Avg. Закройте бланк запроса по образцу и дайте ему имя: Средний балл. Запустите запрос и убедитесь, что он правильно работает.

5. Усложним запрос, добавив выбор фамилии. Для запроса Средний балл вызовите Конструктор и для поля Фамилия в строке Условие отбора задайте: [Введите фамилию].

Ж) создание формы ввода данных

Формы – это средства для ввода данных, хотя с их помощью данные можно и просматривать. Смысл их в том, чтобы предоставим пользователю средства для заполнения только тех по­лей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно приме­нять специальные средства оформления. Иногда формы, предназначен­ные для ввода данных, называют формами ввода, а формы, предназначенные для вывода на экран, – формами просмотра.

В отличие от таблиц и запросов, которые мы формировали вручную, формы удобнее готовить с помощью средств автоматизации. Полностью автома­тическими являются средства, называемые автоформами. Существует три вида автоформ: «в столбец», ленточные и табличные.

Как видно из рисунков, автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отобра­жает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана. Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне Экзамены: база данных и вос­пользоваться командной кнопкой . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основы­вается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немед­ленно готова к работе, то есть к вводу или отображению данных. Обратите внимание на то, что автоформа основывается только на одном объекте. Иные средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм.

Создание форм с помощью мастера. Автоматизированные средства предоставляет Мастер форм – специальное программное средство, создающее структуру формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна Экзамены: база данных щелчком на значке Создание формы с помощью мастера на панели Формы.

1. На первом этапе работы Мастера форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму.

2. На втором этапе выбирается внешний вид формы.

3. На третьем этапе выбирается стиль оформления формы.

На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который откры­вает только что созданную форму в режиме Конструктора. Этим удобно воспользоваться в учебных целях, чтобы рассмотреть структуру формы на гото­вом примере.

Используя изложенный выше материал, создайте формы для всех таблиц базы данных Ведомость.

Задания для самостоятельной работы

Разработать проект реляционной базы данных

Вар.	Задание	Объекты	Взаимодействие объектов
1.	Учет оплаты детского сада	ребенок, группы, воспитатели	счета к оплате, регистрация платежек.
2.	Учет выданных книг библиотеки	книги, читатели, библиотекари, кодификатор каталога	учет выданных книг
3.	Хранение расписания занятий	предметы, группы, аудитории, преподаватели, сетка занятий	расписание
4.	Учет товаров продоволь-ственного магазина	товары, поставщики, производители, партии	приходная ведомость
5.	Учет лекарств аптеки	лекарства, поставщики, производители, партии	приходная ведомость
6.	Учета семейных расходов	кодификатор расходов, типы расходов, члены семьи	ведомость учета расходов
7.	Учет проданных билетов железнодорожными кассами	кассы, расписание поездов, типы вагонов, типы мест, населенные пункты	ведомость проданных билетов
8.	Учет проданных билетов авиакассами	кассы, расписание рейсов, типы салонов, аэропорты	ведомость проданных билетов
9.	Учет проданных билетов театральными кассами	кассы, типы спектаклей, репертуар театра, афиша на месяц, типы мест	ведомость проданных билетов
10.	Учет заказов парикмахерской	мастера, прейскурант, клиенты	ведомость учета заказов
11.	Учет операций сбербанка	клиенты, кодификатор операций, операторы	ведомость выполненных операций
12.	Учет заказов службы быта	мастера, прейскурант, клиенты	ведомость учета заказов
13.	Учет оплаты услуг ЖКХ	квартиры, услуги	счета к оплате, регистрация платежек
14.	Учет больных в больнице (стационар)	больные, заболевания, врачи, палаты, отделения	ведомость учета больных
15.	Учет посетителей в поликлинике	врачи, посетители, кодификатор работ	ведомость учета посетителей
16.	Учет служащих отделом кадров	служащий, отделы, кодификатор специальностей, тарифная сетка	учет служащих
17.	Учет студентов деканатом вуза	студенты, группы, факультеты	список студентов
18.	Учет заказов косметического салона	мастера, прейскурант, клиенты	ведомость учета заказов
19.	Хранение телевизионной программы	типы передач, канал, передачи, сетка расписания передач	программа передач
20.	Учет работ при изготовлении деталей	рабочие, виды деталей, кодификатор операций	ведомость учета работ
21.	Учет результатов экзаменационной сессии	студенты, группы, предметы, преподаватели	экзаменационная ведомость

Показать таблицы и связи между ними. В таблицах привести перечень полей с указанием имени и типа каждого поля. Отметить первичные (pk) и внешние (fk) ключи для каждой таблицы. Задать правила удаления: ограниченное [R] или каскадное [C]. Реализовать проект средствами СУБД MS Access, заполнить таблицы данными, подготовить схему данных, запросы и формы.

6