Вопрос 26: Автосуммирование и автозаполнение. Использование стандартных функций. Мастер функций.

Под автозаполнением в Excel понимается операция ускоренного автоматического заполнения ячеек данными (текстом, числами, формулами) без использования обычных способов ввода.

Автозаполнение позволяет: быстро вводить некоторые стандартные или созданные пользователем наборы данных (названия месяцев, названия видов товаров и т. п.);

быстро заполнять ячейки числовыми последовательностями (нумерацией, датами, часами и т. д.);

быстро вводить в ячейки одинаковые данные;

быстро вводить новые формулы, используя уже введенные формулы.

Наиболее часто приходится применять функцию суммирования значений, поэтому она выведении на стандартную панель инструментов как кнопка Автосумма. Для подсчета суммы значений ячеек рабочего листа необходимо:

• Активизировать ячейку, куда нужно поместить результат;

• Нажать кнопку Автосумма на панели инструментов;

• Выделить диапазон ячеек. Значения которых надо просуммировать. нажать кнопку Ввод на строке формул или клавишу Enter.

В Excel используются встроенные функции для выполнения математических, текстовых и логических операций, а также для поиска информации на рабочем листе. Функции получают информацию, передаваемую в качестве аргументов, и возвращают результат. Аргументы заключаются в скобки и помещаются после имени функции.

Функции можно ввести либо в строку формул, либо через диалог, называемый Мастером функций. Для этого: Вставка / Функции или воспользоваться кнопкой Вставка функции на панели инструментов или рядом со строкой формул. В простейшем случае все сводится к двум шагам: 1) выбрать функцию из предложенного перечня; 2) ввести необходимые аргументы. После выбора функции под строкой формул появится панель формул, в которой необходимо заполнить все поля аргументов.

В панели формул под полями аргументов приведено краткое описание выбранной функции. Для подробного знакомства с функцией надо нажать на кнопку Справка.

В более сложных случаях в качестве аргументов могут применяться другие функции, которые можно ввести с клавиатуры или выбрать требуемую функцию в поле Функции. Excel контролирует правильность введения аргументов.

Вопрос 27: Фильтрация данных. Автофильтр

Поиск производится на основе задаваемых критериев. Можно также производить фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное сокрытие записей, неудовлетворяющих критериям. Существует три средства для поиска и фильтрации данных:

• форма данных – позволяет осуществлять поиск и редактирование отдельных записей;

• автофильтр – обеспечивает простой и быстрый способ скрытия лишних записей;

• расширенный фильтр – позволяет применять более сложные условия отбора.

Поиск данных с помощью автофильтра.

Для поиска данных с помощью автофильтра необходимо:

• Выделить ячейку внутри списка или его целиком;

• Данные / Фильтр / Автофильтр;

• Раскрыть список, соответствующий полю, которое следует включить в критерий;

• Выбрать желаемый критерий: Все, Первые 10, Условие; Точное значение.

После выбора в списке Условие появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В этом окне слева задаются условия, а справа – значения отбора данных. Для задания второго условия необходимо установить требуемый переключатель И, ИЛИ и задать второе условие отбора и его значение.

Можно исключить любое поле из критерия отбора. Для этого надо раскрыть соответствующий список и выбрать команду Все. Чтобы снять критерий целиком, надо Данные / Фильтр / Отобразить все. Чтобы отменить режим автофильтра, надо Данные / Фильтр / Автофильтр.

Фильтрация данных возможна и с несколькими рядом стоящими полями таблицы. Для этого необходимо на первом шаге выделить ячейки, участвующие в фильтрации.