10.4. Порядок подачі звернень

На підставі Закону України “Про звернення громадян” особа, яка звернулася з пропозицією, заявою, скаргою (далі – звернення), повинна вказати своє прізвище, ім’я, по батькові, а також дані про місце проживання, роботи, навчання. Звернення, яке не вміщує в собі такі відомості, вважаються анонімними та розгляду не підлягають.

Звернення може бути усним (викладено громадянином та записане посадовою особою на особистому прийомі) чи письмовим, надісланим поштою або передане громадянином особисто або через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства.

Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Також, може бути подана скарга в інтересах громадянина іншою особою, колективом або організацією, яка здійснює правозахисну діяльність, що отримали від громадянина відповідні повноваження, оформлені згідно із чинним законодавством.

10.5. Ведення діловодства за зверненнями громадян

Порядок роботи зі зверненнями громадян регламентує “Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348. На підставі даної Інструкції діловодство зі зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на спеціально призначених посадових осіб.

Відповідальність за стан діловодства зі зверненнями громадян покладається на керівників організацій особисто.

Діловодство зі зверненнями громадян ведеться окремо від загального діловодства. Організація роботи щодо ведення діловодства з питань розгляду звернень громадян покладається на діловодну службу установи (канцелярія, загальний відділ, управління справами тощо) або на працівників, на яких покладено обов’язки з ведення діловодства за зверненнями громадян, про що зазначається у їхній посадовій інструкції.

Працівник, який за своїми службовими обов’язками забезпечує ведення діловодства зі зверненнями громадян, при оформленні на відповідну посаду повинен бути ознайомлений під розпис із документами, що його регламентують.

При звільненні такого працівника, а також на час його відпустки, хвороби, відрядження тощо, всі звернення, які знаходяться на розгляді, передаються для виконання особі, яка його заміщує.

10.6. Особливості реєстрації звернень

Усі пропозиції, заяви та скарги приймаються централізовано та реєструються в день їх отримання. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з письмовим зверненням. Реєстрація здійснюється на реєстраційно-контрольних картках чи у журналах встановленого зразка, а також за допомогою автоматизованої реєстрації з використанням персональних комп’ютерів. При цьому ведеться облік особистого прийому громадян на картках чи в журналах встановленої форми.

Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв та скарг і такою ж кількістю звернень громадян, наданих на особистому прийомі.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на РКК, придатних для обробки на персональних комп’ютерах.

Реєстраційно-контрольна картка реєстрації пропозицій, заяв та скарг має наступну форму: