10.7. Контроль за термінами виконання

Під час розгляду звернень громадян велике значення мають терміни їх вирішення. Законодавством встановлено ці терміни для всіх категорій звернень громадян. Звернення громадян повинні розглядатися в термін до одного місяця з дня їх отримання.

Якщо нема необхідності в додатковому вивченні та перевірці – розглядаються негайно, але не пізніше 15 днів з дня їх отримання.

В тих випадках, коли в місячний термін вирішити поставлені питання неможливо (для вирішення заяви, скарги необхідно проведення спеціальної перевірки, витребування додаткових матеріалів або прийняття інших заходів), строки розгляду можуть бути подовжені, в порядку виключення, керівником або заступником керівника відповідного органу, про що повідомляється заявнику. При цьому загальний строк розгляду звернення не повинен перевищувати 45 днів.

Контроль за термінами розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян здійснює діловодна служба установи (канцелярія, загальний відділ, управління справами) або посадова особа, які відповідає за ведення діловодства зі зверненнями громадян в даній установі.

10.8. Порядок розгляду

Розгляд звернень громадян – одна із важливих функцій діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування та їх посадових осіб, керівників та посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, які у відповідності до своїх повноважень у встановленому порядку зобов’язані розглядати звернення, давати на них відповіді та приймати відповідні заходи.

Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій особисто.

В першу чергу також розглядаються звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги (ветерани війни та праці, інваліди та інші недієздатні особи, а також особи, що постраждали внаслідок аварії на ЧАЕС, багатодітні сім’ї, одинокі матері та інші громадяни, яким необхідний соціальний захист та підтримка).

Отримавши звернення, необхідно, перш за все встановити, чи може дана установа вирішити його. Якщо ні, то необхідно вирішити, куди воно повинно бути направлено для перевірки чи вирішення питання по суті.

Враховуючи важливість інстанційного розгляду звернень, законодавство закріпило такий порядок, при якому на стадії розгляду здійснюється направлення звернення спочатку тому органу, якому безпосередньо підпорядковується установа або посадова особа, дія (рішення) якого оскаржуються, а також органам нагляду, контролю загальної чи спеціальної компетенції.

В тих випадках, коли звернення надходять не за призначенням, їх необхідно переадресовувати. Переадресація здійснюється не пізніше ніж в 5-ти денний термін з обов’язковим повідомленням заявника.

Законодавством забороняється направлення скарг громадян для вирішення тим посадовим особам, дії яких оскаржуються.

В більшості випадків для вирішення звернень виникає необхідність в отриманні додаткових матеріалів, без яких важко прийняти правильне рішення. В процесі вирішення звернень встановлюється відповідність прохань (клопотань), вимог, повідомлень автора фактичним обставинам, інтересам держави, законодавству. Для цього посадова особа приймає рішення про необхідність перевірки.

Перевірка здійснюється по всім питанням, які виникли у зверненні за допомогою збору об’єктивної інформації. Важливо, щоб перевірка проводилась кваліфікованими, об’єктивними людьми, які не мають особистої зацікавленості у вирішені питання.

Самі найважливіші питання повинні розглянути керівники чи їх заступники. При перевірці звернень, особливо скарг не можна обмежитися лише думкою однієї сторони. Необхідно врахувати аргументи всіх зацікавлених сторін. Аналіз обставин в їх сукупності дає можливість об’єктивно формувати думки та правильно приймати рішення.

Однією з гарантій прийняття правильного рішення є присутність громадянина при розгляді його звернення, а також інших осіб або представників зацікавлених підприємств, установ, організацій. Разом з тим законодавство не вимагає безумовного виконання цього принципу.

Якщо громадянин виявляє бажання взяти участь у розгляді його звернення, питання та особисто бути присутнім на засіданні колегіального органу, така можливість повинна бути йому надана. Більш того, відмова йому може стати предметом оскарження, так як рішення не завжди може задовольнити заявника.

Під час проведення перевірки необхідні будуть документи (довідки, акти тощо), пояснення від зацікавлених осіб або осіб, які можуть допомогти у вирішенні справи, а також від осіб, вказаних учасниками спору.

Характерною особливістю розгляду звернень є те, що перевірці підлягає кожний зазначений факт, який може мати вплив на те чи інше рішення. Підсумком перевірки є зібраний матеріал, який дозволяє прореагувати на звернення. Отриманні дані є підставою для винесення відповідного рішення.

Всі звернення громадян, що надійшли установи підлягають обов’язковому розгляду. Порядок розгляду громадян можна представити схематично у такій послідовності:

Мета попереднього розгляду звернень громадян передбачає визначення належності порушених в них питань до повноважень даної установи та визначення термінів розгляду звернень тощо.

Після попереднього розгляду звернення громадян в день їх надходження, реєструють. Зареєстровані звернення передають керівнику установи для розгляду та проставляння резолюції. Вказівка про розгляд звернень дається керівником у формі резолюції на окремому аркуші. Обов’язковими елементами резолюції повинні бути прізвище виконавця (виконавців), вказівка про виконання, яка містить конкретне доручення, термін виконання, підпис керівника і дату. Після чого їх передають під розписку виконавцям.

У разі, коли в резолюції вказано кілька виконавців, відповідальних за виконання доручення, контроль за підготовкою узагальненої відповіді автору звернення покладається на виконавця, який зазначений у резолюції першим.

Перший виконавець отримує від працівника, на якого покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян, пакет документів для виконання доручення під особистий розпис. Інші ж виконавці отримують копії документів. Перший виконавець інформує співвиконавців про отримане доручення, організовує його виконання, та узагальнює інформацію, підготовлену кожним виконавцем, відповідно до його компетенції.

Співвиконавці подають відповідальному виконавцю усі необхідні документи для узагальнення і підготовки відповіді не пізніше, як за три дні до закінчення терміну вказаного у резолюції.

Проект відповіді по розгляду звернення разом з усіма документами передається керівнику на підпис. Після чого працівник, який відповідає за ведення діловодства зі зверненнями громадян реєструє відповідь та надсилає її заявнику. Копія відповіді разом із усіма документами по розгляду даного звернення формується у справу та підшивається.