60

Рекомендовано цикловою комісією напряму «Документознавство та інформаційні технології» протокол № 1 від 30 серпня 2012 року.

Рецензенти:

Степура А. О. – директор Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну, Заслужений працівник освіти України.

Тимченко С. В. – заступник директора Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну, викладач вищої категорії.

Коректор:

Щипська Т. П. – завідувач відділення інформаційно-комунікаційних технологій Білоцерківського коледжу сервісу та дизайну, спеціаліст вищої категорії.

Надрудна Т. М.

Курс лекцій з дисципліни «Документознавство» ІІ частина – Біла Церква: БКСД, 2012. – 60 с.

Курс лекцій з диципліни «Документознавство» містить теоретичний матеріал з курсу, створений з метою формування у студентів інформаційної компетентності.

Курс лекцій охоплює теми теоретичних занять, що вміщені в програмі «Документознавство».

Рекомендовано для студентів освітньо-кваліфікаційного рівня молодший спеціаліст спеціальність 5.02010501«Діловодство».

ЗМІСТ

ПЕРЕДМОВА……………………………………………………………………..…4

Розділ 5. Методи та способи документування. Характеристика окремих видів та типів документів. …………………………………………………………………….5

Тема 1. Методи та способи документування………………………………..5

Тема 2. Текстове видання…………………...………………………………..7 Тема 3. Книга як основний вид видання…...………………………………16

Тема 4. Періодичні та продовжувані видання……………………………..22

Тема 5. Картографічні видання……………………………………………..26

Тема 6. Неопублікований документ………………………………………..31

Тема 7. Кінофотофонодокумент……………………………………………36

Розділ 6. Документи на новітніх носіях інформації ….…………………….…44

Тема 1. Документи на новітніх носіях інформації...………………………44

Тема 2. Перфорований документ...…………………………………………46

Тема 3. Мікрографічний документ.………...………………………………49

Тема 4. Оптичний документ………………...………………………………54

Тема 5. Голографічний документ…………….……………………………..59

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………………….60

Передмова

Курс «Документознавство» є однією із головних професійних дисциплін, що забезпечує підготовку студентів, що навчаються за спеціальністю Діловодство і мають отримати кваліфікацію молодший спеціаліст.

У професійній діяльності фахівців документально-інформа­ційної сфери суспільства одним із найпоширеніших є поняття «документ». Про нього йдеться, коли розглядають основні про­цеси, з яких складається праця бібліотекаря, пра­цівника науково-інформаційної установи, архіву, музею та багатьох інших.

Визначення та класифікація документів набувають не тільки наукового, а й суто практичного значення. Звичайні, побутові уявлення про документ і його види недостатні для організації діяльності інформаційних установ.

Тому нині велике значення надається розвитку та викла­данню загальнопрофесійної для працівників сфери соціальних комунікацій дисципліни «Документознавство», яка здатна забезпечити єдність у розв'язанні багатьох питань, пов’язаних із визначенням, класифікацією та характеристикою документів.

Даний курс є систематизованим викладенням теоретичних, методичних і організаційних проблем документування як наукової дисципліни. Він охоплює наукові принципи роботи з документами, відбір їх для опрацювання, а також проблеми вироблення засад класифікації документів в їх історичному розвитку та на сучасному етапі.

Курс лекцій для освітньо-кваліфікаційного рівня молодший спеціаліст за спеціальністю «Діловодство» створено з метою сприяння підвищення рівня культури роботи з документами, надання теоретичної допомоги.

Курс лекцій охоплює теми теоретичних занять, що вміщені в програмі «Документознавство».

Розділ 5. Методи та способи документування. Характеристика окремих видів та типів документів

Тема 1. Методи та способи документування

План:

1. Загальні положення.

2. Кодування інформації.

3. Поняття про мови.

1. Загальні положення.

Документування – створення документа з використанням різних методів, способів та засобів фіксування інформації на матеріальному носії.

Метод документування – спосіб чи сукупність способів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем.

Спосіб документування – дія чи сукупність дій, які застосовують під час запису інформації на матеріальному носії.

Засіб документування – предмет чи сукупність предметів (обладнання, інструменти), що використовуються для створення документів.

2. Кодування інформації.

Кодування інформації – це спеціально створена система прийомів (правил) фіксування інформації.

Основними складовими кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається в просторі та часі.

Код – набір знаків, впорядкованих у відповідності із визначеними правилами тієї чи іншої мови, для передачі інформації.

Мова – складна система символів, кожний з яких має конкретне значення. Мовні символи, будучи загальноприйнятими й відповідно загальнозрозумілими в межах даного суспільства, в процесі мови комбінуються один з одним, створюючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Знак – це мітка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра). Знак з його значенням називають символом.

Код, мова та знак дають можливість передавати інформацію у вигляді символів, зручному для її кодування і декодування.

Системі кодування інформації властиві наступні риси:

1. Код повинен добре сприйматися, відтворюватись та передаватись.

2. Код має бути однозначним, зрозумілим всім учасникам комунікаційного процесу – відправнику повідомлення та його одержувачу.

3. Кодів існує значно більше ніж матеріальних носіїв. Розрізняють наступні види кодів: алфавітний – система літер, цифровий – система цифр, алфавітно-цифровий, рельєфно-точковий – система випуклих точок (шифр Брайля), матричний – система заглиблень чи отворів і ін. Використовуючи в якості коду букви, можна фіксувати слова на різних мовах, відповідно, використовувати різні коди.

4. Вибір коду залежить від матеріального носія. Паперовим носіям відповідають різні варіанти графічного зображення кодів.

5. Інформація не залежить від вибраного коду. Одне і те ж повідомлення не боже бути передано на різних мовах, різними знаками.

6. Чим коротший код, тим довший текст. Існують писемності, в яких код обмежений. Наприклад, китайські ієрогліфи.