Картка (журнал)

обліку особистого прийому громадян

Елементи	Пояснення до заповнення
Графа 1	Заповнюється у картці при повторному зверненні громадян на особистий прийом, у журналі – в порядку щапису громадян на особистий прийом
Графа 2	Число, місяць, рік прийому
Графа 3	Прізвище, ініціали керівника або іншої посадової особи, що веде прийом
Графа 4	Заповнюється аналогічно графі 3 журналу реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян
Графа 5, 5а	Аналогічно відповідним графам журналу реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян
Графа 6	Прізвище та посада виконавця, зміст доручення, термін виконання; якщо заявнику дано роз’яснення на особистому прийомі, робиться запис “Роз’яснено”, а при подані громадянином письмової пропозиції, заяви, скарги – запис “Лист”
Графа 7	Прийняті рішення з порушених в усному зверненні питань; реєстраційний індекс документа, дата одержання відповіді від виконавця, в якій міститься остаточне рішення

Реєстраційний індекс пропозиції, заяви, скарги зазначається у реєстраційному штампі. На відтиску штампа зазначається назва підприємства, дата надходження звернення та його реєстраційний індекс. Штамп проставляється у правій нижній частині поля або на іншому вільному від тексту місця першого аркуша звернення чи супровідного листа, крім місця, призначеного для підшивки.

Реєстраційній індекс складається з початкової букви прізвища заявника та порядкового номера звернення, наприклад А – 123; Ю – 56. Також реєстраційний індекс може бути доповнено іншими позначками, які можуть забезпечити пошук, аналіз та зберігання звернень. Колективні звернення позначаються літерою першого заявника, а в реєстраційно-контрольній картці робиться позначка про колективне звернення. Реєстраційний індекс листа водночас є вхідним і вихідним по даному зверненню.

В разі надходження повторних звернень, їм дається наступний реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційних форм вказується реєстраційний індекс першого звернення. На верхньому полі першого аркуша повторного звернення справа та на реєстраційних формах робиться помітка “ПОВТОРНО” та підбирається попередня переписка. Повторним вважається звернення, яке надійшло від одного й того ж громадянина з одного й того ж питання, якщо з дня надходження першого звернення вийшов встановлений законодавством термін розгляду, або заявник не згоден з попереднім рішенням, яке викладено у зверненні. Звернення одного громадянина з одного та того ж питання, направлені різним адресатам та надійшовши на розгляд в одну і ту ж організацію реєструються через дріб, наприклад: А-68/1, А-68/2, А-68/3. В разі, коли про результати розгляду звернення необхідно проінформувати іншу організацію, то на першому аркуші звернення та на реєстраційно-контрольних формах вказується слово “КОНТРОЛЬ” або буква “К”.