9. Управление коммуникациями проекта.

Управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном счете, использования информации проекта. Менеджеры проектов тратят большую часть своего времени на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта, независимо от того, являются ли они внутренними (на всех уровнях организации) или внешними по отношению к организации. Эффективные коммуникации являются мостом, связывающим различные заинтересованные стороны, вовлеченные в проект, объединяя разнообразные культурные и организационные особенности, различные уровни опыта, а также различные взгляды и интересы в отношении выполнения или результата проекта.

На рис. 10-1 представлена общая схема процессов управления коммуникациями проекта, которые включают в себя следующее:

10.1 Определение заинтересованных сторон проекта — процесс выявления всех людей или организаций, на которых будет оказывать влияние проект, и документирования значимой информации относительно их интересов, вовлеченности и влияния на успех проекта.

10.2 Планирование коммуникаций — процесс выявления потребностей заинтересованных сторон проекта в информации и определения подхода к коммуникациям.

10.3 Распространение информации — процесс предоставления значимой информации заинтересованным сторонам проекта в соответствии с планом.

10.4 Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта — процесс общения и работы с заинтересованными сторонами проекта с целью удовлетворения их потребностей и решения возникающих проблем.

10.5 Отчеты об исполнении — процесс сбора и распространения информации об исполнении, включая отчеты о текущем состоянии, оценку исполнения и прогнозы.

Рис. 10-1. Общая схема управления коммуникациями проекта

Данные процессы взаимосвязаны друг с другом, а также с процессами из других областей знаний. Каждый процесс происходит, по меньшей мере, один раз за проект и может выполняться в одной или нескольких фазах проекта, если проект разделен на фазы. Хотя процессы представлены здесь в виде дискретных элементов с четко определенными границами, на практике они могут накладываться и оказывать взаимное влияние друг на друга; такие наложения и взаимосвязи здесь не описаны.

Коммуникационные действия могут иметь множество разных аспектов, включая:

•         внутренние (в рамках проекта) и внешние (с заказчиком, другими проектами, СМИ, общественностью);

•         формальные (отчеты, служебные записки, сводки) и неформальные (сообщения электронной почты, узкоспециализированные обсуждения);

•         вертикальные (с вышестоящими и нижестоящими сотрудниками организации) и горизонтальные (с равными по статусу);

•         официальные (бюллетени, ежегодные отчеты) и неофициальные (неформальные коммуникации);

•         устные и письменные; и

•         вербальные и невербальные (интонации голоса, мимика и жесты).

Большинство навыков в области коммуникаций используются как в общем менеджменте, так и в управлении проектами; они включают в себя, среди прочего:

•         активное и эффективное слушание;

•         постановку вопросов, предложение идей и ситуаций для рассмотрения в целях улучшения понимания;

•         обучение в целях повышения знаний членов команды, что, в свою очередь, повышает производительность их труда;

•         выявление фактов для определения или подтверждения информации;

•         определение ожиданий и управление ими;

•         убеждение лица или организации выполнить определенное действие;

•         проведение переговоров для достижения взаимоприемлемых соглашений между сторонами;

•         урегулирование конфликтов для предотвращения пагубных влияний; и

•         подведение итогов, резюмирование и определение следующих шагов.