Сортування записів

Excel дозволяє проводити багаторівневе сортування даних у таблицях-списках. Спочатку дані можна відсортувати по одному полю (стовпчику). Якщо у ньому містяться рядки з однаковими значеннями, то проводять сортування по другому полю, а потім по третьому. Сортування на кожному із трьох кроків може проводитися за збільшенням, або за зменшенням.

Порядок дій при сортуванні даних:

• виокремлюють таблицю-список;

• виконують послідовність дій: ДанныеСортировка;

• у вікні Сортировка диапазона, що відкриється, вказують, за якими полями буде проводитися сортування ( до трьох полів), а також за якими напрямками (за збільшенням, або за зменшенням);

• якщо до виокремленого діапазону комірок увійшли назви полів, то в полі Идентифицировать поля по вибирають пункт подписям (первая строка диапазона);

• за необхідності задають додаткові параметри сортування;

• натискують кнопку ОК.

Пошук (фільтрування) записів за критерієм

Пошук використовують, коли із усіх даних таблиці треба вибрати тільки ті, які відповідають певним критеріям (умовам). Використовують один із двох способів пошуку даних за критерієм: Форма, або Автофильтр.

При використанні Формы виконують послідовність дій:

• ДанныеФормаКритерии;

• у полях вікна, яке відкриється, задають критерії пошуку, в тому числі і для поля, що містить формулу, за допомогою логічної умови И;

• в умовах пошуку можна використовувати маски з символами-замісниками:

* – будь-яка кількість символів;

? – будь-який один символ;

• в умовах пошуку можна використовувати знаки: =, <>, >, <, >=, <=;

• після задавання умов пошуку краще спочатку натиснути кнопку Далее, а потім будь-яку із кнопок Далее, або Назад.

Недоліком наведеного способу є те, що на екрані одночасно можна переглянути тільки один із вибраних наборів записів.

При використанні другого способу (фільтру) на екрані залишаються рядки, які відповідають заданим критеріям, а решта рядків приховується. Тобто на екрані можна бачити не один із вибраних наборів записів, а всі, що відповідають критерію. При фільтруванні даних виконують послідовність дій:

• виокремлюють таблицю-список;

• ДанныеФильтрАвтофильтр – після цього у рядку з назвами полів з’являться кнопки автофільтрів, за допомогою яких відкриваються спадні списки з переліком можливих критеріїв фільтрування: Все, Первые 10, Условие, перелік значень, що спостерігаються у поточному полі;

• вибирають із списку критерій відбору записів;

• якщо критерій відбору містить логічну умову, то вибирають пункт Условие, що виводить діалогове вікно Пользовательский автофильтр, в якому задають правила фільтрування для числових значень поля у вигляді нерівностей, об’єднаних логічними операторами И, або ИЛИ;

• для фільтрування текстових значень використовують умову наявності, або відсутності у складі рядка певних текстових елементів, або задають символи з яких інформація повинна розпочинатися чи закінчуватися;

• в умовах для текстових даних допустиме використання символу ”*” – для позначення групи символів, або ”?” – для позначення одного символу;

• для скасування фільтра по одному полю вибирають із списку автофільтра Все;

• для скасування фільтра по всіх полях одночасно: ДанныеФильтрОтобразить все;

• за необхідності задавання більш складних умов фільтрування використовують ДанныеФильтр Росширенный фильтр (фільтрування при використанні даного засобу відбувається за умовами, попередньо заданими окремо у вигляді таблиці).