Вопрос 24: Ввод данных, ссылки, формулы. Создание и использование макросов в Excel.

Ввод данных: Ячейки рабочего листа могут содержать значения (числа, текст, дату и т.п.) или формулы. Вводить и редактировать информацию можно: в строке формул; непосредственно в ячейке.

Отредактировать введенную информацию можно: непосредственно в активной ячейке; используя строку формул.

В первом случае – нажать F2 или дважды щелкнуть по ячейке, во втором щелкнуть по строке формул. Для удаления всей информации в активной ячейке надо нажать клавишу Delete или выбрать в меню Правка команду Очистить/ Содержимое или в контекстном меню Очистить содержимое.

При работе с таблицами часто возникает необходимость упорядочить последовательность дат, чисел или текстов. Создать последовательности чисел, дат можно командой. Заполнить из меню Правка, затем Прогрессия или перетаскиванием маркера заполнения.

Для того чтобы ввести последовательность чисел или дат необходимо:

• ввести число или дату в заданную ячейку;

• выделить диапазон ячеек, который нужно заполнить;

• Правка/ Заполнить/ Прогрессия

• Удостоверится, что переключатели по строкам и столбцам соответствуют типу диапазона, и в поле Шаг ввести величину шага;

• В группе Тип выбрать нужный переключатель

• В поле Предельное значение можно ввести предельное значение числа или даты.

Ссылки: В Excel указать положение ячейки можно с помощью абсолютной и относительной ссылки. По умолчанию для указания адресов ячеек используются относительные ссылки. Значит, что при копировании формулы на новое место ссылки на ячейки изменяются относительно перемещения. Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, то нужно использовать абсолютные ссылки. При этом при копировании формулы на новое место ссылки на ячейки не изменяются относительно перемещения. Для создания абсолютной ссылки на ячейку используется знак доллара $ перед той частью, которая не должна изменяться.

Формулы: Формулы составляют основу вычисления в Excel. Они могут выполнять как простые (сложение, вычитание, умножение, деление), так и сложные вычисления. С помощью формул можно так же работать с текстом. После ввода формулы в ячейку на рабочем листе сразу появляется результат вычисления. Для того чтобы увидеть саму формулу, необходимо выделить ячейку и просмотреть формулу в строке формул.

Формулы в Excel можно ввести как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Формула должна начинаться со знака равенства =, за которым следует набор вычисляемых величин. Формулы могут ссылаться на ячейки или на диапазон ячеек не только данного листа, но и другой книги.

Для задания диапазона ячеек служит символ : - двоеточие. (A3:B5; F:F – все строки колонки F; 5:5 – все колонки строк 5).

Для обращения к ячейкам другого листа надо указать имя листа и ! – восклицательный знак, а затем диапазон ячеек.

Для обращения к ячейкам другой книги надо сначала указать имя книги в квадратных скобках. (=СУММ([Книга2]Лист2!A1:B5)).

Макрос (макрокоманда) представляет собой процедуру на языку VBA, в которой содержится запись последовательности команд или операций, выполняемых в Excel

При создании макроса Excel отслеживает каждое нажатие клавиши и щелчок кнопками мыши и записывает их в макрос. При выполнении макроса все записанные в нем действия воспроизводятся автоматически

1. Создание макроса: выполнить действия, необходимые для создания условий перед записью, а затем и выполнением макроса

2. Записать макрос:

• выполнить команду Вид – Макросы – Запись макроса (появится диалоговое окно Запись макроса)

• указать имя макроса, ввести описание макроса, назначить сочетание клавиш для быстрого вызова макроса (использовать только латинские буквы), нажать кнопку ОК

• выполнить действия, которые необходимо записать, включая те, которые необходимы для создания условий окончания записи макроса (последняя текущая ячейка и т.п.)

• нажать на кнопку Остановить запись

Назначение макроса графическому объекту:

• создать на Рабочем листе графический объект с помощью ПИ Рисование

• назначить макрос графическому объекту:

• выбрать команду Назначить макрос в контекстном меню графического объекта

• выделить нужный макрос в списке макросов, щелкнуть по кнопке ОК

• щелкнуть по любой ячейке, чтобы снять выделение объекта

Назначение макроса кнопке на рабочем листе:

• добавить на ленту вкладку Разработчик (Файл – Параметры – Настройка ленты)

• выполнить команду Разработчик – Вставить – Элементы управления формы

• выбрать инструмент Кнопка

• нарисовать кнопку на Рабочем листе

• выделить нужный макрос в списке макросов, щелкнуть по кнопке ОК

щелкнуть по любой ячейке, чтобы снять выделение кнопки