Картка обліку видачі справи

(індекс та гриф конфіденційності справи, номер тому, заголовок справи)

_____________________________________________________________________________

Дата видачі	Кількість аркушів	Кому видано	Підпис за отримання	Підпис за повернення
1	2	3	4	5

Картка розміщується в паперовому кармані, який приклеєний до внутрішньої обкладинки справи.

Аркуші справи нумеруються. Листи опису документів справи нумеруються окремо наявності заповнення кожного аркушу, чисті аркуші не нумеруються. Нумерація аркушів справи здійснюється при підшивці документів арабськими цифрами у правому верхньому кутку аркушу. Якщо справа має кілька томів, нумерація здійснюється по кожному тому окремо.

При вилученні документів із справ стара нумерація аркушів зберігається.

При нумерації аркушів необхідно слідкувати за її правильністю. Але якщо аркуш не був пронумерований або один номер повторюється на декількох листах, то дозволяється проставляти літерні номери, наприклад 12, 12а, 12б тощо, які оговорюються у запису завірення.

При закритті справи на окремому чистому аркуші складається запис завірення за наступною формою:

Запис завірення справи № _______ том № ______________

В справі підшито та опечатано печаткою № ____________ __________

аркушів + ___________ аркушів опису документів справ

Аркуші № № _______________ літерні

На аркушах № № ___________ наклеєно _______________________________

Документів за уч. № № _____________________________________________

___________________________________________________

(підпис, І.П.П. особи, що оформив завірену підпис, дата)

При незаповненні яких-небудь позицій завіреного надпису у них робиться прочерк. Незаповнені листи опису документів справи не враховуються.

Листи кожного тому при закритті тому перевіряються, прошиваються товстою ниткою в 4 проколи та опечатуються або пломбуються таким чином, щоб захватити два кінця нитки. Справи можуть переплетатися, в цьому випадку їх опечатування не здійснюється.

Тема 10. Організація діловодства зі зверненнями громадян

10.1. Вимоги до організації діловодства зі зверненнями громадян

До організації діловодства зі зверненнями громадян висуваються певні вимоги. До цих вимог відносять:

- діловодство зі зверненнями громадян повинно вестися окремо від загального діловодства;

- діловодство зі зверненнями громадян в установах, організаціях на підприємствах незалежно від форм власності повинно відповідати вимогам чинного законодавства.

Основними нормативно-правовими актами, які регулюють ведення діловодства зі зверненнями громадян в установах є:

1. Закон України „Про звернення громадян” № 393/96-ВР від 02.10.1996 року, який регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією права вносити пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки, оскаржувати дії посадових осіб. Закон Забезпечує громадян України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади та місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав та законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

2. Указ Президента України „Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення” № 241/97 від 19.03.1997 року.

3. Указ Президента України „Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” № 700/2002 від 13.08.2002 року.

4. Постанова Кабінету Міністрів України № 348 від 14.04.1997 року „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об′єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”.

Крім вище зазначених нормативно-правових актів, в установах можуть бути розроблені інші методичні та інструктивні документи, які регулюють організацію та ведення діловодства зі зверненнями громадян.